Кассовый разрыв на прибыльном строительном объекте: что проверить и как выстроить объектный БДДС

Строительный объект показывает прибыль, работы выполняются по графику, но в платежном календаре появляется дефицит: нужно платить поставщикам, субподрядчикам и сотрудникам, а деньги от заказчика еще не поступили.

Разовая корректировка платежного календаря может закрыть текущий разрыв. Перенос платежа поставщику или использование денег другого объекта тоже временно решают проблему. Но если такая ситуация повторяется, причина обычно находится не в самой оплате, а раньше — в несогласованности графика работ, закупок, приемки и расчетов с заказчиком.

Для бухгалтерии и финансовой службы это принципиально: прибыльность объекта и его обеспеченность деньгами нужно контролировать раздельно.

У строительного проекта одновременно существует несколько графиков:

• выполнение работ;

• закупка материалов;

• расчеты с поставщиками и субподрядчиками;

• предъявление выполненных работ заказчику;

• приемка;

• поступление оплаты.

Во времени они обычно не совпадают.

Материалы могут потребоваться до начала соответствующего этапа. Поставщик может работать по авансу. Субподрядчику необходимо рассчитаться после выполнения его части работ. Зарплата выплачивается по установленному графику.

При этом деньги от заказчика могут поступить позже — после выполнения работ, оформления документов, приемки и наступления предусмотренного договором срока оплаты.

Поэтому бухгалтерская прибыль и денежный поток отвечают на разные вопросы. Прибыль показывает экономический результат проекта. Денежный поток показывает, способен ли проект профинансировать себя в конкретный момент.

Если контролировать только доходы и расходы, кассовый разрыв можно обнаружить уже тогда, когда нужно проводить платежи.

При построении прогноза недостаточно взять производственный график и распределить выручку по месяцам.

Статья 746 ГК РФ связывает оплату строительных работ с размером, сроками и порядком, установленными законом или договором. Статья 753 ГК РФ регулирует сдачу и приемку результата работ либо предусмотренного договором этапа.

Общее правило статьи 711 ГК РФ также связывает оплату работы с передачей результата, если договором или законом не предусмотрен другой порядок. Право на аванс должно следовать из закона или условий договора.

Для финансовой модели это означает, что нельзя автоматически считать месяц выполнения работ месяцем получения денег.

Между этими событиями могут находиться:

выполнение работ → оформление документов → предъявление → приемка → наступление срока оплаты → поступление денег.

Если в БДДС отсутствуют эти промежуточные этапы, прогноз поступлений будет смещен относительно реального денежного цикла.

В корпоративном БДДС можно увидеть ожидаемые поступления и выплаты компании в целом. Но этого недостаточно, чтобы понять, какой объект формирует дефицит и почему.

Например, общий платежный календарь показывает, что в определенный период поступлений недостаточно для предстоящих выплат. Из него не всегда видно, что причина связана с конкретным объектом, где закупка материалов началась раньше, чем предполагалось, а приемка выполненных работ сместилась.

Еще одна проблема возникает, если бюджет объекта существует только как расчет доходов, расходов и плановой маржи.

Такой бюджет может подтверждать прибыльность проекта и одновременно не показывать максимальную сумму денег, которую потребуется вложить до получения оплаты заказчика.

Поэтому для строительных проектов необходим отдельный денежный поток по объекту с последующей консолидацией в общий БДДС компании.

Рассмотрим последовательность без привязки к конкретной компании и суммам.

Подрядчик заключает договор, который по расчетной себестоимости является прибыльным. Для начала работ требуется мобилизация, закупка материалов и авансирование отдельных исполнителей.

Расход денежных средств начинается.

Затем выполняется этап работ. После этого готовятся документы и начинается приемка.

Только после приемки наступает предусмотренный договором срок оплаты.

До поступления денег компания уже может иметь обязательства перед поставщиками, субподрядчиками и персоналом по следующему этапу.

Проект остается прибыльным, но накопленный денежный поток временно становится отрицательным.

Если такой разрыв не был рассчитан заранее, финансовой службе приходится искать источник финансирования уже после возникновения обязательств.

Полученный аванс улучшает остаток денежных средств, но его нельзя автоматически считать свободным ресурсом компании.

Он связан с будущим исполнением договора.

По мере закрытия работ аванс может зачитываться, поэтому последующие поступления оказываются меньше стоимости предъявленных этапов. Если этого не учесть в прогнозе, объект сначала будет выглядеть обеспеченным деньгами, а дефицит проявится позднее.

Поэтому авансы необходимо учитывать отдельно как минимум по двум направлениям:

• авансы, полученные от заказчиков, и порядок их зачета;

• авансы, перечисленные поставщикам и субподрядчикам.

Отдельного контроля требуют удержания, если договор предусматривает, что часть оплаты поступит значительно позже основного объема расчетов.

Объектный БДДС целесообразно начинать не с банковских операций, а с производственного графика.

Сначала определяется, какие этапы работ и когда должны быть выполнены.

Затем к этим этапам привязываются закупки и договорные обязательства: когда необходимо заказать материал, перечислить аванс, рассчитаться с поставщиком или субподрядчиком.

Следующий слой — предъявление и приемка работ заказчиком.

После этого строится график поступлений с учетом условий договора, авансов, их зачета и возможных удержаний.

В результате появляется связанная последовательность:

работы → закупки и обязательства → предъявление → приемка → поступления и выплаты.

Если один из элементов меняется, прогноз денежного потока объекта необходимо пересчитать.

Именно здесь разовая таблица начинает переставать работать. Если данные регулярно меняются в производственном графике, договорах и закупках, а БДДС корректируется вручную отдельно от них, финансовая служба постоянно работает с уже устаревшим прогнозом.

Для контроля проекта недостаточно смотреть только на фактические поступления и списания со счета.

Полезно регулярно сопоставлять несколько показателей.

Прогнозный остаток денег по объекту. Он показывает, в какой период денежная позиция становится отрицательной.

Максимальная потребность в финансировании. Это наибольшая сумма, которую потребуется временно предоставить проекту из других источников.

Накопленный денежный поток. По нему видно, когда объект возвращает ранее вложенные в него средства.

Выполненные, предъявленные, принятые и оплаченные работы. Расхождения между этими стадиями помогают определить, где задерживается превращение выполненных работ в деньги.

Принятые обязательства. В прогноз должны попадать не только уже проведенные платежи, но и заключенные договоры, размещенные заказы и подтвержденные работы субподрядчиков.

Дополнительно необходимо контролировать остатки полученных и выданных авансов, задолженность заказчиков и удержания.

Такой анализ позволяет увидеть проблему до появления неоплаченной платежной заявки.

Когда денег уже не хватает, финансовая служба обычно начинает с оперативных действий: уточняет ожидаемые поступления, пересматривает очередность платежей, связывается с заказчиком, поставщиками и руководителем проекта.

Для конкретной ситуации это необходимо. Но такие действия не устраняют источник повторяющихся разрывов.

Причины могут находиться на трех разных уровнях.

Проблема возникает в самой модели планирования.

Например, поступление от заказчика ставят в месяц выполнения работ, хотя договор предусматривает приемку и последующий срок оплаты.

Другой вариант — в БДДС включают только платежи, но не учитывают уже принятые обязательства, которые приведут к выплатам позднее.

В этом случае нужно менять правила формирования прогноза.

Производственные и финансовые решения принимаются отдельно друг от друга.

Руководитель объекта меняет сроки. Снабжение раньше размещает заказ. Поставщик требует другой график расчетов. Финансовая служба узнает об изменениях только при получении заявки на оплату.

Разовая сверка здесь не решает проблему. Необходимо определить, кто и когда передает изменения в прогноз и кто отвечает за его актуальность.

Производственный график, договоры, закупки, акты, платежный календарь и бухгалтерские данные могут находиться в разных информационных системах и таблицах.

Даже при правильной методологии финансовой службе приходится вручную переносить изменения и повторно сверять данные.

Автоматизация может сократить такую работу, но только после того, как определены единые аналитики и правила процесса. Иначе система автоматизирует уже существующие несогласованности.

Объектный БДДС нельзя сделать исключительно задачей бухгалтерии или финансового отдела.

Финансовая служба не определяет фактические сроки выполнения строительных работ и не управляет закупками на площадке.

Руководитель проекта располагает информацией о производственном графике.

Снабжение знает сроки заказов и условия расчетов с поставщиками.

Финансовая служба связывает эти данные с условиями договоров, поступлениями, выплатами и источниками финансирования.

Поэтому необходимо не только создать форму БДДС, но и определить порядок ее обновления.

Если производственный график изменился, финансовый прогноз должен измениться вместе с ним.

Если объект регулярно требует незапланированного финансирования, можно пройти по следующей последовательности.

1. Сопоставьте работы и поступления.

Проверьте, совпадает ли прогноз поступлений с условиями предъявления, приемки и оплаты по договору. Само выполнение работ еще не означает поступление денег в том же периоде.

2. Проверьте закупки и будущие обязательства.

Убедитесь, что в прогноз попадают не только оплаченные счета, но и уже заключенные договоры, заказы и обязательства перед подрядчиками.

3. Отдельно проверьте авансы.

Сопоставьте полученные авансы с графиком их зачета, а выданные — с последующими платежами поставщикам и исполнителям.

4. Выделите удержания.

Если часть оплаты поступает позднее основного расчета, она не должна увеличивать доступный денежный поток раньше предусмотренного срока.

5. Рассчитайте накопленный денежный поток объекта.

Определите период максимального дефицита и момент, когда объект возвращает вложенные средства.

6. Проверьте процесс обновления прогноза.

Если после изменения графика работ БДДС продолжает жить отдельно, проблема носит уже не расчетный, а организационный характер.

Если объектов немного, условия договоров относительно стабильны, а изменения происходят редко, проблему можно решить организационно.

Достаточно определить структуру объектного БДДС, единые аналитики, ответственных за данные и периодичность пересчета.

Сложность возрастает, когда объектов много, одновременно изменяются графики, закупки и договорные условия, а данные приходится собирать из нескольких систем.

В такой ситуации ручная сверка становится постоянной частью процесса. Финансовая служба тратит время уже не на анализ, а на повторный сбор и согласование информации.

Это признак того, что задача выходит за рамки исправления отдельной таблицы. Требуется формализовать процесс, определить источники данных и только после этого решать вопрос автоматизации.

Нормально организованный процесс не означает отсутствия кассовых разрывов вообще. Для строительного проекта временная потребность в финансировании может быть предусмотрена самой экономикой договора.

Критерий качества другой: такой разрыв должен быть известен заранее.

Финансовая служба должна понимать, какой объект формирует потребность в деньгах, когда возникает максимальный дефицит, какие обязательства его создают и когда вложенные средства вернутся.

Если очередной кассовый разрыв снова обнаруживается только в момент формирования платежей, разовые корректировки не решили проблему.

Процесс можно считать управляемым, когда производственный график, договорные условия, закупки, обязательства и денежный поток объекта регулярно пересчитываются как единая модель, а общий БДДС компании формируется уже на основе этих данных.