Зачем нужен внутренний документ компании для учёта рабочего времени

Функции табеля учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени имеет несколько важных функций:

• Контроль явок и неявок, соблюдения рабочего распорядка, графика смен и других регламентов.

• Учёт отработанных дней или часов, участвующих в расчётах при начислении заработной платы.

• Ведение статистики по отделам и службам, филиалам и всему предприятию. Это помогает более правильно планировать работу в последующие отчётные периоды.

Как вести табель учёта рабочего времени

С 2013 года многие унифицированные формы первичного учёта переведены в разряд необязательных к применению. Поэтому работодатель может разработать свои формы учёта и обозначения к ним и вести учёт рабочего времени так, как ему это удобно. Однако важно исключить двойственность трактования и различные ошибки при заполнении.

Вот несколько шагов, которые помогут правильно вести табель:

• Определить форму табеля. Форма табеля может зависеть от вида деятельности организации, требований законодательства и внутренних правил компании. Например, это может быть бумажный документ или электронная таблица.

• Заполнить шапку табеля. В шапке табеля необходимо указать период, за который ведется учет рабочего времени, а также наименование организации, подразделения и должности сотрудников.

• Заполнить данные о каждом сотруднике. Для каждого сотрудника необходимо заполнить данные о его фамилии, имени, отчестве, должности и ставке оплаты труда. Также следует указать количество отработанных дней, часов и минут за каждый рабочий день.

• Заполнить данные об отпусках, больничных и других отсутствиях. Если сотрудник отсутствовал на работе из-за отпуска, больничного или других причин, необходимо заполнить соответствующие данные в табеле.

• Подписать табель. Табель должен быть подписан сотрудником, ответственным за его ведение, а также руководителем организации или уполномоченным им лицом.

• Хранить табель. Табели необходимо хранить в соответствии с требованиями законодательства и внутренними правилами организации.

Проверка эффективности планирования

Для лучшего понимания статистики, желательно сверять исходный график работ, составленный руководителем подразделения на месяц, с табелем, где будет отражена фактическая явка сотрудников, за тот же период. Тогда картина будет более полной.

Как использовать бесплатные формы табелей учета рабочего времени

Организации могут использовать унифицированные формы табелей учета рабочего времени, которые можно скачать бесплатно в Excel. Две основные формы, утвержденные Госкомстатом в 2004 году, включают в себя T-12 и T-13. T-12 может использоваться для учета и расчета зарплаты, а T-13 — только для учета дней и/или часов по итогам месяца.

Программное обеспечение также может автоматически формировать и распечатывать нужные бланки. После подписания и учета они могут быть переданы в бухгалтерию для начисления оплаты.

Некоторые организации могут нуждаться в адаптированных формах табелей учета рабочего времени, которые отвечают их уникальным потребностям. В таком случае они могут взять T-12 или T-13 в качестве примера и создать свою собственную форму документа с необходимыми параметрами. Однако, чтобы новый документ вступил в силу, необходимо провести его введение соответствующим приказом руководителя.

Руководство по заполнению учетного табеля: понимание условных обозначений

При заполнении учетного табеля необходимо использовать соответствующие условные обозначения, которые облегчают ведение записей и обработку данных. Если используется унифицированная форма, то необходимо использовать только разрешенные обозначения. Различные типы рабочих дней и прочих событий могут быть обозначены буквенными символами или цифровыми кодами.

Вот некоторые наиболее распространенные обозначения, которые могут встречаться в учетных табелях:

• ФИО сотрудника.

• Дата.

• Номер рабочего дня (для учета отработанных дней).

• Номера часов (для учета отработанных часов).

• Код должности.

• Код отдела.

• Код проекта (для учета работы над конкретным проектом).

• Код видов занятости (например, «основная работа», «дополнительная работа», «отпуск», «больничный» и т. д.).

• Код типа оплаты (например, «почасовая», «окладная» и т. д.).

• Заработная плата за период работы.

• Налоги и отчисления из зарплаты (например, налог на доходы физических лиц, страховые взносы и т. д.).

• Другие вычеты из зарплаты (например, за обеденный перерыв, премии и т. д.).

Кто отвечает за учет рабочего времени

В организации обычно есть специальный отдел, который отвечает за учет рабочего времени сотрудников. Этот отдел может называться отделом кадров, отделом персонала, отделом управления персоналом или отделом учета рабочего времени.

В зависимости от размера организации и ее структуры ответственность за учет рабочего времени может возлагаться на конкретного сотрудника или группу сотрудников, которые отвечают за управление персоналом.

Как разработать правильную схему учета рабочего времени

Для разработки эффективной схемы учета рабочего времени можно использовать следующие рекомендации:

• определите цель учета рабочего времени и его задачи;

• выберите подходящие инструменты и методы учета, например электронные системы учета или традиционный бумажный табель;

• определите правила учета и процедуры сдачи табеля;

• обучите сотрудников использованию табеля и соблюдению правил учета рабочего времени.

Кто утверждает табель и как долго его следует хранить

Табель — это документ, который отражает отработанное рабочее время сотрудников организации за определенный период. Утверждение табеля означает подтверждение его правильности и достоверности.

После утверждения табель должен храниться в соответствии с требованиями законодательства и внутренними правилами организации. В РФ, согласно Трудовому кодексу, табель должен храниться не менее трех лет. Однако в некоторых отраслях, таких как медицина, образование и транспорт, период хранения табелей может быть увеличен до пяти или десяти лет.

Какова ответственность за отсутствие или нарушения учета рабочего времени

Отказ от ведения табеля может повлечь ответственность для ответственных лиц компании и ИП в размере от 1000 до 5000 рублей и для самой компании (штраф) — от 30 000 до 50 000 рублей в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях. Повторные нарушения будут караться строже.

Как корректировать табель отработанных часов и дней

Ведение учета отработанных часов и дней является важным аспектом для расчета зарплаты сотрудников в организации. При этом могут возникать ситуации, когда необходимо внести корректировки в табель.

При работе с бумажными табелями правки вносятся вручную. Неправильные значения зачеркиваются, а рядом с ними записываются правильные значения. На любом свободном месте делается пометка «Исправлено», указываются ФИО сотрудника, который внес изменения, его подпись и дата.

В случае ведения табеля в электронном виде после внесения изменений в систему производится распечатка нового документа (табеля), который должен быть подписан. Для отслеживания изменений в системе учета документов можно добавить дополнительный признак, например «корр.» рядом с номером документа.

В этом случае санкции могут быть наложены как на всю организацию, так и на конкретное ответственное за ведение табеля лицо.

Помимо этого, стоит учитывать, что формат табеля может быть гибким и подстроенным под особенности конкретного бизнеса. Для заполнения табеля можно использовать системы автоматизации, связанные со СКУД и другими программными или программно-аппаратными комплексами.