Аудит

Все, что нужно знать о кадровом аудите: когда, как и зачем его проводить

Кадровый аудит организации — проверка документации компании, относящейся к кадровому учету для выявления несоответствий в ней. Проводится проверка наличия кадровых документов и их экспертиза.
565 146
Все, что нужно знать о кадровом аудите: когда, как и зачем его проводить

Виды кадрового аудита 

  1. Полный аудит кадровых документов — проверка всех кадровых документов в полном объеме. Результатом такой проверки является: выявление всех нарушений и неточностей и детальные рекомендации по их устранению.

  2. Выборочный аудит кадровых документов — проверка кадровых документов высокой зоны риска и документов, в которых наиболее часто возникают нарушения. Такая проверка дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска которым нужно уделить больше внимания при ведении кадровой документации. К сегментам повышенного риска, например, относятся: оформление трудовых отношений с иностранными гражданами, заключение трудовых договоров с дистанционными работниками, заключение договоров о материальной ответственности, ведение учета рабочего времени, оформление документов по охране труда, порядок расчетов с работниками и т.д.

  3. Внутренний аудит, как правило, актуален для небольших организаций, в которых объем кадровой документации не велик. Такой аудит может провести сотрудник компании, который хорошо ориентируется в трудовом законодательстве и у которого есть навык оформления кадровых документов. Это может быть юрист или начальник отдела кадров. По результатам внутреннего кадрового аудита может не оформляться никакого отчета, а выявленные нарушения исправляются в рабочем режиме.

  4. Внешний аудит предполагает приглашение сторонних компаний, специализирующихся на таких проверках. Никаких лицензий (как, например, это требуется для проведения обязательного аудита) исполнители иметь не обязаны. При таком проведении аудита будет взгляд со стороны на кадровую документацию, что немаловажно. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях. Дадут стоимостную оценку нарушений (размер штрафных санкций), а также рекомендации по устранению нарушений и предотвращению их в будущем.

В каких случаях рекомендуется проводить проверку кадровых документов

Законодательством не закреплен порядок, сроки и необходимость в проведении аудита кадрового делопроизводства. Поэтому его можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам.

Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности.

Например, целесообразно провести кадровый аудит:

  • при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;

  • если участились случаи жалобы работников, при увольнении, предоставлении отпуска, привлечении к сверхурочной работе и т.д.;

  • если работники грозятся пожаловаться в трудовую инспекцию (особенно уволенные работники);

  • при смене руководителя организации;

  • при массовом увольнении работников;

  • при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;

  • если организация запланирована на проверку государственной инспекцией труда.

Этапы кадрового аудита

Аудит кадровой документации, как правило, проводится в офисе заказчика.

При проверке анализируются документы, относящиеся к персональным данным, многие документы должны храниться в специальных сейфах, например, трудовые книжки.

Поэтому если заказчик пожелает провести аудит не на своей территории, то будет затруднительно предоставить оригиналы кадровой документации к проверке.

Этап 1: организационный

Во время этого этапа необходимо:

  • выяснить с какой целью заказчику нужно проверить кадровые документы (внутренний контроль или подготовка к проверке);

  • определить сроки проведения аудита. Они зависят в основном от количества сотрудников, а также от вида деятельности. Сроки могут варьироваться от нескольких дней, до нескольких месяцев;

  • издать приказ о проведении аудита кадровой документации.

Этап 2: согласование перечня документов, подлежащих проверке

Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов.

В зависимости от того, к какой отрасли относится предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

К обязательным документам относятся:

  • штатное расписание с приказом об утверждении;

  • трудовые договора и договора о материальной ответственности;

  • приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и прочие кадровые приказы;

  • график отпусков;

  • уведомления работников о времени начала отпуска;

  • графики сменности (в случае работы по сменам);

  • табеля учета использования рабочего времени;

  • правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);

  • положение по защите персональных данных работника и согласия на обработку персональных данных;

  • трудовые книжки при их ведении на бумажном носителе;

  • книга учета движения трудовых книжек;

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек;

  • должностные инструкции;

  • локальные нормативные акты (положение об оплате труда, положение о премировании, положение о командировках и т.п.);

  • локальные акты по охране труда (инструкция по охране труда, журнал регистрации вводного инструктажа, положение о коммерческой тайне);

  • результаты проведенной специальной оценки условий труда. 

Это далеко не полный перечень требуемых кадровых документов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и др.

Этап 3: проверка и анализ документов

Для начала проверяется наличие кадровых документов. Затем анализируются предоставленные документы с точки зрения требований законодательства.

Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

При проверке документов по охране труда необходимо проверить подписи работников о проведении первичного инструктажа и периодических инструктажей.

С проведенной специальной оценкой труда работники должны быть ознакомлены, условия труда вносятся в трудовой договор. Если на рабочих местах выявлены вредные факторы, то в отчете указываются дополнительные гарантии для работников, работающих на таких местах, например: дополнительный отпуск, доплата за вредность, сокращенный рабочий день и т.д. В этом случае необходимо проверить предоставляет ли работодатель эти гарантии.

Этап 4: оформление отчета по кадровому аудиту

Законодательством не установлена форма отчета по аудиту кадровой документации. Отчет кадрового аудита составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией, проводящей кадровый аудит.

В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.

При составлении отчета учитываются пожелания заказчика, что конкретно он хочет увидеть в отчете, какие нюансы можно расписать в общем, а какие подробно. В отчете также можно указать нарушенные статьи и статьи штрафных санкций с размерами возможного штрафа.

Какую пользу принесет работодателю аудит кадровой документации

Как показывает практика, кадровому делопроизводству в компаниях зачастую уделяется недостаточно внимания. Обязанность составления кадровых документов зачастую возложена на работников, которые не являются специалистами в данной области (секретарь, бухгалтер, экономист), и в силу загруженности по своей основной трудовой функции не всегда могут уделить должное внимание кадровым вопросам.

Аудит кадровой документации дает большой положительный эффект компании. После его проведения руководителю компании становится понятно, в каком состоянии находится кадровая документация. Все ли документы оформлены в соответствии с последними изменениями, принятыми в законодательстве. А какие документы необходимо создать или доработать. Это повышает доверие работников к руководству.

В свою очередь, руководитель компании получает объективные данные, на основании которых может оценивать эффективность работы внутренней кадровой службы, принимать превентивные меры во избежание начисления при очередной проверке штрафов за нарушение трудового законодательства.

Это не только экономит деньги владельца компании, но и поддерживает его репутацию как ответственного работодателя.

Начать дискуссию

ФНС раскрыла отрасли с наибольшим ростом доначислений налогов

Какие компании и типы операций оказались в фокусе внимания налоговой. Обзор для руководителя и бухгалтера.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Рубль, биткоин и ОФЗ падают. Недвижка снова дорожает. IPO, новые дивиденды, новые облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест

Рубль вышел из тени и сразу же упал. Падают и крипта с ОФЗ, только недвижка всегда растёт, ну и золото тоже. Всё больше дивидендов объявляется, выходят новые выпуски облигаций, а я пополнил портфель новыми активами и рассказал о самом интересном, что произошло за неделю.

Рубль, биткоин и ОФЗ падают. Недвижка снова дорожает. IPO, новые дивиденды, новые облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест

5 вредных советов: как создать пароль пользователя 

Одна из основных составляющих защиты информации — пароли. Свод правил о том, как установить и использовать пароли, называется парольной политикой. Разбираем, какие советы в ней могут навредить, а не способствовать безопасности данных компании.

5 вредных советов: как создать пароль пользователя 
29
787
Лучшие спикеры, новый каждый день

Что такое дробление бизнеса и является ли оно законным способом налоговой оптимизации. Формы, критерии и признаки незаконного дробления

Признаки и критерии незаконного дробления, выработанные ФНС и судебной практикой. Главные вопросы, на которые должен ответить налогоплательщик, чтобы доказать  отсутствие схемы.

Интернет-банкинг

Через СБП можно будет оплатить новые виды услуг и выбирать банк

В 2024 году будут расширены возможности оплаты услуг в бюджетную систему через систему быстрых платежей.

1
379
Маркетплейсы

В работе с маркетплейсами появились важные новшества

Собрали для вас подборку важных событий по маркетплейсам в одной новости.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Аутсорсинг

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода

Штрафы за неправильное ведение кадрового делопроизводства достигают в некоторых случаях 200–500 тыс. руб., а проверки ГИТ в последнее время происходят все чаще. 

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода
Кредитование

По потребительским кредитам введут важный запрет

Госдума готовит ко второму чтению депутатский законопроект об ограничении плавающих процентных ставок в кредитовании. ЦБ уже поддержал его как приоритетный.

НДС

Новый онлайн-курс «НДС: расчет, декларация, 1С» — станьте экспертом по НДС за месяц

На носу сдача декларации по НДС за 1 квартал 2024 года. Заполнить и отправить отчет нужно по новым правилам. Кроме того, изменился состав необлагаемых операций, принципы формирование налоговой базы и т. д. Разберитесь во всех нюансах НДС на новом курсе «Клерка».

🚀 Космическая распродажа на «Клерке»! Самые свежие онлайн-курсы за 3690 рублей

Ловите супер-цены, пока они не улетели! Новые курсы по учету на маркетплейсах, финансовому анализу, зарплате, ВЭД и УСН за 3690 рублей. Стартуйте в профессии бухгалтера с курсом «Профессия бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С» также за 3690 рублей!

Банки

Станет невыгодно нарушать права потребителей финансовых услуг

Центробанк борется с недобросовестными схемами продаж финансовых продуктов и мисселингом, видит определенный результат, в том числе по снижению числа жалоб, но этого мало.

3
402
Инвестиции

Где дивиденды, Газпром нефть? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпром нефти

Первое правило дивидендного клуба: если нефть не приносит дивидендов, то это не нефть. Снова смотрим дивидендные акции РФ, которые похожи на билет в счастливую жизнь на личном острове. Продолжаю рубрику дивидендных разборов акций РФ обзором Газпром нефти — очередного дивидендного тяжеловеса нашего рынка.

Где дивиденды, Газпром нефть? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпром нефти
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Акцизы

Доходы от акцизов на табак и алкоголь пойдут на развитие спорта

Такую законодательную инициативу обсудили сегодня на заседании комитета Госдумы по физической культуре и спорту. Она разрабатывается в рамках поручений президента и готовится к внесению.

КоАП РФ

Введут штрафы за самовольное использование централизованных систем водоснабжения

Госдума рассмотрела в первом чтении законопроект о введении ответственности за самовольное пользование централизованными системами водоснабжения и водоотведения.

10 тем, волнующих малый бизнес в России. От наименее до наиболее значимых

Вторая часть результатов нашего исследования о темах, которые волнуют представителей малого бизнеса в 2024 году. В этой статье мы рассмотрим оставшиеся пять наиболее актуальных и значимых тем.

Не забудьте до 15 апреля сдать в СФР подтверждение вида деятельности

Подтвердить основной вид экономической деятельности за 2023 год надо в срок не позднее 15 апреля 2024 года включительно.

Миграционный учет

Власти придумали, как закрыть лазейки нелегальным мигрантам

Госдума приняла в первом чтении законопроект о борьбе с лазейками для нелегальной миграции.

Бесплатно с Жилищное законодательство

Поправки в ЖК-2024: как теперь сдавать квартиры в аренду

С 3 апреля 2024 года вступили в силу поправки в ЖК, которые всколыхнули общественность. Арендодатели решили, что теперь сдавать жилье в аренду, в том числе посуточно, вообще нельзя, или только с согласия соседей. На самом деле революции не произошло.

Поправки в ЖК-2024: как теперь сдавать квартиры в аренду

Приняли поправки в ТК: сверхурочную работу нужно оплачивать по-новому. «Ночной бухгалтер» № 1663

Работодатели пользовались несовершенством кодекса и фактически занижали выплаты сотрудникам. Теперь эту несправедливость исправили.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру

Интересные материалы

НДС

Два момента, за которые цепляются налоговики, чтобы снять затраты и вычеты НДС по субподрядным работам

При налоговых проверках строительных организаций пристальное внимание инспекторы обращают на правильное оформление договоров и первичных документов, связанных со строительными работами.

Иллюстрация: Riccardo Parretti/pexels