Под отчет без отчета: как цифровизация ФНС превратила корпоративную карту в источник налоговых рисков

Банки очень любят вручать генеральным директорам корпоративные карты, привязанные к счету, рассказывая про комфорт и удобство. Конечно, любой банк зарабатывает на комиссиях за обслуживание, комиссиях за эквайринг и так далее.

И, если, руководители четко знают, что главбух усомниться в целесообразности оплаты счета на покупку путевки в Тайланд, золотого колечка или даже колбасы с вином, то при оплате карточкой можно ни у кого ничего не спрашивать. 

А ещё, если срочно нужен НАЛ, но не хочется платить НДФЛ и взносы, то многие считали нормальным просто закинуть себе денег на личную карту в “Под отчет”. И раньше такие “подотчетные фактически безотчетные” суммы висели в дебиторке годами. Но времена меняются

ФНС анализирует движения по счетам, картам и шлет требования. Рассмотрим одно из них. В сентябре 2025 года ИФНС №19 по г. Москвы направила  налогоплательщику требование о представлении пояснений. Это — живая иллюстрация того, как работает новый подход.

Что запросила налоговая?
Пояснения по расходам за полугодие 2025 года на сумму 2 407 918,89 руб., совершенным с расчетного счета организации с использованием платежной    карты MIR, выданной сотруднику.

Что насторожило инспекцию? В требовании детально, построчно, расписаны десятки операций с указанием магазинов, дат и сумм. Вот лишь часть чекаута:

• HENDERSON, TAUM AUVENYU (одежда, аксессуары) — на сотни тысяч рублей.

• OZON, WILDBERRIES (онлайн-ритейл) — регулярные платежи.

• LES Fitness (фитнес-клуб) — ежемесячные списания.

• AVTOMOJKA (автомойка), GOLDAPPLE (косметика), METRO (оптовые товары) и т.д.

Налоговая прекрасно видит ОКВЭД компании и  обычные безналичные траты: аренда, канцтовары, зарплата….   И явно траты по карте не соответствуют характеру бизнеса.

Суть запроса: подтвердить, что траты по карте носят производственный, а не личный характер. Куплены ли на Wildberries канцтовары для офиса или личные вещи? Оформлен ли фитнес как корпоративная забота о здоровье сотрудника по договору? Есть ли приказы, отчеты, оприходование товаров?

Налоговая прямо указывает: если деньги выданы под отчет на нужды организации, но сотрудник не отчитался (не предоставил авансовый отчет и оправдательные документы), неизрасходованный остаток становится его личным доходом. С него нужно исчислить НДФЛ и страховые взносы.

Если компания не сможет предоставить чеки и  документально подтвердить экономическую оправданность расходов, то  по итогам камеральной проверки будет вынесено решение с доначислением страховых взносов (ставка - до 30%) и НДФЛ ( от 13-22%)

В октябре 2025 года Верховный Суд РФ поставил точку в споре между ООО «МиСТ» и налоговой инспекцией Оренбургской области. История началась банально: в расчете 6-НДФЛ за 2022 год ФНС обнаружила расхождения. Сумма выплат сотрудникам на карты (9 млн рублей) превысила отраженные в отчетности доходы. Налоговая запросила пояснения: на каком основании эти суммы не включены в базу по НДФЛ?

 Общество ответило, что это необлагаемые выплаты, но документы, подтверждающие этот факт, представлены не были. После уточненного расчета и повторных требований ФНС вынесла решение о доначислении НДФЛ в 571 тыс. рублей.

Ключевые этапы судебного пути:

• Первая и апелляционная инстанции: поддержали ФНС. Суды указали, что при отсутствии доказательств целевого расходования (авансовые отчеты, оприходование ТМЦ) перечисленные средства считаются доходом физлица.

• Арбитражный суд округа (кассация): встал на сторону компании. Его логика: пункт 7 статьи 88 НК РФ запрещает в ходе камеральной проверки требовать дополнительные документы, кроме прямо указанных в законе случаев. Компания вправе, но не обязана что-то доказывать.

• Верховный Суд РФ: отменил кассацию и восстановил решения первой инстанции. Это главный прецедент.

Позиция ВС РФ, которую должен знать каждый бухгалтер:

«Камеральная проверка проводится... на основе документов, представленных налогоплательщиком, а также других документов о деятельности налогоплательщика, имеющихся у налогового органа» (п.1 ст.88 НК РФ).

«Риск негативного исхода... возлагается на налогоплательщика, не представившего вместе с пояснениями необходимые для проверки документы и не устранившего сомнения в правильности и достоверности сведений».

Проще говоря: если у ФНС возникли вопросы на основе ее данных (выписки по счетам, сверки с контрагентами), а вы не предоставили убедительных опровергающих документов, ваша позиция будет признана несостоятельной. Ссылаться на формальный запрет истребования документов бесполезно.

1. Эра «цифрового следа» наступила. ФНС в режиме реального времени анализирует потоки денег, сверяет их с отчетностью и выявляет аномалии. Корпоративные карты — не серая зона, а прозрачный канал для контроля.

2. Бремя доказывания лежит на вас. Решение ВС четко закрепило: если у инспекции есть данные, вызывающие сомнения, а вы не можете их развеять документально, последствия — доначисление налогов, пени, штрафы (ст. 123 НК РФ).

3. «Под отчет» — не спасение. Сам факт перевода денег на карту сотрудника не делает выплату необлагаемой. Только строгое соблюдение процедуры:

   • Приказ руководителя на выдачу под отчет.

   • Четкие цели и сроки.

   • Своевременный авансовый отчет.

   • Оправдательные документы (чеки, накладные, акты), подтверждающие хозяйственную нужду компании.

   • Оприходование приобретенных ценностей.

4. Персонализация рисков. Траты, не характерные для бизнес-активности (фитнес, люксовые товары, регулярные бытовые покупки), — красный флаг для алгоритмов ФНС.

• Пересмотреть политику использования корпоративных карт. Четко определить допустимые категории трат.

• Усилить внутренний контроль. Установить жесткие сроки сдачи авансовых отчетов (в пределах 3 рабочих дней после трат/возврата из командировки).

• Обучить сотрудников. Каждая покупка по служебной карте должна быть обоснована и подтверждена чеком с правильным наименованием товара.

• Документировать всё. Даже если ФНС формально не запрашивала документы в рамках конкретной проверки, их отсутствие в вашем архиве лишает вас главного аргумента в споре.

• Отвечать на требования ФНС. Игнорирование запроса о пояснениях ведет к блокировке счета (ст. 76 НК РФ) и штрафу по ст. 129.1 НК РФ.

Цифровизация ФНС — это не только удобные личные кабинеты. Это система тотального налогового мониторинга, где нестыковки между реальными потоками денег и отчетностью становятся видны как на ладони. Легитимность подотчетных сумм теперь нужно не заявлять, а доказывать. Доказывать еще до того, как придет требование из инспекции. Бизнес, который этого не понимает, вступает в зону серьезных финансовых и репутационных рисков.

Автор : Людмила Ганичева,

 Генеральный директор ООО “Стандарты Аудита”