Полное руководство по использованию мобильного приложения «1С-ЭПД»

Приложение работает в паре с рабочим местом из программ: «1С:Клиент ЭДО», «1С:Бухгалтерия», «1С:БГУ», «1С:ERP.УХ», «1C:УНФ», «1С:Розница», «1C:ERP», «1С:КА», «1C:УТ» «1С:Бухгалтерия НКО», «1С:УХ», «1C:Управление автотранспортом», «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП».

Связка «десктопная база 1С - облако - смартфон» - фундамент документооборота. Прежде чем передавать настройки пользователям, надо подготовить р/м в системе. Журнал перевозочных документов показывает статусы документов. Чтобы видеть, кто работает с устройством в журнале нажмите «Еще», установите «Режим использования мобильного приложения». Появится колонка «Мобильное приложение» со статусом подключения. Перейдите по кнопке «Еще» - «Взаимодействие с мобильным приложением». Откроется «Мобильные устройства 1С-ЭПД» - реестр доступов, ролей и состояний. Нажмите «Подключить», чтобы открыть форму регистрации.

Если задача - работа без привязки к сети, выберите «1С:Фреш». Зарегистрируйтесь и добавьте приложение через «Мои приложения». При запуске пройдите «Стартовый помощник», выбрав обмен с контрагентами. Установите расширение для криптографии, добавьте УКЭП и зарегистрируйтесь у оператора ЭДО. После создания базы откройте «Электронные перевозочные документы» и справочник мобильных устройств («Главное» - «Еще» - «Взаимодействие с мобильным приложением»).

При заполнении формы подключения система предложит выбрать схему работы:

Надо определить подпись. Простая электронная подходит для внутренних процессов если есть уведомление об использовании. Усиленная неквалифицированная создается через приложение и имеет сертификацию ФСБ. Признается равнозначной собственноручной в рамках соглашений сторон и законодательных исключений. Усиленная квалифицированная обладает юридической силой и приравнена к синей ручке согласно ФЗ-63 без доп. условий. Если выбрана УКЭП Рутокен, подключите носитель, нажмите «Получить сертификаты» и выберите контейнер. Для УНЭП нужна авторизация на «Госуслугах», установка «Госключа» и подписание заявления в нем.

Разберем особенности подключения по ролям. Перечень сведений о пользователе строго регламентирован его ролью в процессе перевозки.

• Водитель: указывается удостоверение. Для водителей, работающих с титулами 2 (погрузка) и 4 (разгрузка) накладной, 3, 4, 5 путевого листа, нужны «Обмен напрямую» и «УКЭП Рутокен ЭЦП». Это позволяет отправлять документы с места погрузки. Надо отметить: транспортная накладная, путевой лист или оба.

• Медработник: зависит от того, кто делает осмотр. Штатный работник - «Обмен проектами титулов внутри организации». Медик подписывает проект об итогах в приложении, документ уходит на согласование в программу. Др. организация - «Обмен напрямую». Работник подписывает титул, и он поступает в систему.

• Механик и ответственный за одометр: работают с Титулом 3 путевого листа («Предрейсовый контроль технического состояния»). Подписать титул может специалист, соответствующий приказу Минтранса от 31.07.20 № 282. При внутреннем обмене можно использовать ПЭП/УНЭП. При прямом нужна УКЭП. 

После заполнения карточки выберите генерацию кода. Передайте его сотруднику. Останется установить приложение. При запуске оно запросит код. После ввода устройство привяжется к организации, синхронизирует справочники, и пользователь получит возможность формировать, подписывать и предъявлять ЭПД по коду.

Центральный элемент - электронная транспортная накладная (ЭТрН). В отличие от бумаги, которую водитель видит на погрузке/разгрузке, ЭТрН сопровождает его на протяжении рейса, обеспечивая прозрачность и мгновенную фиксацию отклонений. Работа с документом различается в зависимости от схемы обмена данными.

Когда грузоотправитель формирует и подписывает Т1, у водителя в разделе «Погрузка» появляется ЭТрН. Открыв ее, он видит условия. Внимание уделяется блоку напоминаний - система требует сверить данные из файла с отгрузкой. По ссылке «Подробно» можно изучить характеристики. Тут отображаются и штрафные санкции: детализируются по кнопке «Штрафы при погрузке». Нажмите «Погрузка»: проект уйдет в 1С. Водитель может указать недостачу, повреждение, несоответствие. После надо ввести код доступа. Проект титула уйдет диспетчеру. В журнале появится сообщение. Логист открывает титул, изучает комментарии, дополняет их данными о грузе/весе и нажимает «Отправить». После наложения УКЭП документ переходит в статус «В пути».

После подписания логистом статус меняется на «В работе». Открываются инструменты. QR-код формируется сам. При проверке надо показать экран. Меню звонков - набор номера грузоотправителя/грузополучателя из карточки. Кнопка вызова навигации построит маршрут до точки. По прибытии статус сменится на «Разгрузка». Водитель знакомится с тем, что зафиксировал получатель в титуле. Если все прошло штатно, выбирается вариант без замечаний. Если есть ошибки - создается проект с комментариями, вводится код, документ уходит на согласование. Диспетчер проверяет замечания, при необходимости корректирует и завершает титул УКЭП. Логист подписывает титул разгрузки и выходит статус «Разгружено». Водитель нажимает «Завершить документооборот» и документ уходит в раздел «Завершенные».

Система отслеживает нестандартные ситуации. Если меняется доставка, водитель получает уведомление. Статус меняется на «Переадресовка». До подтверждения действия блокируются. При передаче машины др. работнику водитель завершает сеанс. Документооборот закрывается, а новый специалист продолжит работу.

Грузоотправитель подписывает Т1, ЭТрН падает в приложение. Процесс схож: осмотр груза и проверка условий. Отличие - подпись. Выбрав «Подписать и отправить» (или добавив замечания), водитель вводит код от токена/приложения. Т2 уйдет оператору, грузоотправителю, грузополучателю. Все фиксируется в режиме реального времени. После того как грузополучатель подпишет Т3, в приложении появится статус «Разгрузка». Он подтверждает выгрузку. Есть выбор между приемом и добавлением замечаний. После ввода кода сведения о завершении обязательств транслируются участникам и фиксируются в реестре. Можно зафиксировать отказ на этапе подъезда к складу. Если водитель понимает, что средство непригодно для груза, а условия нарушают технику безопасности, выбирается «Отказ от погрузки». Надо указать причину. Подписание документа УКЭП аннулирует заявку, защищая от штрафов.

Независимо от схем, приложение хранит всю летопись. Из ЭТрН по ссылке «История документооборота» можно провалиться в любой этап: увидеть время подписания Т1, проверить, когда создан код или перечитать комментарии, оставленные месяц назад. Это исключает споры, переводя разбирательства в плоскость цифровых фактов.

Электронный путевой лист (ЭПЛ) - цифровой двойник эксплуатации транспорта. В отличие от накладной, фиксирующей груз, ЭПЛ описывает жизненный цикл авто и допуск. Ответственность распределяется между участниками подготовки: медиком, механиком, ответственным за одометр, водителем. Процесс регламентирован законом и разделен на титулы, где каждый имеет свой индикатор состояния.

ЭПЛ начинается не в смартфоне водителя, а в программе диспетчера/логиста. Как сотрудник подписывает Т1, происходит привязка документа к водителю. Документ появляется в приложении в разделе «В работе» со статусом «Медосмотр, техосмотр». При открытии ЭПЛ водитель видит карту контроля: медосмотр, техосмотр, одометр. Тут блоки не заполнены индикаторами.Разберем прохождение контрольных точек:

• Медосмотр. Успешно: строка «Медосмотр» окрашивается зеленым. Появляется отметка, дата и время. Документ остается в разделе «В работе». При недопуске, ЭПЛ переходит в «Завершенные» со статусом «Не пройден медосмотр». Строка загорается красным. Работа с листом блокируется, а выезд невозможен.

• Техосмотр. Допущен к рейсу: в строке «Техосмотр» появляется зеленый индикатор, фиксируется выпуск на линию, дата и время. Если выявлена неисправность, ЭПЛ уходит в архив со статусом «Не пройден техосмотр». Водитель получает уведомление о невозможности начала движения.

• Одометр. После прохождения этапов активируется кнопка внесения данных по пробегу. Водитель вносит показания при выезде. Как они подтверждаются, статус меняется на «В пути». По возвращении все повторяется через кнопку «Завершить поездку», где вносятся показания перед сдачей.

Пока ЭПЛ находится в статусе использования, приложение предоставляет: QR-код ГИС ЭПД и доступ к контактам оформителя. Углубленный функционал возможен при совмещении ролей. Если при подключении администратор наделил пользователя доп. правами, интерфейс расширяется. Появляются кнопки управления титулами.

Роль «Водитель-Механик». В блоке «Техосмотр» появляется кнопка «Внести». Нажав ее, водитель открывает окно ввода результатов ТО. Он проставляет отметку, вводит код приложения и отправляет титул в базу. До подтверждения сотрудником офиса изменения будут доступны. Как только он откроет сообщение в журнале, проверит данные и подпишет титул, поле заблокируется, а в приложении появится индикатор.

Роль «Ответственный за показания одометра». В блоках «Одометр (выезд)»/«Одометр (заезд)» появляется кнопка «Внести». Работник указывает пробег, подтверждает и отправляет. Редактирование сохраняется до наложения УКЭП сотрудником перевозчика. По завершении поездки ответственный нажимает «Завершить поездку», выбирает вид окончания, фиксирует пробег и отправляет Т5 на подпись.

В «1С-ЭПД» можно распределить обязанности так, чтобы водителю оставалось только управление транспортом. Для этого используется схема обмена «Обмен проектами титулов внутри организации». В этом случае внешние специалисты создают проекты титулов, которые затем утверждаются диспетчером в десктопной версии программы.

Медработник. Для Т2 доступно два сценария входа. Через код: водитель показывает экран с листом. Медработник использует считывание кода. ЭПЛ открывается сам. Из списка: нажатием кнопки «Оформить титул» и выбором листа. Медработник отражает результат, выбирает вид осмотра. Дата и время заполняются автоматом, но подлежат корректировке. После нажатия «Подписать и отправить» проект улетает диспетчеру. Он накладывает УКЭП, после чего в приложении будет метка пройденного контроля.

Механик. Процесс идентичен сценарию медработника, но применяется к Т3. Механик сканирует код или выбирает лист вручную, проставляет отметку о выпуске, указывает дату и время проведения контроля узлов и агрегатов. Проект подтверждается УКЭП диспетчера в офисе, что дает системе сигнал разрешить движение.

Ответственный за одометр. Специалист берет на себя внесение пробега. Сценарий тот же: сканирование кода или выбор документа. Пользователь вносит данные при выезде и заезде. Каждый раз проект отправляется на верификацию. После двойной подписи данные считаются юридически значимыми и фиксируются в путевом листе.