НДС перед сдачей декларации: что покажет экспресс-проверка в 1С Бухгалтерия 8 и как исправить ошибки

Перед сдачей декларации по НДС бухгалтер обычно смотрит книги покупок и продаж, сверяет суммы и все равно переживает, что где-то затерялся счет-фактура или вычет попал не в тот квартал. Искать такие ошибки вручную долго, особенно когда за квартал набираются сотни документов.

В «1С:Бухгалтерии 8» с этой задачей помогает отчет «Экспресс-проверка ведения учета». За несколько минут он проверяет, как в базе отражен НДС, и показывает проблемные места с подсказками, как их исправить. Разберемся, что именно проверяет программа, какие ошибки она находит и что с ними делать.

Экспресс-проверка работает как встроенный аудитор. Она проверяет не только НДС, но и другие участки учета. Проверки разделены на группы: положения учетной политики, состояние бухгалтерского учета, операции по кассе, книга продаж, книга покупок и единый налоговый счет.

Для НДС нужны две группы: «Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость» и «Ведение книги покупок по налогу на добавленную стоимость». Их можно запускать отдельно или вместе.

По продажам программа проверяет, все ли счета-фактуры выставлены и не нарушены ли правила их оформления. Основные пункты:

• нумерация счетов-фактур: нет ли пропусков и повторов;

• все ли счета-фактуры выписаны по документам реализации;

• выставлены ли они вовремя;

• совпадает ли выручка в бухучете с начисленным НДС;

• проведен ли документ «Формирование записей книги продаж».

Отдельно программа проверяет, выставлены ли счета-фактуры на полученные авансы в течение пяти календарных дней.

По покупкам программа смотрит, насколько обоснованы и полны вычеты. В первую очередь проверяется, получены ли счета-фактуры по всем документам поступления.

Кроме того, экспресс-проверка находит:

• принятые к вычету суммы НДС с выданных авансов;

• отрицательные остатки НДС, предъявленного поставщиками;

• непроведенные документы «Формирование записей книги покупок» и «Распределение НДС косвенных расходов».

На практике отчет находит одни и те же проблемы. Вот самые частые:

• По реализации или авансу нет счета-фактуры. Такое бывает, если документ забыли создать или создали, но не провели.

• Счет-фактура поставщика не зарегистрирован. НДС остается на счете 19 и не попадает в книгу покупок.

• В нумерации счетов-фактур есть разрывы или дубли. Обычно это следствие удаленных документов или ручной правки номера.

• Счет-фактура выставлен позже срока. Бухгалтер вспомнил про аванс или отгрузку через неделю.

• НДС с аванса поставщику не восстановлен. Товар уже пришел, а налог с предоплаты так и остался в вычетах.

• По НДС от поставщиков отрицательный остаток. Часто это происходит из-за неверного договора в документе или вычета, заявленного дважды.

• Не сделаны регламентные документы по НДС. Без них книги формируются неполными.

Кажется, что это мелочи. Но каждая такая ошибка может закончиться требованием о пояснениях или расхождением с данными контрагента.

1. Откройте раздел «Отчеты» → «Анализ учета» → «Экспресс-проверка ведения учета».

2. Выберите организацию и период. Для НДС лучше брать квартал.

3. Нажмите «Показать настройки» и отметьте нужные пункты: «Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость» и «Ведение книги покупок по налогу на добавленную стоимость».

4. Нажмите «Выполнить проверку».

Через некоторое время программа выдаст результат по каждому пункту. Раскройте раздел значком «+», и вы увидите, в чем проблема, почему она могла возникнуть и как ее исправить.

Многие строки в отчете кликабельны. Дважды щелкните по строке, и откроется документ, в котором найдена ошибка. Можно сразу исправить его и перепровести.

После исправлений запустите проверку еще раз. Иногда одна ошибка тянет за собой другие, и становится понятно, что проблема была в одном документе, а не в десяти.

Иногда замечание не означает настоящую ошибку. Например, так устроена операция или ситуация никак не влияет на отчетность. Такие замечания можно пропустить, но только если вы понимаете, почему программа на них сработала.

Если запускать экспресс-проверку в конце каждого квартала, декларация по НДС перестает быть стрессом: большинство ошибок находится еще до того, как их заметит налоговая. Лучше всего делать это за несколько дней до сдачи, чтобы спокойно все исправить.

Подробно о том, как выполнить экспресс-проверку НДС в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0, рассказываю в видео ниже.