Язык — враг ваш, но диктофон иногда друг: как звонки и мессенджеры становятся доказательствами в налоговой проверке

Есть старая китайская мудрость: «Язык — это лестница, по которой беда входит в дом». Для налоговых проверок ее можно немного адаптировать: язык — это еще и быстрый лифт к доначислениям, если сотрудники говорят по телефону с инспекцией «примерно», «по памяти» и «как поняли».

язык — это еще и быстрый лифт к доначислениям, если сотрудники говорят по телефону с инспекцией «примерно», «по памяти» и «как поняли».

Свежий пример — постановление АС Западно-Сибирского округа от 10.02.2026 по делу № А70-7271/2025. Инспекция выиграла спор, где среди доказательств фигурировали выводы о фиктивных сделках, серой зарплате, искажении табелей и полной занятости работников при оформлении на неполное время. Один из работников подтвердил обстоятельства по телефону, инспекция оформила телефонограмму, а суды приняли ее в совокупности с другими доказательствами.

Что произошло в деле

По итогам выездной проверки налоговики заявили, что компания использовала спорного контрагента для фиктивного документооборота, а обналиченные средства направлялись на выплату серой зарплаты.

Компания защищалась стандартно: низкие зарплаты объяснялись неполной занятостью. По версии налогоплательщика, часть работников трудилась на полставки, кто-то работал утром, кто-то после обеда, кто-то по индивидуальному графику.

Но инспекция собрала более широкую картину. Проверяющие сопоставили сведения о прежнем исполнителе работ, миграцию работников между компаниями, данные поставщиков, пропускной режим, объявления о вакансиях и показания работников. То есть телефонный разговор не был единственным доказательством, но стал частью общей доказательственной конструкции.

Для бизнеса главный вывод неприятный: налоговая проверка сегодня слушает не только документы. Она слушает людей, читает переписку и сопоставляет сказанное с табелями, пропусками, вакансиями и банковскими операциями.

Что сотрудники говорят по телефону — и чем это опасно

Сотрудник обычно не воспринимает звонок инспектора как налоговый риск. Для него это «просто спросили». Для инспекции — это способ получить фактуру.

Чаще всего спрашивают не абстрактные вещи, а бытовые детали: кто ставил задачи; где реально работал сотрудник; полный день был или полставки; кто выдавал деньги; были ли наличные выплаты; кто фактически выполнял работы; видел ли сотрудник представителей контрагента; где хранились материалы; кто подписывал документы; кто был фактическим руководителем.

И дальше начинается самое опасное. В табеле стоит неполный день, а сотрудник говорит: «Да я работал как все, с утра до вечера».

В договоре указано, что работы выполнял подрядчик, а работник говорит: «Да какие подрядчики, наши ребята все делали».

По документам зарплата официальная, а сотрудник отвечает: «Остальное директор выдавал наличными».

В актах стоит контрагент, а человек говорит: «Я такую компанию вообще не видел».

Каждая такая фраза может показаться бытовой и неточной. Но в налоговом споре ее положат рядом с пропусками, табелями, вакансиями, перепиской и выписками. И фраза станет не разговором, а кирпичом в стене доначислений.

Телефонограмма — не протокол допроса

Здесь важно не путать процессуальные формы.

По ст. 90 НК РФ налоговый орган вправе вызвать свидетеля, которому известны обстоятельства, имеющие значение для налогового контроля. Показания свидетеля должны заноситься в протокол, а перед получением показаний свидетеля предупреждают об ответственности за отказ, уклонение от дачи показаний или за заведомо ложные показания.

По ст. 99 НК РФ при проведении действий налогового контроля составляется протокол. В нем должны быть отражены существенные обстоятельства налогового действия: кто проводил, где, когда, кто участвовал и что происходило.

Телефонный разговор, служебная справка или телефонограмма — это не то же самое, что полноценный допрос свидетеля. Если налоговая фактически получает свидетельские показания, но не оформляет их по правилам статей 90 и 99 НК РФ, защите нужно ставить вопрос о допустимости такого доказательства.

В практике были случаи, когда суды не принимали сведения, полученные налоговиками по телефону, если они не были оформлены протоколом допроса свидетеля по НК РФ. В частности, в обсуждаемой практике по делу № А40-9757/2012 указывалось на проблему отсутствия протокола допроса по статьям 90 и 99 НК РФ.

Но есть важная оговорка: если телефонный разговор — не единственное доказательство, а часть общей картины, суд может оценить его вместе с другими материалами. Поэтому защита должна спорить не только с формой телефонограммы, но и со всей доказательственной связкой инспекции.

если телефонный разговор — не единственное доказательство, а часть общей картины, суд может оценить его вместе с другими материалами.

Мессенджеры: новый черновик бизнеса

Вторая опасная зона — мессенджеры.

Бизнес давно живет в Telegram, WhatsApp¹, Viber, VK Messenger, личной почте и чатах «сам себе». Там согласуют платежи, акты, зарплаты, контрагентов, документы, даты и то, что лучше бы не писать вообще.

В официальном письме будет аккуратно:
«Просим направить закрывающие документы».

А в чате уже честнее:
«Сделай акт задним числом, надо закрыть квартал».

В договоре работы выполняет подрядчик.
А в Telegram: «Работы наши сделают, от них только документы».

В табеле полставки.
А в рабочем чате: «Завтра все с 9 до 18, без опозданий».

В ведомости официальная сумма.
А в переписке: «Белую сегодня, остальное наличкой в пятницу».

Вот почему мессенджер для налоговой — почти идеальный источник. Там люди пишут короче, честнее и опаснее, чем в официальной переписке.

Какие сообщения особенно вредны

Самые опасные сообщения обычно выглядят буднично. Никто не пишет: «Совершим налоговое правонарушение». Пишут проще.

«Поставь в табеле полдня, как обычно» — риск по НДФЛ, взносам и реальному режиму работы.

«От них только документы, работы наши» — риск по фиктивному контрагенту.

«На карту не кидай, лучше наличкой» — риск по серой зарплате и неучтенным расчетам.

«Сделай акт задним числом» — риск по реальности и периоду операции.

«Если позвонят из налоговой, скажи, что не помнишь» — риск уже не только налоговый, но и репутационно-процессуальный.

«Печать у нас, подпишем сами» — риск по подконтрольности контрагента.

Налоговая ищет не красивые формулировки, а факты. И такие фразы дают факты лучше любого протокола совещания.

Можно ли использовать запись разговора в интересах компании

Да, и это важный момент. Если инспекция использует слова сотрудников, бизнес тоже не обязан играть вслепую. Запись разговора, допроса, осмотра или иного взаимодействия с проверяющими может помочь защитить компанию, если потом в протоколе окажется не то, что человек сказал.

Полезная позиция есть у Верховного суда. В Определении ВС РФ от 06.12.2016 № 35-КГ16-18 суд указал, что аудиозаписи являются самостоятельным средством доказывания. Запись телефонного разговора была сделана одним из участников разговора и касалась обстоятельств, связанных с договорными отношениями сторон. Поэтому запрет на фиксацию такой информации на этот случай не распространялся.

Да, это гражданское дело, а не налоговый спор. Но вывод полезен: если лицо само участвует в разговоре и фиксирует его для защиты своих прав, такая запись не становится автоматически недопустимой только потому, что другая сторона не дала отдельного согласия.

если лицо само участвует в разговоре и фиксирует его для защиты своих прав, такая запись не становится автоматически недопустимой только потому, что другая сторона не дала отдельного согласия.

Зачем записывать разговоры с проверяющими

Не для конфликта и не для ролика «как я победил инспектора». Запись нужна для защиты.

Во-первых, чтобы сверить протокол. Сотрудник мог сказать: «Я не помню точный график», а в документе может появиться: «Работал полный день».

Во-вторых, чтобы зафиксировать наводящие вопросы. Например: «Правильно я понимаю, что деньги вам выдавали наличными?» — и дальше неуверенный ответ могут превратить в сильный вывод.

В-третьих, чтобы подтвердить процессуальные нарушения: не разъяснили права, не предупредили об ответственности, не дали внести замечания, отказались отразить существенные пояснения.

Фраза перед началом фиксации должна быть спокойной: «В целях точной фиксации хода мероприятия и последующего оформления протокола я веду аудиозапись».

Это не нападение на инспектора. Это нормальная гигиена защиты.

Как сделать запись пригодной, а не бесполезной

Просто файл «разговор.m4a» — слабое доказательство. Нужно, чтобы было понятно, кто, где, когда и о чем говорил.

Практически безопаснее: указать дату, место и участников в начале записи; не обрывать запись кусками; сохранить оригинал файла; не монтировать; после мероприятия составить служебную записку; сверить запись с протоколом; при несогласии внести замечания прямо в протокол.

Суд будет смотреть относимость, допустимость и достоверность записи. Поэтому чем аккуратнее фиксация, тем выше шанс, что она поможет, а не станет новым спором.

Переписка может быть не только риском, но и защитой

Мессенджеры тоже можно использовать в интересах компании. Переписка может подтвердить реальность сделки: переговоры с контрагентом, согласование объема работ, передачу материалов, фото результата, устранение недостатков, участие подрядчика, сроки выполнения.

Но обычный скриншот — это слабый формат. Лучше использовать нотариальный осмотр переписки, выгрузку сообщений, подтверждение номера, привязку к договору, платежам, актам, фото, геометкам и другим доказательствам. Один скриншот — одиночный солдат. Скриншот в связке с документами — уже подразделение.

Что сделать директору и главбуху

Первое. Провести инструктаж сотрудников. Не учить врать. Объяснить, что если человек не помнит, он говорит «не помню», если не знает — «не знаю», если лично не видел — «утверждать не могу», если вопрос непонятен — просит уточнить.

Второе. Проверить рабочие чаты. Если там живут задние даты, наличка, фиктивные акты и формальные подрядчики, это не чат, а налоговая мина.

Третье. Ввести регламент общения с проверяющими: кто принимает вызовы, кто уведомляет юриста, кто сопровождает сотрудников, кто фиксирует действия, кто проверяет протокол.

Четвертое. Не мешать сотрудникам являться на допрос. По ст. 170 ТК РФ работодатель обязан освобождать работника от работы с сохранением места при исполнении государственных или общественных обязанностей. В налоговом контексте препятствование явке свидетелей может сыграть против компании.

Пятое. Использовать аудиофиксацию там, где есть риск давления, искажения показаний или спорного протокола. Спокойно, законно, без театра.

Вывод

Для аудитории Клерка главный вывод простой: налоговый спор сегодня может развалиться не только на договоре, счете-фактуре или табеле. Он может развалиться на телефонном разговоре сотрудника или сообщении в Telegram.

Язык действительно может стать врагом компании. Но правильно сделанная запись иногда становится щитом.

Жить не скучно: налоговая слушает сотрудников, оформляет телефонограммы, читает мессенджеры, сопоставляет пропуска, вакансии, табели и банковские операции. Бизнесу пора отвечать тем же уровнем дисциплины: готовить людей, фиксировать процесс и не писать в чатах то, что потом стыдно читать в акте проверки.

Если нужна помощь по налоговым проверкам, подготовке сотрудников к допросам, сопровождению осмотров, выемок, телефонных опросов и анализу переписки — подробности по ссылке.

Мои книги по налогам, проверкам, защите бизнеса, допросам, выездным проверкам и работе с ФНС — здесь.

Если статья была полезна — ставьте лайк и подписывайтесь. Лайк, конечно, не удалит опасное сообщение из рабочего чата, но иногда помогает вовремя вспомнить: в налоговой проверке язык — это не средство общения, а потенциальное доказательство.