Пульт управления: места хранения и ловушки

Моей ошибкой при построении системы планирования было «не с того начала».
670 54

А начала я с того, что стала сортировать списки, используя без системы и «учитываясь» модными системами планирования, тратила тьму сил.

В итоге оставаясь с таким же бардаком распиханных по всем щелям спискам, напоминалкам, ссылкам и файлам. Компьютер, телефон и полка с папками распечаток засорялись все также. Моя система не складывалась в «работающий механизм». Хвосты были постоянно в «слепой зоне». Весь этот Бардак жил какой-то своей жизнью, и я, даже очень стараясь, никак не могла этой сущностью управлять. Чужие системы на мне не работали!

Тогда я сделала для себя очень простой и очень укрупненный анализ. Он и стал моим фреймворком.

  • 1-Что я собираю, что является основой для достижения (стройки) целей (материалы)?

А- это списки (матрицы) целей, задач, идей, дел

В- это информация (архивы и библиотеки): файлы, ссылки, статьи, архивы курсов, картинки и схемы, фото и т.д.

  • 2- Мои пространства, в которых это все происходит?

A- Пространство РАБОТА (если работаете дома, то условно это пространство, где вы зарабатываете деньги)

B- Пространство ЛИЧНОЕ (ВНЕ РАБОТЫ). В личное пространство я включаю :

— ДОМ

— СЕМЬЯ

— ЛИЧНОЕ (Я)

  • 3-Места Хранения списков и информации.

Их на самом деле не много. Но само понимание и взгляд «со стороны» именно на места хранения, вопрос «Как они туда вообще попадают и почему?». Это помогло постепенно выстроить систему планирования.

Все началось с того, что пошла путем «Слабого звена» в системе. Быстро пробежав по этим трем направлениям, я выбрала первое мое «слабое звено». Запись задач, напоминалок на записках и стикерах. И как все понимают, эти листики я конечно же сразу не всегда разбирала. Они копились во всех «щелях», с великим назначением-не потерять!

Элементарный анализ и внимательное «наблюдение» за собой показало, как же ОНИ там появляются. Да легко! Я разговариваю по телефону и обязательно приходит информация которую надо быстро споймать и записать. Оптимальный вариант ручка+листик.

Если я например, занята какой-то важной операцией и в процессе формирую задачи, которые вот именно в эту минуту делать не буду. Переключаться из 1С в электронный ежедневник неудобно. Быстро словить легче на листик.

Сделав элементарный обзор моих пространств, добавив места сбора и хранения списков и информации понятное сразу: мест таких Ловушек-много!

Умные книжки пишут «меняй привычку» записи на стикерах. Я пошла другим путем- стала оптимизировать сам алгоритм попадания списков и информации через «Ловушки» (именно так я и стала их называть.).

В основе моего метода сортировки на ЛОВУШКИ лежат два известных метода: GTD и ZTD. И не работали они у меня по очень простой причине- мест у меня несколько.А во-вторых Ловушки и Хранилища у меня выли в одной куче. Не было четкой границы между отсортированными (Хранилища) и не отсортированными (Ловушки).

GTD (Getting Things Done)

Это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

  1. Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
  2. Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
  3. Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
  4. Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.

ZTD

Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.

  1. Собирайте всю информацию в Inbox.
  2. Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
  3. Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
  4. Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
  5. Создавайте простые короткие списки дел.
  6. Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
  7. Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
  8. Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
  9. Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
  10. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.

Я доработала эти методы с учетом моей реальности. Будем честны, записывать входящие списки, дела, идеи, информацию в одном месте — в наши дни нереально и уже бестолково. Формат информации разный, одно место этого просто технически не способно сделать.

Начинать выстраивать свою систему планирования надо вот с этого: сформировать простой Пульт управления списками и информацией. Когда выпишите конкретно места хранения, половину мест просто сами уйдут из оборота,как уже не нужные. А когда повнимательнее понаблюдаете за собой в теме "Мои Ловушки списков и информации«...точно удивитесь сколько всего делаете «на автомате», и сделаете верные шаги при построении своей оптимальной системы планирования.

Как эту цель «Почистить Ловушки» я включаю в свой планировщик? Легко!

В плане «Большая восьмерка» в блоке Хвосты стоит:

задача: Почистить Ловушку (Z) на компьютер, диск D, Работа.

задача: Почистить Ловушку (М) компьютер, эл. почта, Работа

задача: Почистить Ловушку (L) компьютер, Эверноте, Личное

задача: Почистить Ловушку (U), дом, коробка с бумагами, Личное

#ДеХвостинг

Начать дискуссию

Быть бухгалтером хочу, пусть меня научат... или нет. Можно ли стать бухгалтером самому с нуля и что для этого надо знать

Меня на этот пост вдохновил вопрос пользователя в телеграм-канале. Она попросила помощи в заполнении упрощенной отчетности и уточнила — справится ли она сама, если она не бухгалтер? И, правда, а можно ли вести учет и при этом не иметь образования бухгалтера и всему научиться самому.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
103

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Мошенничество

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

ВЭД

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Лучшие спикеры, новый каждый день

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
7
109

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
196
IT-компании

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

50
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
5
57
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

Интересные материалы

Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.