Бардак на миллион: кейс IT-стартапа, который мог стать мемом

Привет! Я давно работаю с разными бизнесами и часто сталкиваюсь с тем, что снаружи всё выглядит хорошо, а внутри — полная неразбериха. Эта история не исключение.

Компания зарегистрировал юрлицо всего полгода назад, но уже начала работать с крупными заказчиками и государственными структурами.

У ребят была настроена своя CRM: все сделки фиксировали там, интегрировали её с 1С:Фреш, чтобы сразу выстроить процессы. Документооборот шёл через «Диадок», что в будущем сильно облегчило нам задачу — будь документы на бумаге, найти концы было бы куда сложнее.

Ребята решили, что надёжнее будет нанять бухгалтера посадить его в офис. Мол, так человек глубже вникнет в процессы и наведёт порядок. Но всё вышло наоборот.

Первый бухгалтер не продержался и месяца: он просто не понял специфику IT-бизнеса и быстро ушёл. За ним пришёл второй, потом третий и четвёртый. Каждый что-то «подлатал» — и добавил хаоса.

Тревожные сигналы появились, когда очередной бухгалтер стал избегать вопросов: не мог показать баланс или подготовить справку об отсутствии задолженности. А вскоре компания столкнулась с блокировками счетов из-за штрафов ФСС и СФР. Вот тогда собственник забил тревогу.

У компании было все, чтобы нормально вести учет: сервисы, программы, бухгалтер в штате — бери и делай. Но всё пошло наперекосяк сразу по нескольким причинам.

Во-первых, ни один бухгалтер так и не вник в бизнес-модель компании. Аутсорс изначально вёл учёт по шаблону: стандартные проводки, типовой план счетов, без учёта того, что у этой фирмы агентские договоры и специфическое распределение доходов и расходов. Если что-то не сходилось — просто «подбивали» остатки в 1С ради отчётности.

Первый штатный бухгалтер продолжил вести учёт в том виде, в каком его передал аутсорс, не углубляясь в перестройку структуры проводок и проверку старых сделок. На практике это частая история — когда новый специалист начинает работать в уже сложившейся системе, полагаясь на существующие данные.

Во-вторых, никто не проводил элементарных сверок. Оборотку с банковскими выписками не сверяли, расчёты с контрагентами не проверяли. Хотя это первое, что должен делать бухгалтер, чтобы убедиться, что учёт в порядке. Такие ошибки порой остаются незамеченными годами, особенно когда в учёте много автоматических шаблонов, а бизнес развивается быстро и фокус внимания смещён на операционные задачи.

В результате компания продолжала жить в иллюзии порядка, пока не увидела настоящий масштаб проблем.

При аудите выяснилось, что проблем в учёте больше, чем кто-либо ожидал. Причём сразу по всем направлениям.

• Минус 10 миллионов по банку. После загрузки выписок в 1С расчётные счета ООО ушли в минус на 10,9 млн, а ИП — на 18,1 млн рублей. Несмотря на это, компания спокойно принимала платежи и платила подрядчикам, а бухгалтер делал вид, что всё в порядке.

• Не проведены документы на 30+ млн. За всё время был проведён всего один акт. Остальные оплаты на сумму свыше 23 млн рублей так и остались «висяками». Ещё 10 млн значились как покупка валюты, при том что валютного счёта в учёте не было вообще.

• Путаница с договорами и задолженностью. Реализация шла по одному договору, оплата — по другому. В итоге обороты по взаиморасчётам не сходились, а дебиторка и кредиторка разрослись до 39 млн рублей. Даже возврат комиссии банка на 100 тысяч был проведён как оплата от покупателя.

• Переплаты по налогам и взносам почти на миллион. Из-за хаотичного разнесения доходов и отсутствия закрывающих документов налогооблагаемая база ИП выросла до 21 млн рублей вместо 16 млн, а страховые взносы всё время платили по ставке 30% вместо 15%. Только на этом компания переплатила около 950 тысяч рублей.

• Оплата НДС раньше срока. Налог за 1 квартал в 6,6 млн рублей бухгалтер заплатил одним платежом, хотя мог разбить на три месяца и не выводить деньги из оборота так резко.

Если бы собственник вовремя не спохватился, всё могло закончиться доначислениями, штрафами и блокировками счетов. Банки и крупные контрагенты могли легко отказать в операциях или расторгнуть договоры, увидев такие несостыковки в учёте.

У клиента было два юрлица — ИП и ООО, поэтому фактически пришлось вести два параллельных проекта.

• Сначала разобрали банк и эквайринг. Загрузили все выписки в 1С и вручную проверили каждую платёжку. Сопоставили их с договорами и назначениями, закрыли старые дыры. По эквайрингу вообще не было ни одной операции — расчёты с физлицами пришлось восстанавливать с нуля.

• Затем подтянули расчёты с поставщиками и клиентами. Нашли неучтённые документы на 23 млн в ИП и 35 млн в ООО. Подняли акты, счета, договоры, которых в базе просто не было. Часть вытащили из «Диадока», часть запросили у клиента и контрагентов. Так закрыли дебиторку и кредиторку, которые раньше висели мёртвым грузом.

• После этого настроили зарплату и кассу. В ООО выплаты шли и через банк, и через кассу, но касса ушла в минус на 78 тысяч — её просто никто не закрывал. В ИП зарплата вообще не была настроена: в учёте висели только налоги и взносы без начислений. Всё провели заново, оформили приказы, отправили отчёты в фонды.

• На финальном этапе пересчитали налоги и вернули переплаты. Восстановили расчёты за весь 2024 год и первый квартал 2025-го, подали уточнённые декларации. За счёт этого снизили налогооблагаемую базу ИП с 21 до 16 млн и сэкономили 850 тысяч на НДФЛ. По страховым взносам подготовили корректировки и вернули почти 100 тысяч переплаты.

В практике быстрорастущих IT-компаний подобные истории встречаются куда чаще, чем кажется. Высокая скорость сделок, сложные договоры, сотни контрагентов, разные схемы расчётов — всё это многократно усложняет бухгалтерию. Даже когда процессы формально выстроены, в деталях может скрываться хаос, который проявляется только при глубокой проверке.

Такие ситуации — не всегда следствие чьей-то некомпетентности. Зачастую это просто побочный эффект роста: бизнес развивается быстрее, чем учёт успевает за ним. Главное здесь — не искать виноватых, а вовремя остановиться, провести аудит и вернуть порядок в финансовые процессы. Это даёт возможность сохранить доверие партнёров и ресурсы для развития, а не тратить их на исправление накопленных ошибок.

Если хотите читать больше таких кейсов и понимать, как устроена бухгалтерия в IT-бизнесе изнутри — подписывайтесь на наш телеграм-канал → https://telegram.me/Kontakt72IT.