Экспедиторские документы и ж/д накладные переводят в электронный формат: утверждены новые правила

📌 Правительство утвердило порядок электронного обмена экспедиторскими документами и железнодорожными накладными. Новые правила начнут действовать с 1 сентября 2026 года.

Разбираем, что изменится для бизнеса 👇

Речь идет о:

• поручениях экспедитору;

• экспедиторских расписках;

• складских расписках;

• железнодорожных накладных.

По общему правилу с 1 сентября 2026 года такие документы должны оформляться именно в электронной форме и размещаться в ГИС ЭПД.

Для работы потребуется заключить договор с оператором негосударственной системы электронных перевозочных документов.

📌 Именно через такую систему будет происходить обмен документами между:

• экспедитором;

• клиентом;

• государственными информационными системами.

Оператор также будет передавать документы в ГИС ЭПД.

Электронные документы будут формироваться в формате XML.

Создавать файлы смогут:

• экспедитор;

• клиент.

При этом правила прямо устанавливают:

❗ самостоятельно изменять уже сформированные документы нельзя.

Контроль будет двухэтапным:

✔ первичную проверку проводит оператор системы;
✔ итоговую проверку — ГИС ЭПД.

Это означает более строгий контроль за корректностью перевозочных документов.

Все электронные документы будут храниться в ГИС ЭПД в течение 5 лет.

📌 При запросе госорганов документы нужно будет предоставлять через специальное ПО, интегрированное с системой электронных перевозочных документов.

Новые правила затронут:

• транспортные компании;

• экспедиторов;

• логистические организации;

• грузоотправителей и грузополучателей.

Бизнесу уже сейчас стоит:

✔ проверить готовность к электронному документообороту;
✔ оценить интеграцию с ГИС ЭПД;
✔ подобрать оператора системы ЭПД;
✔ подготовить внутренние процессы к обязательной цифровизации.

📎 Источники:
Постановление Правительства РФ от 27.04.2026 № 469
Постановление Правительства РФ от 27.04.2026 № 470