Как я автоматизировала постановку задач в бухгалтерской компании: одна таблица и ИИ

Поменялся закон — появилась новая отчётность. Клиент сегодня хочет одно, завтра другое: открыл счёт, нанял людей, сменил налоговый режим. А через три квартала приходит новый бухгалтер и обнаруживает, что какой-то задачи по клиенту просто нет. И никто не знает, с какого момента.

У меня задачи ставили роботы Битрикса: на каждый вид работы свой робот со своими условиями. Сначала их настраивал интегратор, потом я научилась делать это сама.

Но в бухгалтерском бизнесе настройки меняются постоянно. У одного клиента новый налог, у другого появились сотрудники, третий открыл счёт в другом банке. Роботов приходится перенастраивать хоть каждую неделю — и этого всё равно мало. Каждая правка — разобраться в условиях, вспомнить, где что настроено, и ничего не сломать. А увидеть целиком, что положено по конкретному клиенту, нельзя: всё разложено по множеству настроек.

А бухгалтеры привыкли видеть клиента в таблице: все задачи на одном экране, со сроками и галочками. Только таблица сама задач не ставит.

Взяла у таблицы наглядность, а у программы — постановку задач.

Все задачи клиентов записаны в одной таблице правил. Одна строка — одна повторяющаяся задача: что сделать, по какому клиенту, кто делает, как часто, когда ставить и какой срок.

Так это выглядит у меня.

У меня около тридцати клиентов, и в таблице 358 действующих строк: ежедневные, недельные, месячные, квартальные и годовые задачи.

Каждое утро маленькая программа читает таблицу и ставит задачи на сегодня. У меня — в Битрикс, но так же можно ставить в любую систему, которая принимает задачи. Программа делает одно: ставит задачи бухгалтерам. Ничего лишнего.

• Наглядность. Бухгалтер планирует работу по клиенту прямо в таблице: видит все его задачи целиком, переставляет, добавляет, убирает. Бухгалтеры и так делают это каждый день — когда заводят нового клиента или разбираются, что положено по текущему. В таблице им привычно и удобно. Теперь это планирование сразу превращается в поставленные задачи.

• Я ушла из постановки задач. Раньше любая правка шла через меня или через интегратора. Теперь мои бухгалтеры сами добавляют и правят задачи в таблице, без меня.

• Правка занимает минуты, а не часы: дописать задачу, убрать, поменять периодичность или срок.

• Новому бухгалтеру не нужно искать, чего не хватает: всё, что должно ставиться по клиенту, перед глазами.

• Настройки не живут в голове одного человека. Таблицу понимают все.

Основная работа — не программа, а таблица.

Готовой таблицы у меня не было. Задачи ставили роботы, и кто за кого что сдаёт, когда и почему, было разложено по их настройкам. Я сама, вместе с ИИ-моделью, выгрузила всех роботов Битрикса, разобрала, что каждый из них ставит по каждому клиенту, и собрала всё в одну таблицу. Времени на это ушло немало. Но сбор такой таблицы — это и есть анализ задач по клиентам, и он окупается сразу: уже при сборке нашлись задачи, которые ставились клиенту, давно ушедшему, и задачи, которые клиенту были положены, но не ставились.

А программа, которая ставит задачи по готовой таблице, — на самом деле самая простая часть. Её я тоже сделала сама, с ИИ-ассистентом.

Если у вас такая таблица уже есть, например в Google, задача, считайте, решена. Если таблицы нет, а есть алгоритм постановки — клиент на УСН, значит такие задачи, на ОСНО — другие, — проще всего собрать таблицу с помощью нейросети: выгрузить то, что есть, и разложить по клиентам. Так сделала я.

• Проверку на любую дату. Программа должна уметь показать, какие задачи встанут в любой день, ничего не ставя. Так я в сентябре увидела, что годовые отчёты в январе не встали бы, и починила это заранее.

• Страховку. Если утром задачи не поставились, кто-то должен узнать об этом в тот же час, а не через неделю от клиента.

Как вы ставите задачи по клиентам: в таблице, роботами CRM, в 1С, вручную? Пробовали подключать к этому ИИ? И где у вас теряются задачи? Расскажите в комментариях — интересно сравнить.