Вопрос эффективной постановки задач и контроля их исполнения, пожалуй, актуален в любой компании. Даже состоящей из трех человек. А как это устроено у бухгалтеров?

Вопрос из «Красного уголка бухгалтера»:

«Подскажите, как выстроен процесс постановки задач главбухом и его замом бухгалтерам на участках в ваших отделах? Какое-то ПО, таблицы на гуглдокс, почта, сообщения в мессенджерах или устно? Как отслеживаете сроки, факт выполнения и результат работы на качество?»

Недавно на «Клерке» была публикация о том, где бухгалтеру отслеживать и структурировать задачи.

Там советовали и простой блокнот (или общую тетрадь), и CRM, и просто эксель. Самый суровый предложил все держать в голове, но это, пожалуй, чересчур.

А вот что пишут комментаторы:

«Все давным давно распределено по участкам. Если что сделать надо, коммуникаторы в помощь. Проверяется так же, когда вспомнится. Но. если бухгалтерия большая, а большая, это от 30-40 чел., надо прогу заводить».

Еще кто-то недоумевает:

«Интересный вопрос, никогда не задумывалась над этим. Бухгалтерия это машина, вот интересно, мотор тоже задумывается над тем как работает каждая шайбочка, винтик или тормозные колодки?».

Пожалуй, какой-то бизнес-процесс по плстановке и контролю выполнения задач все-таки должен быть. За всем уследить «из головы», наверное, проблематично.

Кто-то действует «по старинке»:

«Я на почту отправляла указания со сроком исполнения. Почта корпоративная».

Хотя почтовый клиент тоже можно на контроль исполнения настроить. Там вообще много возможностей.

Вариант предыдущего совета:

«У нас более 30 человек в бухгалтерии. Плюс в разных регионах. Разбито все на участки. На каждом есть руководитель. Все занимаются определенными задачами. Главный бухгалтер назначает совещания в скайп-бизнес(мы пока удаленно работаем) с замами, ставит какие-то новые, дополнительные задачи. Затем замы доносят до подчиненных либо через почту, либо также совещанием. В основном по почте идут какие-то задания».

Кто-то советует разные варианты CRM:

«Любой сервис-деск или любой таск-менеджер. Очень удобно. Trello, Jira,битрикс 24 на худой конец».

Еще есть «Планфикс», кстати. Много чего можно в нем настроить, даже выставление счетов, к примеру.

Еще рекомендуют tracker.yandex.ru.

А подытожим вот этим:

«Читаю все это, и вспоминаю, что есть огромные бухгалтерии, где некоторых и не знаешь, с кем работаешь. И так всем глубоко плевать на сам результат работы, потому что ты его не видишь и получаешь ЗП, оговоренную в ШР. Да, тут не знаешь, что лучше, одни люли в одни руки, или многоступенчатый пофигизм?».

Где-то заплакал эффективный менеджер-оптимизатор работы отдела.

Про специалистов по продажам, менеджеров и еще про некоторые профессии бытует поговорка: «три стадии развития менеджера — стикеры, эксель, CRM». А как подобное происходит у бухгалтеров?

Вопрос из «Красного уголка бухгалтера»:

«Поделитесь опытом, как вы отслеживаете задачи (рабочие и личные). Я на данный момент веду в экселе список. Но надеюсь есть какие то более удобные варианты, может приложение в телефоне или ещё что-то. А если в экселе — то как примерно вы группируете задачи? С отчётностью все более менее понятно, а остальное?».

Одна из комментаторов присоединилась к топикстартеру:

«Мне тоже интересно послушать. Представляете, вчера весь день была уверена, что ещё четверг, 4-е число. ЗП не заплатила. Только вечером обнаружила, что пятница закончилась».

Вот так вот, рабочая неделя закончилась, но не в голове. А все потому, чтот нужно структурировать информацию на внешних носителях, всего в голове не удержать.

Кто-то советует различные CRM, к примеру, Bitrix24, кто-то Trello.

А кто-то советует классику:

«Много, что пробовала, но пока удобнее рукописного блокнота ничего не нашла. Пишу задачи накануне вечером, далее вычеркиваю по мере решения дописываю новые. Вечером переписываю, в задание на следующий день, то, что не решила за текущий. У меня 2 обычные тетрадки по 48 листов, для удобства».

Как говорится, «самый тупой карандаш всегда надежнее самого острого ума».

Кто-то советует Путь Силы (шутка):

«Nirvana или Maxdone посмотрите, по мотивам книги Джедайские техники».

Ну хоть не «коллинар» из «Стартрека».

Еще звучали варианты «стикеры на стенке» и различные варианты блокнотов и тетрадей. К примеру:

«Блокнот, удобного размера, чтоб в сумку и не тяжёлый. Отчёты и постоянные задачи( налоги, зарплата, оплата коммуналки, касса и банк понедельно — это в табличке на месяц. Одна диагональ — отправила, вторая крестиком — сдано. Остальное, в том же блокноте по мере поступления. Блокнот на 3-4 мес. Потом нужное переношу в новый. Старый в мусорку. Для напоминалок календарь в телефоне. Пробовала приложения, поняла, что лишний напряг. Старомодная я».

Правда, стоит ли бухгалтеру блокнот в мусорку выкидывать? Может, лучше в шредер?

Зато самый суровый комментатор сказал лаконично и кратко:

«В голове».

Это, наверное, высшая категория. Правда, иногда головы точно не хватает.

Базовый тариф сервиса для управления бизнесом «Битрикс24» стал бесплатным для всех компаний из-за коронавируса.

До этого без ограничений на платформе могли работать только компании до 12 человек. Сервис снял этот лимит, чтобы бизнес нес меньше убытков при переводе сотрудников на удаленную работу, пояснили в компании журналу Inc. Кроме того, удаленная работа поможет сотрудникам почувствовать себя в безопасности.

Ранее из-за коронавируса Google сделал бесплатными премиум-функции Hangouts для удаленных конференций. Компания хочет помочь бизнесу и образовательным учреждением оставаться на связи.

929 CRM
5765
330 CRM