Популярные вопросы управления запасами в торговых организациях

В статье собрана информация о разных проблемах управления складскими запасами товаров, используемых в основной деятельности (продаваемых, или используемых для производства). Часть методов реализована в типовом функционале конфигураций «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP», другая часть разрабатывалась для разных предприятий. Критерием отбора вопросов, описанных в статье, является возможность использования предложенных решений в качестве шаблона для внедрения на других предприятиях.
15,8 тыс. 1,9 тыс.

В статье собрана информация о разных проблемах управления складскими запасами товаров, используемых в основной деятельности (продаваемых, или используемых для производства). Часть методов реализована в типовом функционале конфигураций «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP», другая часть разрабатывалась для разных предприятий. Критерием отбора вопросов, описанных в статье, является возможность использования предложенных решений в качестве шаблона для внедрения на других предприятиях. 

Рассмотренные в статье методы базируются на пополнении складских запасов по статистике спроса. Специфика организаций, в которых пополнение запасов производится на базе прогнозов – за пределами этой статьи. Также в статье не рассматриваются вопросы сроков годности.

Цели управления запасами:

  • Обеспечить наличие запасов в необходимом количестве для поддержания высокого уровня продаж,

  • Устранить избыточные запасы (снизить объем денежных средств, «замороженных» в запасах),

  • Сократить затраты на пополнение складских запасов.

Для выполнения описанных целей разным предприятием приходится решать те или иные задачи из приведенного списка:

  • Расчет потребностей в запасах с учетом текущих остатков, статистики продаж и текущих заказов клиентов,

  • Создание страховых запасов товаров с учетом вариаций в продажах и возможных срывов поставки,

  • Расчет сроков поставки товаров от поставщиков по статистике предыдущих поставок,

  • Определение критериев включения товара в ассортимент,

  • Разбиение заказов по транспортным средствам и округление заказов до полной вместимости ТС, с целью сокращения затрат,

  • Контроль образовавшихся неликвидов и принятие мер по их реализации,

  • Учет остатков товаров на складах дистрибьюторов,

  • Прогнозирование потенциала продаж на базе общей статистики спроса.

Заказ товара при достижении точки перезаказа

Описанный в этом разделе функционал – реализуется с помощью типового функционала программ «Управление торговлей» и «Управление предприятием (ERP)».

На базовом уровне, управление запасами в большинстве организаций работает по точке перезаказа: пополнения запасов инициируются или при снижении остатка до определенного уровня, или пополнения происходят периодически, в заранее определенные даты. Заказ товаров при достижении точки перезаказа можно наглядно представить в виде следующего графика:

мин-макс график

Для управления запасами по точке перезаказа нужно определить срок доставки товаров от поставщика и рассчитать среднедневное потребление. Точка перезаказа, определяется как запас, необходимый на срок поставки. Если поставки после перезаказа производятся быстро – минимальный запас будет небольшим. Если поставка товара происходит медленно (доставка из другого региона) – минимальный запас будет значительным.  С помощью определения величины поставки («максимального запаса») – можно регулировать частоту пополнения запасов на складе и средний уровень складских остатков.

«Семь новых ФСБУ: Аренда, НМА, ОС, Капвложения, Документооборот, Запасы, Инвентаризация» ― экспертный курс Клерка, помогающий разобраться со всеми требованиями, которые надо применять в 2024 году.

Обучение очень удобное: понятные видео лекции, тесты, примеры в 1С, онлайн-встречи с преподавателями, ответы на все ваши вопросы в закрытом чате. До 1 апреля курс можно купить по выгодной цене 3 690 рублей.

Начать учиться по акции

Альтернативный способ определения точки перезаказа – дата, в которую стандартно делаются заказы на пополнение складских запасов. Как правило, это означает наличие фиксированного календаря поставок (раз в неделю, раз в месяц).  Соответственно, при наступлении даты перезаказа необходимо определять количество, которого хватит от дня поставки до даты следующей планируемой поставки. В типовом функционале продуктов 1С – поддерживаются оба способа задания точек перезаказа: и по минимальному количеству, и по датам поставок.

Дополнительно во многих случаях обеспечивается постоянное наличие страхового запаса товаров, который поддерживается на складе на случай всплеска спроса или срыва поставки от поставщика. Порядок его расчета будет рассмотрен позже.

В графике расхода запасов могут учитываться не только отгрузки по статистике, но и уже запланированные в будущем отгрузки по заказам клиентов, см рисунок 2.

мин-макс с заказами

На втором рисунке видно, что из-за запланированной отгрузки клиента, в случае заказа стандартной партии товаров, товаров не хватит до даты следующей поставки. Функционал управления запасами позволяет по желаемому календарю поставок автоматически рассчитать размер заказа, скорректированный на величину всех отгрузок, запланированных до даты следующей поставки. 

Также бывает необходимо решать обратную задачу: заказывать удобную партию товаров и по данным о планируемых отгрузках определять к какой дате эта партия будет израсходовано и когда потребуется в следующий раз сформировать заказ.

Статистические расчеты для пополнения запасов

В типовом функционале продуктов 1С среднедневное потребление рассчитывается по статистике.  Тут важно отметить, что в среднедневном расчете есть два важных аспекта:

  • Для расчета, в любом случае, должны учитываться только те дни, в которые компания занимается продажами. Т.е. если компания продает товары только по рабочим дням – расчет среднедневного потребления по календарным дням будет некорректен. Расчет должен производиться только по рабочим дням. Соответственно, прогнозы спроса для определения точки перезаказа (при заказе по уровню остатков) и для определения величины заказа (при заказах по определенному календарю) – также должны будут учитывать только рабочие дни продаж.

  • Большую сложность представляет учет тех дней, в которых продажи могли быть ограничены нехваткой товаров на складе. Т.е. если в один из дней товаров на складе не было – некорректно учитывать нулевые продажи в этот день при расчете среднедневного потребления – это приведет к заказу недостаточно количества, а потом к очередной нехватке товаров, т.е. такой порядок расчета будет постепенно вести к хронической нехватке товара. Аналогично, если на конец дня остатки товаров были нулевые, то даже при наличии продаж в этот день – нельзя сказать, что этот день является показательным, т.к. возможно дневные продажи были бы значительно выше, если бы товар не кончился. Для обработки данных ситуаций наиболее очевидным способом, применяемым в решениях 1С, является исключение дней с нулевыми остатками товаров из расчета среднедневного потребления и страхового запаса.

Вы уже могли увидеть, что даже «простой» расчет среднедневного потребления является не таким уже простым. Еще более сложным и не менее важным является расчет страхового запаса, необходимого для случаев различных отклонений от среднего значения. В типовом функционале систем 1С значение страхового запаса, в настоящий момент, приходится задавать вручную. Однако у ручного назначения страхового запаса есть два серьезных недостатка:

  • При отсутствии формальных правил расчета страхового запаса, и его субъективном назначении – могут возникать ошибки или с созданием избыточного запаса, или с частой нехваткой страхового запаса для покрытия дефицита.

  • При определении формальных правил расчета страхового запаса - для организаций с большим числом товаров и складов ручной расчет очень трудоемок и чреват ошибками.

Таким образом, эффективная система управления запасами должна автоматически рассчитывать страховой запас для обеспечения заданного уровня обслуживания спроса. При этом желательно, чтобы информационная система позволяла скорректировать страховой запас вручную. Например, окончание сезона спроса, или появление заменяющего товара – могут быть основанием для снижения уровня страхового запаса.

Принципы расчета страхового запаса

Принципы статистического распределения вероятностей позволяют по статистике ежедневных отклонений от среднего уровня продаж в прошлом периоде рассчитать размер страхового запаса, необходимый для обеспечения достаточного количества товаров в указанном проценте случаев. Например, для уровня обслуживания в 99% необходимо поддерживать количество товаров, равное двум стандартным отклонениям от среднего уровня продаж (правило «трех сигма»). Расчет стандартного отклонения для управления запасами рекомендуется проводить по следующей формуле:

стандартное отклонение

Тут xi- величина спроса товаров в отдельный день. Х с чертой – среднее значение дневного спроса за рассматриваемый период. Стандартная отклонение по приведенной формуле имеет значимую разницу с среднеквадратичным отклонением (см.википедию), при условии что расчет производится за период не более месяца (n<30). Проведение расчета за больший период может быть нецелесообразным, т.к. на его точность повлияют изменения спроса, связанные с изменением рыночной конъюнктуры (например, сезонности).

Для определения необходимой величины страхового запаса – нужно умножить коэффициент желаемого уровня обслуживания на величину стандартного отклонения. Коэффициенты можно получить по таблицам нормального распределения. В этих таблицах указана вероятность (как доля от 100%), а сбоку указана величина коэффициента (точнее, коэффициент равен сумме значений строки и столбца, на пересечении которых указана вероятность). Пример таблицы можно посмотреть, например, тут: http://www.statsoft.ru/home/textbook/modules/sttable.html

Страховой запас на срыв поставки

Если в организации случаются срывы сроков поставки товаров – необходимо также создать страховой запас на случай запоздавшей поставки товаров. Общий страховой запас будет равен сумме страхового запаса на случай всплеска спроса и на случай срыва сроков поставки.

Расчет запаса на случай срыва срока поставки производится аналогичным способом, путем определение заданного процента случаев, для которого нужно создать необходимый запас. Например, при среднем сроке поставки 4 дня – отдельные поставки могут производиться за 2-9 дней. Если по статистике 95% поставок производиться за 6 дней и быстрее (число дней для заданного процента вычисляется по статистике) - то страховой запас для 95% уровня обслуживания должен обеспечить среднее количество запасов еще на два дня, на случай задержки поставки.

Если срок поставки в системе управления запасами берется не по среднему значению, а фиксирован (согласно договору с поставщиком, плановому сроку производства и т.п.) – может возникать ситуации когда отдельные поставки задерживаются по сравнению с заданным срокам. Для таких поставок расчет страхового запаса нужно производить следующим образом:

  1. Рассчитать средний срок поставки

  2. Рассчитать страховой запас для среднего срока поставки

  3. Страховой запас для фиксированного срока поставки = страховой запас для среднего срока поставки – разница между средним и фиксированным сроком поставки.

Определение критериев включения товара в ассортимент

Зачастую торговым организациям бывает нецелесообразно торговать всем ассортиментом в каждой товарной категории – товары одной категории практически по определению являются заменителями друг друга и из всех возможных аналогов целесообразно торговать только самыми популярными.  Поддержание запаса непопулярных запасов приведет к снижению оборачиваемости денежных средств и заморозке больших денег в запасах.

Для решения описанной задачи на одном из предприятий был реализован следующий бизнес-процесс, который проходил индивидуально в каждом торговом отделении:

  1. Выделение ключевых товарных групп, которые должны быть представлены в ассортименте. В нашем случае речь шла о торговле стройматериалами и было выделено порядка полусотни ключевых категорий, между которыми делились все товары предприятия (разделение на категории было определено по прайс-листу компании)

  2. По каждой категории периодически проводилась ABC-классификация продаж  по валовой прибыли.

  3. Формирование ассортиментной матрицы.

  4. В ассортименте поддерживаются товары классов A и В.

  5. Также логисты вручную изменяют список товаров в ассортименте, т.к. один товар мог попасть в А и В из-за одноразового большого заказа, а другой товар мог не попасть в А и В из-за его отсутствия на складе в прошлом периоде (был быстро раскуплен и не удалось во время пополнить запас).

  6. По статистике продаж автоматически выявляются товары-комплименты (например, при продаже лыж – продаются лыжные крепления) и комплименты товаров, вошедших в ассортимент, также автоматически в него включаются. Автоматическое добавление товаров-комплиментов является очень важным: они часто относятся к одной товарной группе с основным товаром, но  просто из-за своей низкой цены не проходят в AВ-классы. Отсутствие этих товаров в наличии может остановить продажи основного товара (не нужны лыжи без ботинок)

  7.  Для новых товаров, только появившихся на рынке – принимается экспертное решение следует ли их включить в ассортимент, указываются пробные партии закупок. В течение пробного периода – эти товары безусловно поддерживаются в ассортименте. По истечении пробного периода – товары проходят сквозь сито АВС-классификации.

Разбиение заказов по транспортным средствам и округление заказов до полной вместимости ТС, с целью сокращения затрат

Очень часто вместе с задачей пополнения складских запасов является задача оптимизации загрузки транспорта. Например, может быть решено заказать у поставщика больше товаров, чтобы использовать объем транспортного средства целиком. При этом, в идеале нужно изменять общее количество разных товаров в заказе равномерно, пропорционально их среднедневным продажам, чтобы оттянуть по времени следующую поставку и повысить общую оборачиваемость запасов. Таким образом, система управления запасами должна позволять видеть объемы и грузоподъемность транспортных средств и корректировать заказ с учетом доступности транспортных средств.

При большом товарообороте и заказе нескольких транспортных средств на одном направлении поставок – может быть целесообразно учитывать объем и грузоподъемность транспортного средства и объем и вес товаров. При ассортименте товаров с разной удельной плотностью (для стройматериалов - легкие утеплители и тяжелые строительные смеси) – целесообразно использовать алгоритмы, оптимизирующие загрузку ТС.  Для оптимальной загрузки транспортных средств – в одно ТС следует загружать вместе самые объемные и самые тяжелые товары, т.к. иначе часть ТС окажутся недозагруженными, т.к. будет достигнут лимит из грузоподъемности, даже при их неполном заполнении по объему.  Т.е. алгоритм планирования загрузки ТС по усреднению плотности грузов – позволяет перевести большее число грузов на том же количестве транспортных средств

Контроль образовавшихся неликвидов и принятие мер по их реализации

По разным причинам: человеческая ошибка, отказ клиента от размещенного заказа, и т.п. – на складе могут оказаться запасы неликвидных товаров. Неликвидными может быть решено считать даже запасы ходовых товаров, если их запас в днях продажи многократно превышает целевой срок оборачиваемости запасов.

Для решения проблемы неликвидов во всех близлежащих торговых отделениях, при возникновении потребности в тех же товарах, можно автоматически предлагать пополнять запасы этих товаров не стандартным способом, а путем их перемещения с того склада, запасы на котором оказались избыточны. Таким образом обеспечивается ускоренная ликвидация избыточных запасов без ценового демпинга и, зачастую, без дополнительных затрат (кроме случаев неполной загрузки ТС при межскладских перемещениях).

Учет остатков товаров на складах дистрибьюторов

Нередко крупные компании сбывают товары потребителям не напрямую, а через сеть дистрибьюторов. Для планирования запасов на складах, с которых производятся отгрузки дистрибьюторам, зачастую нецелесообразно использовать статистику продаж. В случае с небольшим числом крупных дистрибьюторов поставки часто носят рваный характер – большие отгрузки в одном месяце могут означать, что дистрибьютор создал запас на собственном складе и он ничего не купит в следующем месяце, т.е. создавать запас товара для отгрузки ему бессмысленно.

Для решения проблемы с непредсказуемым спросом на складах дистрибьюторов – организации необходимо договориться о получении информации об остатках на складах самого дистрибьютора. Это позволит планировать запасы более точно. Но даже в этом случае точность будет не идеальной. Большой запас на складе дистрибьютора может быть быстро распродан, при условии роста спроса или при запланированных крупных поставках от дистрибьютора конечным потребителям. Таким образом, для повышения точности планирования запасов во всей цепи поставок организации, имеющей дистрибьюторскую сеть, в идеале нужно знать статистику продаж своих дистрибьюторов и информацию об их планируемых отгрузках. Дистрибьюторам выгодно предоставлять такую информацию, т.к. это позволит им гарантированно получать товары от поставщика в желаемые сроки, это также позволит им снизить свои страховые запасы на случай отсутствия товара у поставщика. Этот подход, обозначаемый аббревиатурой VMI (vendor managed inventory), все чаще встречается и в России. Его внедрение, хоть и трудозатратное и организационно сложное, способно кардинально повысить эффективность управления складскими запасами: повысить оборачиваемость запасов и снизить число упущенных продаж по причине нехватки товара.

Рекомендуемая литература

В данной статье был дан обзор встреченных мной на практике вопросов управления запасами. Более подробное и фундаментальное понимания аспектов управления запасами можно получить из следующих книг, очень по-разному описывающих этот вопрос:

  1. Голдратт. «Я так и знал! Теория ограничений для розничной торговли» - общая стратегия планирования запасов в многозвенных цепях поставок.

  2. Шрайбфедер «Эффективное управление запасами» - обзор всех вопросов управления запасами и разных методик

  3. Стерлигова «Управление запасами в цепях поставок» - аналогично предыдущей книге, с  акцентом на математические формулы и алгоритмы.

Комментарии

1
  • baranovilya

    Вы пишите о модели пополнения запасов по достижении определенной точки. Я прочитал еще о трех моделях пополнения запасов: - Модель с фиксированным объёмом заказа - Модель с фиксированным периодом заказа - Модель с фиксированным периодом совместно с системой «Min-Max»

    Как понять для какого товара, какая модель подходит лучше всего?

Селлеры нарастили продажи на Ozon в 2,5 раза

Заметнее всего нарастили обороты предприниматели Дальневосточного федерального округа, которые торгуют на маркетплейсе Ozon. Они стали продавать почти в 5 раз больше товаров.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам

Компании, которые сотрудничают с большим числом внештатников, проводят массовые выплаты со своего счета. Такие платежи могут нести риски с точки зрения ИФНС и банков. Рассказываем, в чем причины и как обезопасить переводы.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам
Бесплатно с Взносы на травматизм

Подтверждение ОКВЭД в 2024 году: кто сдает, сроки подачи, образец

Работодатели обязаны уплачивать страховые взносы за своих сотрудников. Тарифы по взносам от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний различаются в зависимости от класса профриска и составляют от 0,2% до 8,5%.

Подтверждение ОКВЭД в 2024 году: кто сдает, сроки подачи, образец
Лучшие спикеры, новый каждый день
ВЭД

Центробанк смягчил валютный контроль по внешнеторговым контрактам

Участники внешней торговли могут не сдавать в банки документы по сделкам с иностранными партнерами, если объем операций не превышает 1 млн рублей.

Что изменится в заполнении баланса по новому ФСБУ 4/2023: обзор поправок от Минфина

Недавно утвердили новый ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская отчетность». Меняют бланки бухотчетов и правила их заполнения.

Торгово-промышленная палата хочет создать единую базу со всеми видами поддержки бизнеса

Чтобы предприниматели получали меньше отказов в финансировании, ТПП создаст единую базу, где будут перечислены доступные и актуальные меры поддержки. Там же будут публиковать критерии отбора и сколько средств осталось в бюджете на финансирование бизнеса.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

✅ Будут изменения по имущественным налогам: обзор от ФНС. Эксперт: вектор цифровизации — правильный

В НК внесут поправки, направленные на повышение эффективности налогообложения имущества.

4
266
НДФЛ

Как считать НДФЛ с продажи подаренной недвижимости

При получении недвижимости по договору дарения надо заплатить НДФЛ. Потом при продаже этой недвижимости тоже заплатить НДФЛ.

Модульбанк удвоил вознаграждение для партнеров

До конца марта Модульбанк платит двойное партнерское вознаграждение за каждую подключенную облачную кассу от Модулькассы.

Ozon изменил принцип расчета сервисного сбора с ПВЗ

Теперь дорогие товары, которые выдает ПВЗ, будут гораздо меньше влиять на оборот и размер сервисного сбора.

36

Приказ Минтруда от 1 марта 2024 года: рассказываем о новых рисках при работе с самозанятыми и способах их избежать

С 1 марта контроль за сделками между бизнесом и самозанятыми стал строже — теперь ФНС не только анализирует формат сотрудничества, но и передает полученные сведения в межведомственные комиссии и органы Роструда. Особое внимание уделят компаниям, которые массово привлекают внештатный персонал. В этой статье разбираемся с новыми требованиями и объясняем, как нивелировать возможные риски.

Приказ Минтруда от 1 марта 2024 года: рассказываем о новых рисках при работе с самозанятыми и способах их избежать
Отпуска

Сотрудник вправе взять накопленный за прошлые годы дополнительный отпуск

Дополнительные отпуска за прошлые годы не сгорают. Сотрудник, у которого накопились дни, может уйти в дополнительный отпуск и взять сразу все дни.

94
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Общество

Какой дом выбрать: панельный, кирпичный или монолитный

При выборе недвижимости чаще всего смотрят на планировку квартир и район застройки. Однако соотношение цена–качество напрямую зависит и от вида строительства. Разберемся, на что стоит обратить внимание.

Иллюстрация: m2.ru
86
3-НДФЛ

Если ошиблись в 3-НДФЛ, сдайте уточненку

Бывают случаи, когда человек сдал декларацию 3-НДФЛ с ошибкой, в результате которой неправомерно претендует на возврат или, наоборот, начисляет себе налог к уплате.

ООО «КСК АУДИТ» включено в реестр аудиторских компаний

ООО «КСК АУДИТ» — в реестре компаний, оказывающих аудиторские услуги общественно значимым организациям (ОЗО).

Пятое Правило Волшебника. Хроники перехода с 7-ки на 8-ку

Учитывай то, что люди делают, а не только то, что говорят, ибо деяниями выявляется ложь.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

Банковские гарантии: как отразить в налоговом и бухгалтерском учете

Обеспечение исполнения обязательств — частое условие получения займов, поставки товаров (работ, услуг) и участия в госзакупках, когда банк гарантирует исполнение обязательств одной стороной сделки перед другой. За свои услуги банк взимает плату, отражение в учете которой зависит от предмета обеспеченной сделки.

Банковские гарантии: как отразить в налоговом и бухгалтерском учете
35
Банки

9 тысяч клиентов банка «Киви» получили страховое возмещение от Агентства по страхованию вкладов

Около 20 000 вкладчиков банка «Киви» должны получить свои средства после отзыва лицензии у кредитной организации. АСВ выплатила уже 85% страховой ответственности.

Иностранные компании потеряли больше 107 млрд долларов от ухода с российского рынка

Предприятия, которые перестали работать в России, несут убытки от списания активов и недополучают доходы.

37

Интересные материалы

9 ключевых правил оформления статьи. Как оформить статью, чтобы ее дочитали

Контент — инструмент для получения заявок на юридические услуги. Однако он не будет работать, если статья неправильно оформлена и ее сложно воспринимать. Как создавать тексты не только полезные по содержанию, но и читабельные? Делюсь основными правилами.

2
22