Предприятие требует проект автоматизации? Начните правильно!

На нулевом этапе мы не имеем никакого представления о порядке работ, бюджете и сроках достижения статуса «Работает как надо!». Единственное, чем мы можем обладать, — пониманием, что бизнес-процесс работает неэффективно. К сожалению, часто руководители этого не видят или не хотят видеть.  Работу необходимо начинать с составления Технических требований проекта 1С автоматизации (оптимизации или бережливого производства). 

На нулевом этапе, т.е. в месте вашего чтения, мы не имеем никакого представления о порядке работ, бюджете и сроках достижения статуса «Работает как надо!». Единственное, чем мы можем обладать — пониманием, что бизнес-процесс работает не эффективно. К сожалению, часто руководители этого не видят или не хотят видеть. (Примеры явных неоптимальных бизнес-процессов моих наблюдений на проектах я опишу в будущих публикациях).

Начинать работу необходимо с составления Технических требований (ТТ) проекта 1С автоматизации (оптимизации или бережливого производства).

Какой-либо структуры документа ТТ в ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-2010 вы не найдете.

«Настоящий стандарт не устанавливает требований к документации в части ее наименований, форматов, определенного содержания и носителей для записи»

ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-2010

Сразу сообщу, что документ ТТ необходим для:

• согласования требуемых функций и их взаимодействия между подразделениями;
• подтверждения директората в необходимости проекта и идентификации Заказчика проекта (должностное лицо предприятия);
• аргументированного основания начала диалога с Исполнителем.

В собственной практике я использую приблизительно вот такой перечень, как на рисунке. Он чем-то схож с техническим заданием, но цель другая. Правда он будет незаменимым помощником в будущем при написании основного документа проекта — технического задания.

Разделов много, но основной целью документа является описание бизнес-требований проекта. Их формулировка, в первую очередь, позволяет сотрудникам предприятия (Заказчику) выработать единую точку зрения на перспективу проекта. Именно тут возникают первые дебаты руководителей подразделений о надобности того или иного функционала и «кто это будет делать».

Вот пример раздела бизнес-требований недавнего документа ТТ производственного предприятия по внедрению 1С:ERP.

Как видите, таблица бизнес-требований содержит участок автоматизации (предметную область), бизнес-требование и приоритет. Бизнес-требования составлены лаконично. Никаких подробностей здесь быть не должно, поскольку это концепт. Детали будут в техническом задании, но именно это первый шаг к самопознанию и благополучию предприятия)  Приоритет показывает порядок очередности решения описанных проблем.

Кто должен создать документ?

Идеально — штатный сотрудник со знанием проектных технологий и специфики предприятия. Часто такой компетенции на предприятии нет. Освоить! Ничего сложного — это не техническое задание. Если же обращаться к внешнему Исполнителю, то возникает другая неприятность — подрядчик не владеет спецификой предприятия.

На практике я часто встречаю что этот документ не разрабатывают, чем создают первую же ошибку проекта.

Это документ требований. Следовательно имеем 2 варианта заполнения. Смотрим на блок-схему.

Указав в ТТ сроки выполнения проекта, технологию, ограничения, вы тем самым предъявляете Исполнителю условия к его ресурсам. Если проект трудо- и/или наукоемкий, то в тендерных участиях отпадают слабые претенденты, не обладающие производственными мощностями, которые неспособны выполнить по выбранной технологии и в требуемый срок. Тут поставлю сноску — ради проекта многие солгут, что могут. В будущей статье я опишу, как распознать блеф претендента (в конкурсах по автоматизации 1С).

Необходимо указывать сроки — начало и окончание проекта. Дискретность — квартал, если реализация проекта оценивается в более чем 6 месяцев. Можно меньше, но не забывайте что это первичный прогноз, и для помесячного планирования нужны аргументы.

Точная дата окончания проекта стоит лишь в том случае, если масштаб проекта настолько велик, что обещали В.Путину. Но учитывая последние события со строительством нового космодрома «Восточный» и дедлайн — не дедлайн.

Иногда, когда известны некоторые детали проекта — выбор технологии внедрения и наличие опыта по аналогичному проекту, я указываю временную ленту стадий проекта (из MS Project). Это я делаю при движении по «проторенной» дорожке и понимаю шаги. Как видите, вместо термина «Этап проекта» использую «Квант» (для технологии быстрого результата ТБР). Ниже поясню почему.

Допустимые нормы отклонения в реализации проекта я детально опишу в статье про Техническое задание. Там крайне важно понимание границ выхода за сроки проекта.

Выбор технологии

Во-первых: технологию можете не указывать, тем самым предоставляете возможность Исполнителю предложить лучшую на его взгляд. Но если на вашем предприятии (чаще в Группе Компаний) разработаны методики и стандарты проектного управления — надо указывать собственную технологию. При всем их разнообразии — их единицы, остальное «диалекты»  :).

Для начала я бы порекомендовал вам ознакомиться со статьей «Как запускать проекты вовремя». Отрывок:

Кризис. Отставание на 56 дней. Менеджер в панике. К проекту подключается директор студии: лично едет к заказчику и договаривается об увеличении сроков на два месяца. Клиент соглашается, но не готов оплачивать дополнительное время. Студия работает бесплатно. + 60 дней в план

Слово «студия» можно заменить на 1С:Франчайзи. И будет все так же.

В этой же статье описывается, как я ее называю, квантовая технология (c). Квант — достижение неделимого обязательного результата за короткий промежуток времени. Моя любимая и эффективная.

Что на этот счет предлагает 1С:

1С:ТБР (Технология быстрого результата)

ТБР — ни месяца без результата!

Как отмечено выше, ТБР — это технология управления проектами внедрения программных продуктов на базе «1С:Предприятие», направленная на получения быстрых, регулярных и качественных результатов, имеющих ценность для заказчика.

Технология Быстрого Результата:

• направлена на минимизацию рисков за счет формализованного жизненного цикла проекта и набора специализированных руководств;
• позволяет снизить транзакционные издержки, связанные с ведением проекта;
• проста в освоении, индустриальна (легко отчуждается, тиражируется и адаптируется для определенной компании);
• доступна как для партнерской сети фирмы «1С», так и для клиентов;
• основывается на богатом опыте участников партнерской сети фирмы «1С», существующих технологиях (стандартное внедрение) и передовом мировом опыте (PMI PMbok, eXtreme Programming).

https://www.1c.ru/news/info.jsp?id=10403

1С:ТСВ (Технология стандартного внедрения)

Это внедрение типового решения без строгой формализации проекта с возможными небольшими доработками (например, внесение/изменение дополнительных отчетов, обработок, печатных форм), не влияющие на структуру базы данных. В силу того, что многие/все бизнес-процессы предприятия накладываются на логику работы программ 1С, то возможно минимальное участие Заказчика.

1С:ТКВ (Технология корпоративного внедрения)

Огромный камень — тяжелый, неповоротливый, статичный… [Технология основана на правилах проектного управления PMBoK (Project Management Body of Knowledge).  Звучит трендово, нежели ГОСТ 34] … и если его захотеть подвинуть — требуется огромные ресурсы и время.  Каждый этап описан, согласован набор обязательной документации. Часто с обязательным наличием ТТ (о чем и речь статьи).

Для анализа выбора технологии я использую собственную таблицу.

Поинты помогут вам в выборе. НО! Вашу аналитическую работу никто не отменяет. Вы должны понимать, что есть виды бизнеса где 5 человек требуют ТКВ. Например, дочернее предприятие крупного холдинга занимающееся сервисом — уборкой территории, общепитом, услугами автотранспорта и т.п. — много бизнес-процессов, требующих описания.

Согласование документа

Наличие согласованного документа подтверждает, что директорат ознакомлен (или же выступает инициатором) с намерениями начать диалог автоматизации с исполнителем и осознает области и бизнес-требования автоматизации.

Если документ ТТ длительное время не подписывается стоит насторожиться. Возможно инициатор проекта не имеет влияние на принятие решения, либо отсутствует единая точка зрения, либо ТТ создан неудовлетворительно и не раскрывает бизнес-цели в полном объеме.

Если планируется выполнять проект силами привлекаемой организации, то документ ТТ является предметом первичного диалога с претендентами. На основании этого документа вы можете запросить первичные анализы, форматы работ, предварительные оценки и т.п.