(Продолжение темы "Как правильно выбрать программу для автоматизации учета")
В этой статье мы продолжим разговор об особенностях двух компонент программы 1С:Предприятие 7.7: Торговля и Склад (далее "Торговля") и Бухгалтерия. Для того, чтобы более выпукло осветить эти особенности с нужной стороны мы намеренно заострим постановку вопроса, который на этот раз будет звучать так: нельзя ли делать баланс прямо в Торговле? Здесь мы не будем рассматривать аспекты этой проблемы, связанные с отчетностью перед внешними инстанциями, о которых говорилось в предыдущей статье , а рассмотрим возможность внутреннего баланса - т.е. баланса, который предприятие может (и иногда делает это) составлять само для себя. Такой внутренний баланс используется для контроля правильности ведения текущего учета на предприятии и может делаться с произвольной периодичностью. Для того, чтобы подобраться к этой проблеме, нам придется вначале поговорить о том, что такое баланс.
Суть баланса в том, что источники средств уравновешиваются с активами, т.е., фактически, с их приемниками: например, кассой, средствами в банке, складом и т.д. Правильно? Нет, не правильно! Несмотря на то, что такая, или примерно такая фраза написана во многих книгах, не будем спешить принимать ее на веру. Дело в том, что среди источников средств указывается прибыль, которая, строго говоря, не может быть названа источником средств, т.к. сама является расчетной величиной. Я уже не говорю о случае, когда в качестве источника средств фигурируют убытки.
Что же тогда уравновешивается в балансе? Попытаемся сформулировать, в чем суть баланса, не используя чересчур сложных бухгалтерских терминов. Чтобы лучше понять вопрос рассмотрим простую ситуацию: торговое предприятие, в которое был вложен некоторый капитал при организации, через некоторое время начало давать прибыль. Для упрощения будем считать, хотя это и не принципиально, что предприятие не использует сложных финансовых схем, не берет и не дает кредиты, не имеет значительных основных средств и т.д. Баланс такого предприятия можно представить состоящим из двух компонент: одна часть активов уравновешена уставным капиталом - этот капитал можно назвать источником средств в строгом смысле (назовем эту часть примитивной частью баланса, в нее также можно включить заемные средства и другие реальные источники средств), вторая часть активов уравновешена прибылью. Вот эта вторая часть нас и интересует.
Чтобы сделать ситуацию совсем прозрачной, будем считать, что реальные источники средств - в данном случае уставной капитал - уравновешены стоимостью мебели, транспорта и оргтехники фирмы. При этом вторая часть баланса - нетривиальная - состоит из прибыли с одной стороны и стоимости остатков по кассе, банку и складу с другой. Таким образом, мы пришли к интересующему нас выводу: суть баланса в том, что расчетная прибыль (или "навар" от реализации минус издержки) равна прибыли в натуральной форме: приросту остатков по складу, кассе, расчетному счету и т.д.. Т.е., в балансе сравниваются два вида прибыли. Этот вывод не изменится и при рассмотрении предприятия с более сложной структурой деятельности.
Имея этот результат, можно перейти к основному вопросу, который нас интересует: нельзя ли делать баланс прямо в торговле. Если говорить о нетривиальной части баланса (ее еще можно назвать торговой), то из вышесказанного сразу становится ясно, что можно. Действительно, в Торговле мы можем полностью рассчитать как прибыль от реализации, так и остатки по складу, кассе и расчетному счету. В этом случае возникает только одна проблема: издержек.
Надо сказать, что эта проблема вполне решаема, хотя и потребует определенной работы по настройке Торговли. Например, при выплате зарплаты через кассу необходимо ввести в программе расходный кассовый ордер, в котором оператор должен указать вид издержек: зарплата. Или, допустим предприятие оплатило услуги рекламного агентства по бартеру - товаром, тогда в расходной накладной также необходимо указать вид издержки: реклама. Конечно, предварительно программист должен встроить соответствующие правки в формы документов, регистров программы, отчетов, справочников и т.д. (в зависимости от конкретной конфигурации).
Трудность конфигурирования Торговли для баланса зависит от требуемой степени детализации по видам издержек и от того, нужны ли соответствующие разрезы аналитического учета. Если нас интересует только детализация по видам издержек, то это вполне реально, если же, например, при выборе издержки "зарплата" необходимо еще указать фамилию сотрудника, а при издержке "транспортные" - марку бензина, то торговый расходный ордер может превратиться в некоторое усложненное подобие своего двойника из Бухгалтерии. Есть некоторые разумные границы детализации, перейдя за которые мы, фактически, начнем Торговлю превращать в Бухгалтерию.
Для полноты картины необходимо упомянуть об одном важном отличии торговых и бухгалтерских программ. Любая бухгалтерская проводка является сбалансированной: она делает движения как по дебету (некоторого счета), так и по кредиту (корреспондирующего счета) одновременно. Таким образом, ввод любого элементарного бухгалтерского движения - проводки - не может нарушить баланс (конечно, если в проводке не участвуют забалансовые счета). В этом, собственно, и заключается смысл двойной записи в бухгалтерии. В Торговле же элементарным движением служит движение только одного регистра. То есть, грубо говоря, минимальным событием здесь является половина проводки. Иными словами, структура Бухгалтерии такова, что она балансируется на "атомарном" уровне, Торговля же не обладает таким свойством. Это приводит к тому, что появляется необходимость в дополнительном контроле за сбалансированностью операций, которая частично ложится на программиста, частично на пользователя. Например, при составлении отчета по прибыли программист должен рассчитать ее "руками", отталкиваясь от движений различных регистров.
Резюмируя, можно сказать, что Бухгалтерия, конечно, лучше приспособлена для составления баланса, чем Торговля, однако, в некоторых случаях вполне реально делать внутренний баланс и в Торговле. Это имеет смысл, например, тогда, когда у Предприятия в филиалах в качестве бухгалтерской программы уже установлена другая программа, например БЭСТ, а руководство считает необходимым получать совокупный торговый баланс компании. Хотя лучшим вариантом, на наш взгляд, является перевод всего учета фирмы на 1С!
В.М.Заскольников , директор фирмы "Сиринт",
статья с небольшими
сокращениями опубликована в газете "Эпиграф" №3 от 24 января 2003г.
Источник: http://www.sirint.ru/
Начать дискуссию