Система автоматизации “Альтер Лого:Управление холдингом”

Сегодня большинство руководителей осознаёт, что прибыльная, эффективная работа компании невозможна без грамотной постановки и автоматизации управленческого учёта. Если компания состоит из нескольких предприятий, актуальность учёта возрастает многократно.

Единая система автоматизации холдинга “Альтер Лого:Управление холдингом” предназначена для оптовых торговых и производственных компаний, которые:

• нуждаются в надёжном контроле актуального финансового состояния филиалов и компании в целом;
• интенсивно развивают свой бизнес и создают новые филиалы;
• предъявляют повышенные требования к прозрачности и управляемости бизнес-процессов.

Можно назвать следующие основные задачи, решаемые системой:

• ввод и контроль первичных документов;
• поддержка особенностей бизнес-процессов компании;
• разносторонний анализ экономических показателей;
• формирование управленческого баланса;
• консолидация итогов деятельности подразделений холдинга.

Система “Альтер Лого:Управление холдингом” создана на основе платформы V8 фирмы “1С”. Конфигурация системы полностью оригинальна и разрабатывалась исходя из потребностей крупных компаний с большим документооборотом и сложными бизнес-процессами. Система содержит в себе все средства для оперативного учёта информации и стандартного анализа взаиморасчётов, активов, затрат и т. д. В этой статье мы остановимся на ключевых моментах, которые отличают “Управление холдингом” от других систем, решающих подобные задачи.

Особенности системы можно разделить на два блока: учётные и технологические.

Учётные особенности системы

Важнейшим понятием системы является бизнес-операция. Это элемент структуры более низкого уровня, чем документ, и, как правило, соответствует движению материальных или финансовых средств. В отличие от документа применение бизнес-операции позволяет получить более глубокую детализацию при создании аналитики. Другим преимуществом является гибкость в реализации документооборота на предприятиях холдинга. Каждое из подчинённых предприятий может иметь свою, уникальную систему учёта, а соответствующим образом настроенный классификатор бизнес-операций позволяет гармонично консолидировать данные в базе головной организации с высокой степенью детализации.

В основе механизма консолидации лежит бизнес-операция, что является отличительной характеристикой нашего продукта. Разработан подробный трёхуровневый классификатор бизнес-операций, который, как показывает многолетний практический опыт, большинство компаний могут использовать без корректировок или внося минимальные изменения.

Для руководителя компании важно получить общую картину деятельности предприятия. Большинство учётных систем реализуют эту потребность, выдавая за каждый отчётный период баланс и отчёт о расходах и доходах предприятия. В системе “Управление холдингом” мы предлагаем руководителям использовать баланс как средство оперативного управления.

Руководитель имеет возможность получать многовалютный управленческий баланс в любой момент времени за любой период, например за 10.01.06 с 08.00.00 по 13.30.00. При этом версии баланса, сформированные в разное время за один и тот же период, сохраняются в системе для последующего анализа. Существенно также то, что в каждый момент времени в баланс входят все подсистемы учёта, что обеспечивает его сходимость, и любой показатель баланса можно детализировать до бизнес-операции простым нажатием клавиши.

Для избирательного анализа баланс формируется по произвольному списку фирм-филиалов, и все операции по взаимодействию между филиалами холдинга отделены и представлены в виде отдельного блока. Для анализа взаимоотношений с контрагентами существует фильтр, позволяющий построить баланс по группе контрагентов. Кроме того, в системе существует ряд сервисных механизмов для диагностики и исправления ошибок, обнаруженных при построении баланса.

Особое внимание следует обратить на реализацию принципа двойной записи, который приносит в финансовый контроль проверенные методы контроля из бухгалтерского учёта. Все движения материальных и финансовых средств ведутся с одновременной записью дебета и кредита, что позволяет надёжно контролировать наличествующие средства и избегать ошибок ввода информации. Средства не могут “ниоткуда взяться” и “куда-то исчезнуть”, как это часто происходит в системах с одинарными записями. Запись на разных счетах позволяет получать дополнительную аналитику по бизнес-операциям, так как здесь мы можем проследить путь прохождения средств по стадиям бизнес-процессов и их изменения.

Бухгалтерский баланс создаётся параллельно с управленческим балансом. Система включает в себя стандартную структуру бухгалтерских счетов, а документы при проведении одновременно создают записи в бухгалтерских и управленческих регистрах. Для оптимизации работы системы создание бухгалтерских проводок может быть переведено в фоновый режим путём настройки опций. В результате система позволяет получать аналитику в виде стандартных бухгалтерских отчётов, а также создаёт дополнительный уровень контроля над правильностью содержащейся в базе информации.

Стандартизованная отчётность филиалов холдинга является гибкой системой создания и тиражирования отчётов, основанных на данных баланса и предназначенных для представления отчётности от филиалов холдинга в центр.

Показатели каждого отчёта заимствованы из баланса, при этом для формирования показателей можно использовать математические формулы и условный оператор. Внешний вид каждого отчёта определяется пользователем и может быть изменён без изменения конфигурации системы.

Как и в управленческом балансе, каждый показатель отчёта развёртывается до бизнес-операции. Для конкретного филиала может быть настроена своя система показателей, независимая от остальных филиалов и центрального офиса.

Учёт затрат является важнейшей частью в любой системе управления и учёта. В нашем случае подсистема “Учёт затрат” делится на две части: первая учитывает затраты, которые относятся на себестоимость продукции, товаров, а вторая — те, которые относятся на общехозяйственные расходы.

В системе присутствует глубокая аналитика: четыре основных и три дополнительных уровня и уникальная структура формирования затрат.

В рамках холдинга утверждается единый набор статей затрат. Контроль затрат происходит на всех этапах: заявка на расход, оплата, отчёт о сделанных затратах. Все действия производятся с помощью интеллектуальной системы ввода данных, страхующей от ошибок и неточностей, а для подробного анализа затрат существуют специальные аналитические отчёты.

Распределение затрат на себестоимость в режиме реального времени является особенностью продукта, отсутствующей в других программах. Контролировать изменение себестоимости продукции можно непосредственно в процессе разнесения затрат с задержкой расчётов не более пяти минут даже при полной загрузке системы. После разнесения затрат или их части система автоматически, в фоновом режиме и не приостанавливая работы других процессов, пересчитывает себестоимость продукции, что делает создание себестоимости творческим, живым процессом, приносящим компании возможность новых способов экономии затрат.

В системе реализован гибкий механизм распределения затрат на себестоимость, что позволяет подчинённым предприятиям холдинга настраивать собственные схемы распределения затрат в зависимости от особенностей бизнеса. К примеру, можно распределять затраты согласно стоимости и согласно весу; распределять затраты по приходу или когда происходит списание со склада; учитывать затраты по оприходованию, по оплате и по отчёту.

Предусмотрена оптимизированная система ввода и распределения затрат в зависимости от видов объектов затрат и услуг.

Особое внимание следует обратить на учёт импортных операций. Процесс поступления импортного товара максимально автоматизирован, расчёт основных затрат (НДС, пошлины, доставка) полуавтоматический или автоматический.

Альтернативная система ввода данных (бланки) разработана с целью отделения понятия напечатанного заполненного и утверждённого бланка от понятия документа в системе “1С”. Мы постарались с помощью этого механизма предоставить пользователю максимальное количество преимуществ, связанных с отдельным хранением печатной и электронной форм документа.

Заполнение документов может происходить на самих бланках: на экране оператор видит изображение бланка, идентичное листу, с которого он заносит информацию. Это позволяет ускорить набор данных и усилить визуальный контроль за ошибками ввода.

Создаётся отдельный архив напечатанных документов, которые после сканирования хранятся вместе с печатями и подписями ответственных лиц. Это средство используется для создания отчётности для внешних органов.

Один документ может иметь несколько бланков с различными данными. Набор бланков настраивается и может быть изменён без необходимости остановки системы, что особенно важно при интенсивной эксплуатации, когда каждая минута простоя может вызывать недовольство клиентов и вести к дополнительным издержкам.

Активное использование штрихкодирования документов и операций. Все бланки и большинство документов идентифицируются по штрихкоду. Это позволяет значительно экономить время на операциях модификации документов и создания подчинённых документов. Для доступа к электронному оригиналу, корректировки, доступа к архиву или для создания подчинённого документа (например, счёта-фактуры из товарной накладной) оператору достаточно провести сканером по полю со штрихкодом, и система выполнит все операции за него. Использование данной функции позволяет в разы сократить время обработки потока единообразных документов за счёт отсутствия необходимости в поиске документа, операциях открытия, модификации, печати и т. п.

Автоматические операции, производимые с конкретного рабочего места с введённым по штрихкоду документом, настраиваются в широких диапазонах согласно схеме бизнес-операций. Возможными действиями могут стать: создание документа на основании документа, считанного по штрихкоду, редактирование документа, вывод отчёта, печать копии, проведение и подпись документа, сохранение отсканированного оригинала в хранилище документов, вызов оригинала из хранилища.

Иногда, в процессе создания и согласования документа, могут появляться несколько печатных версий одного и того же документа с одним номером и одним числом. Эти изменения отражаются в штрихкоде каждой печатной версии, и при считывании данная версия документа сравнивается с последней. Если найдены отличия, то оператору выдаётся соответствующее предупреждение. Такой контроль позволяет отслеживать текущие изменения (история хранится в системе), а также избегать утверждения неактуальных копий документа.

Промежуточная фиксация состояния данных. Кроме обычной функции сверки состояния взаиморасчётов компании и её контрагентов, цифр учёта и реальных состояний складов и касс, акты сверки теперь помогают искать ошибки, появившиеся в результате произведённых задним числом изменений в документах. В этом случае “Акт сверки” фиксирует состояние с детализацией до бизнес-операции, и при анализе сразу же показывается, какие документы и насколько были изменены в период, указанный в акте.

Система позволяет произвести следующие акты сверки: с поставщиком, с покупателем, склада, кассы. Акты сверки с поставщиком и покупателем являются подписными документами бухгалтерского уровня. После подписи они сканируются и хранятся в базе на случай, если потребуется создать отчётность по запросу внешних органов. Акты сверки кассы и склада являются внутренними документами и подписываются ответственными за кассу и склад лицами и проверяющим.

Формирование всех актов сверки происходит автоматически в течение не более пяти секунд после задания входных параметров. Акты сверки являются активными документами, что позволяет непосредственно из них формировать весь набор связанных отчётов и получать доступ к используемым для их формирования документам, что сокращает время, необходимое для анализа, принятия решения и корректировки данных.

Акты сверки также используются для анализа отклонений, возникающих в результате корректировок “задним числом”. Для каждого вида актов существует пара — отчёт и документ. Документ фиксирует состояние учёта за выбранный период, как это было на момент создания акта сверки, а отчёт показывает, как этот же самый период отражён в текущем состоянии базы данных. Печатные формы отчёта и документа идентичны, что позволяет визуально выявить отклонения в информации, поместив обе формы рядом.

Из каждой позиции отчёта можно получить доступ к документу, породившему движение, и посмотреть, каким образом этот документ сформировал изменения, а также провести корректировки непосредственно в процессе анализа.

Электронные подписи на документах позволяют упростить процедуру согласования в документах, требующих более одной подписи. Пока один или несколько ответственных менеджеров не поставят свои электронные подписи, будут действовать различные ограничения, например, запрет печати несогласованного документа, запрет создания подчинённых документов или любой другой запрет или комплекс запретов. Кроме того, неподписанные документы хорошо различимы в журналах документов. После подписания документа его изменение приводит к тому, что “подпись снимается” и документ необходимо заново подписывать. Сообщение о необходимости поставить свою подпись на документе приходит по электронной почте или по внутренней подсистеме выдачи заданий. При этом менеджеры могут физически находиться в различных местах или даже городах и не тратить время на проведение личных встреч или дорогостоящие звонки.

Система электронных подписей является отдельным от документов механизмом и гибко настраивается согласно правилам ведения бизнеса без необходимости в программировании.

Разработано несколько типов подписей и правил их использования. Для подписей предусмотрено объединение в группы по выполняемым функциям. Таким образом, один документ может быть подписан несколькими работниками. Существует альтернативный вид подписи — перенесённой с листа. Имеющий полномочия менеджер может поставить подпись другого лица, уже заверившего документ. В регистрационном журнале появится запись, что подпись была поставлена не с бумажной копии документа и при анализе будет отличаться от поставленных обычным способом подписей.

Для целей анализа истории согласования документа ведётся история подписей. Из документа можно посмотреть, когда и кем были подписаны или переподписаны документы.

Система управления прайс-листами позволяет оперативно регулировать ценовую политику компании. В нашей системе прайс-листы не просто отражают существующие цены на товар, но и являются механизмами формирования этих цен. В логике системы прайс-листы — это документы, фиксирующие рассчитанные цены начиная с момента проведения документа. Новый документ, указывающий ту же номенклатуру, что и в старом прайс-листе, отменит старые цены, и далее во всех накладных и счетах появятся новые цены.

В прайс-листы включён удобный механизм расчёта цены с применением групповых формул и предварительных проверок полученных сумм, чтобы свести к минимуму повторные ручные операции. Удобная возможность формирования нового прайс-листа из старого делает пересчёт цен действительно оперативным процессом, занимающим считанные минуты.

Для оптовых фирм разработана возможность применения нескольких типов цен, что по сути является системой скидок разного уровня для потребителей. Пользователь определяет в прайс-листе типы цен, а затем применяет их в расходных документах и счетах. Кроме того, возможно применение специальных цен, таких как индивидуальные или для маркетинговых акций. При этом расходные документы автоматически определяют, можно или нельзя применить данный вид специальных цен для данного товара или потребителя. Например, участвует или нет товар или потребитель в маркетинговой акции со специальными ценами. Если товар не участвует, то предлагается выставить цену на него не из маркетингового прайс-листа, а из другого.

В прайс-листах предусмотрены цены на группы товаров. Это особенно удобно для компаний, занимающихся закупками одинаковой продукции от разных производителей. В этом случае учёт количества и расхода будет вестись согласно номенклатуре, а цена будет выставляться одна на всю группу товаров. Вы можете посмотреть данные о входящих в группу товарах, просто щёлкнув мышью по группе товаров на электронной форме прайс-листа.

В механизм формирования цен заложен контроль за установленными правилами ведения бизнеса относительно прибыльности продаж — скажем, чтобы цены были не меньше, чем себестоимость продукции и (или) удовлетворяли другим ограничениям. Контроль происходит как на этапе формирования прайс-листов, так и на этапах выписки документов. При попытке проведения документа с ценой, не удовлетворяющей правилам бизнеса, будет выведено предупреждение о том, что применение данной цены невозможно, и система предложит поменять тип цены или откорректировать прайс-лист. В условиях постоянно пересчитываемой себестоимости такой механизм позволяет не занижать прибыль и оперативно менять цены.

В рамках формирования единого информационного пространства предприятия в систему введён блок управления заданиями сотрудникам. Система позволяет создавать и рассылать сообщения как одному сотруднику, так и постоянной или временной группе сотрудников. Сообщения могут требовать подтверждения в прочтении, иметь срок выполнения. Все задания и сообщения попадают в ежедневный отчёт и руководителя, выдавшего задание, и сотрудника, его получившего. При возникновении ситуаций, требующих особого контроля, система формирует задания автоматически.

Технологические особенности системы

Развитая система контроля и диагностики контролирует корректность данных на этапах ввода, обработки и анализа и позволяет пользователям избежать большого количества пользовательских ошибок.

Оптимизация трудоёмких циклов по времени выполнения и трудозатратам возможна за счёт применения пакета оптимизационных процедур, таких как сквозное штрихкодирование документов и ввод данных посредством сканеров штрихкодов, заполнение бланков “как на листе” и автоматизация рутинных последовательностей действий.

Персонифицированные права доступа к информации и динамическое распределение ролей пользователей позволяют оперативно делегировать полномочия по созданию и заверению документов, тем самым избегая долгого ожидания подписи отсутствующего менеджера.

Теперь о документообороте и отслеживании маршрута движения документов. В процессе утверждения и доработки документы могут проходить несколько стадий изменений, а также использоваться для создания подчинённых документов. История прохождения, модификаций и подписей фиксируется системой и может быть просмотрена из электронной формы документа.

Приведём некоторые характеристики и параметры, дающие представление о производительности, надёжности и других качествах и особенностях системы.

Производительность системы:

• время проведения потоковых документов — 1–5 секунд;
• время построения оперативных отчётов — менее 15 секунд;
• время построения развёрнутых аналитических отчётов — единицы минут;
• эффективная работа с большими объёмами данных;
• максимальное использование возможностей платформы 8.0;
• реализованы механизмы, ускоряющие и упрощающие действия пользователей при выполнении трудоёмких операций;
• отсутствуют длительные регламентные процедуры.

Надёжность:

• обеспечивается наличие нескольких уровней контроля при вводе, обработке и анализе данных;
• действует система сбора, классификации и хранения для последующего анализа данных об ошибках;
• поддерживается автоматическое формирование заданий ответственным лицам при возникновении критических ситуаций;
• осуществляется периодическая фиксация состояния ключевых данных для быстрого поиска ошибок.

Особенности реализации:

• детализация всех элементов учёта возможна до бизнес-операции;
• для повышения надёжности и точности использован принцип двойной записи;
• используется расширенная диагностика данных;
• осуществляется самоконтроль системы;
• реализована компонентная структура;
• имеется широкий набор стандартных модулей с возможностью пополнения;
• система пригодна к использованию в иностранных (СНГ) компаниях;
• для расширения возможностей системы использованы внешние компоненты;
• ведётся хранение отсканированных образов первичных документов;
• осуществляется формирование реальной себестоимости в режиме реального времени.

Связаться с автором и получить более подробную информацию о системе “Альтер Лого:Управление холдингом” можно по адресу maya@alterlogo.ru.