Почему автоматизация – не всегда хорошо

Стремление сделать бизнес-процессы более динамичными и надёжными породило огромный рынок программных продуктов, направленных на автоматизацию учётных процессов и документооборота. Игроки этого рынка проводят агрессивные рекламные компании, внушая целевой аудитории необходимость внедрения именно их решений в сфере автоматизации. В настоящее время автоматизация, в той или иной степени, присутствует во всех компаниях. Никто не ведёт бухгалтерский учёт исключительно на бумаге. К автоматизации подталкивает и государство, которое не в состоянии обработать растущее количество отчётов от бизнеса без применения компьютерных технологий. Но автоматизация идёт всё дальше, и вот уже появляются «виртуальные сотрудники», созданные с применением искусственного интеллекта.

С какими проблемами сталкиваются компании, вступившие на путь более глубокой автоматизации?

Во-первых, расходы на создание и поддержание решений в сфере автоматизации могут перекрыть преимущества таких решений. Стоимость «железа» и «софта» – это лишь малая часть расходов, которые придётся понести в связи с автоматизацией. Для наладки и поддержания работоспособности придётся оплачивать услуги соответствующих специалистов, услуги консалтинговых компаний. Некоторые сотрудники станут из-за этого незаменимыми, потому что только они будут знать, как решать проблемы с ПО.

Во-вторых, желаемое ускорение может обернуться замедлением: неудобная программа, которая не учитывает специфику бизнеса или часто сбоит, вызывает проблемы не только психологического характера (раздражение сотрудников, нежелание работать), но и приводит к задержкам в выполнении производственных задач, к ошибкам. Например, задержка случится, если для одобрения платежа необходимо, чтобы ряд сотрудников в программе документооборота поставили свои виртуальные подписи, при этом один из них уедет в командировку и окажется недоступным для программы.

В-третьих, подсев на высокотехнологичное решение, компания перестаёт брать на работу хороших специалистов, способных двигать бизнес. Вместо них компания стремиться набирать людей, работавших в определённой компьютерной программе. Вызывает удивление, когда в качестве основного критерия при найме на работу менеджера по продажам оборудования применяется не знание рынка этого оборудования, а знание программы работы с клиентами CRM. Или, вместо хорошего финансиста, который может принести компании прибыль, берут на работу финансиста, который раньше работал в программе SAP.

В-четвёртых, бизнес становится уязвимым в случае воздействия внешних факторов, влияющих на работу программных продуктов, обновлений. Например, вследствие санкций крупные компании столкнулись с проблемой поддержки SAP.

Чтобы автоматизация не приводила к негативным последствиям, следует понимать, что она не должна становиться способом компенсировать недостатки внутренней организации работы. С её внедрением эти недостатки могут только усугубиться. Поэтому, при наличии проблем в организации работы, надо сначала устранить эти проблемы. Например, более чётко регламентировать порядок взаимодействия определённых подразделений.

Рекомендуется описать и наладить процесс, подлежащий автоматизации, до её проведения, так как любая автоматизация происходит по алгоритму, который должен быть предопределён. При этом здесь не имеется ввиду техническое задание для автоматизации, а именно выполнение функции имеющимися средствами. Например, процесс согласования договоров можно организовать по электронной почте с ведением реестра договоров в Excel определённым сотрудником.

Как ни странно, но проекты по автоматизации проваливаются из-за того, что цели определены неправильно. Например, руководство предприятия решает, что система бюджетирования должна быть переведена из Excel в соответствующую программу. Департамент ИТ охотно с этим соглашается и внедряет новый программный продукт. По ходу дела выясняется, что этот продукт не заменяет Excel, а дополняет его, так как для его наполнения бюджет всё равно должен быть перед загрузкой свёрстан в Excel. Ещё пример: руководство холдинга хочет видеть результаты деятельности компаний в режиме реального времени. Для этого внедряется сложное и дорогостоящее ПО (Data Warehouse), и в управляющей компании сажают финансового аналитика, который строит отчёты с помощью технологии OLAP и отправляет их руководству. Руководство ничего в этих отчётах не понимает, так как привыкло оценивать бизнес по трём основным показателям, которые ему всегда давали директора предприятий.  

Кроме того, надо хорошо изучить планируемый к внедрению программный продукт, получить объективные (а не рекламные) отзывы тех, кто его уже использует. Может оказаться, что с внедрением автоматизации простой процесс только усложнится и потребует больше ресурсов, чем до неё.

Из всего вышесказанного следует вывод, что сама по себе автоматизация может оказаться не только благом, но и злом, если в какой-то момент её внедрение станет самоцелью, оторванной от реальных потребностей бизнеса.