Мифы о ПО и практические рекомендации для руководителя предприятия

Практическая рекомендация N 21

Вы изЪяли со склада некую материальную ценность. Подарили, потеряли или она была похищена - не важно. Важно то, что предмет перестал находиться на складе. Никаких документов на отгрузку нет.
Такое изЪятие никак не затрагивает бухгалтерский учет. Никаких бухгалтерских проводок не должно осуществляться. Но складское хозяйство обязательно должно зафиксировать убытие. Уже хотя бы для того, чтобы убывший предмет не попал в исходящую накладную, чтобы менеджеры при необходимости заказали поставку, чтобы материально ответственное лицо не чувствовало себя неуютно и т.д. Естественно, в будущем такую "нестыковку" нужно будет устранить. Но я сейчас говорю о промежутке времени между изЪятием и подготовкой соответствующих документов. На практике это время может быть значительным. Это обычная практическая ситуация: перемещение товара уже было осуществлено, а время на оформление документов еще не настало.
Пусть поставщик программы вам покажет:
- Как зафиксировать такое убытие материальной ценности?
- Как не допустить бухгалтерского "проведения" такой операции?
- Как не подставить материально ответственное лицо для случая проверки (если такая проверка возможна) соответствия наличия товара на складе с бухгалтерской документацией?
- Как система будет сигнализировать о необходимости последующего оформления документов на убывший предмет?
Не поддавайтесь на провокацию, - мол, записать на бумажке, чтобы не забыть...

Это вариант - НА СКЛАДЕ НЕТ ПРЕДМЕТА, А В БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТАХ ОН СУЩЕСТВУЕТ.
Вам давать оценку: или такая ПРАКТИКА НОРМАЛЬНА, а программа НЕ СООТВЕТСТВУЕТ ей, или ПРОГРАММА ХОРОША, а от подобных операций надо ВОЗДЕРЖАТЬСЯ.


Практическая рекомендация N 22

Вы продали материальную ценность. Вам перечислили деньги, оформили документы (доверенность, накладная..., - все в норме), но материальная ценность НЕ ПЕРЕДАЕТСЯ покупателю. (Не мне рассказывать директору, когда и для чего это надо.)
При этом (что важно!) материальный обЪект остается на складе.
Такие действия затрагивают бухгалтерский учет, но не затрагивают материальный.
Пусть поставщик программы вам покажет:
- Как "провести" документ в бухгалтерском учете так, чтобы материальный учет не был затронут?
- Как сделать так, чтобы менеджер по закупкам не приобрел еще один "проданный предмет"?
- Как не подставить материально ответственное лицо для случая проверки (если такая проверка возможна) соответствия наличия товара на складе с бухгалтерской документацией?
- Как система будет сигнализировать о необходимости в будущем избавиться от неучтенной материальной ценности?
И в этом случае не поддавайтесь на провокацию, - мол, записать на бумажке, чтобы не забыть...

Это вариант - НА СКЛАДЕ ЕСТЬ ПРЕДМЕТ, А В БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТАХ ЕГО НЕТ.
Вам давать оценку: или такая ПРАКТИКА НОРМАЛЬНА, а программа НЕ СООТВЕТСТВУЕТ ей, или ПРОГРАММА ХОРОША, а от подобных операций надо ВОЗДЕРЖАТЬСЯ.


Практическая рекомендация N 23

У вас скопилось некоторое количество материальных ценностей, что числятся в бухгалтерских документах, но отсутствуют реально ("Практическая рекомендация N21"). Ваш партнер должен вам деньги и готов "купить" несуществующий товар. Т.е. он оплатит его, оформит документы, но не заберет. У вас появляется шанс избавиться от недостачи на складе и привести в соответствие бухгалтерскую документацию и реальное состояние склада.
Пусть поставщик программы вам покажет:
- Как система "подберет кандидатов" для продажи? Т.е. создаст список товара к продаже.
- Как система НЕ позволит "провести" оформленные документы по складу, а затронет только синтетические счета. Т.е. как не "обмануть" своего менеджера по закупкам и не спровоцировать его на дополнительную закупку "ходового" товара?
И ОЧЕНЬ ВАЖНАЯ ТОНКОСТЬ:
Практически всегда при такой сделке часть позиций счета (накладной) будет фиктивной, а часть РЕАЛЬНОЙ. Т.е. некоторые товары вам просто оплатят, а часть и оплатят и заберут. Другими словами, не все позиции отпускной накладной будут влиять на состояние материального учета. Проверьте это обязательно.

Вам давать оценку: или такая ПРАКТИКА НОРМАЛЬНА, а программа НЕ СООТВЕТСТВУЕТ ей, или ПРОГРАММА ХОРОША, а от подобных операций надо ВОЗДЕРЖАТЬСЯ.


Практическая рекомендация N 24

Вы работаете со своим партнером по схеме:
Периодически ПОЛУЧАЕТЕ от него различные материальные ценности и периодически перечисляете ему некоторую сумму в счет оплаты поставок (используя номер счета полученный от поставщика). По прошествии некоторого периода времени сводите баланс взаиморасчетов И ПОДГОТАВЛИВАЕТЕ ВСЕ ДОКУМЕНТЫ.
Пусть поставщик вам покажет:
- Как система учитывает ПРИХОД на ваш склад "неоформленных" материальных ценностей? Как это влияет на материальный учет и как на синтетический, бухгалтерский?
- Как система учитывает суммы ваших оплат поставщику?
- Как система поможет вам получить сумму задолженностей (кредиторских или дебиторских) перед поставщиком?
- Как система поможет вам создать и СОГЛАСОВАТЬ (это важно) с поставщиком соответствующие документы (накладные, счета) в части НОМЕНКЛАТУРЫ;

И ЗДЕСЬ ВАЖНАЯ ТОНКОСТЬ:
Как будет вести себя система, когда момент создания фискальной отчетности разделяет получение товара от поставщика и создание окончательного комплекта документов?
Вам давать оценку: или такая ПРАКТИКА НОРМАЛЬНА, а программа НЕ СООТВЕТСТВУЕТ ей, или ПРОГРАММА ХОРОША, а от подобных операций надо ВОЗДЕРЖАТЬСЯ.

Практическая рекомендация N 25

Вы работаете со своим партнером по схеме:
Периодически ОТГРУЖАЕТЕ ему некоторое количество материальных ценностей и периодически получаете от него деньги в счет оплат за поставленный товар, сообщая по его требованию номер счета. По прошествии некоторого периода времени сводите баланс взаиморасчетов И ПОДГОТАВЛИВАЕТЕ ВСЕ ДОКУМЕНТЫ.
Пусть поставщик вам покажет:
- Как система учитывает УБЫТИЕ с вашего склада "неоформленных" материальных ценностей? Как это влияет на материальный учет и как на синтетический, бухгалтерский?
- Как система учитывает суммы ваших поставок потребителю?
- Как система поможет вам получить сумму задолженностей (кредиторских или дебиторских) перед потребителем?
- Как система поможет вам создать и СОГЛАСОВАТЬ (это важно) с потребителем соответствующие документы (накладные, счета) в части НОМЕНКЛАТУРЫ;

И ЗДЕСЬ ВАЖНАЯ ТОНКОСТЬ:
Как будет вести себя система, когда момент создания фискальной отчетности разделяет получение товара от поставщика и создание окончательного комплекта документов?
Вам давать оценку: или такая ПРАКТИКА НОРМАЛЬНА, а программа НЕ СООТВЕТСТВУЕТ ей, или ПРОГРАММА ХОРОША, а от подобных операций надо ВОЗДЕРЖАТЬСЯ.