Автоматизированная организация и учет рабочего времени: убираем человеческий фактор

Даже на самом маленьком предприятии работодатель обязан контролировать продолжительность производственных процессов коллектива.
44 13
Автоматизированная организация и учет рабочего времени: убираем человеческий фактор
Иллюстрация: Projecto.pro

Все нюансы важны: сколько часов, дней или месяцев трудился сотрудник, как долго был в отпуске или на больничном, какой установлен график — свободный или соответствующий строгому внутреннему распорядку дня по официальному производственному календарю. Учетно-организационные мероприятия необходимы не только в силу требований закона, но и в целях повышения результативности производства, а также для объективной мотивации штатных единиц!

К сожалению, строгий учет рабочего времени, как и его грамотная организация — не самое простое занятие для ответственных лиц. И помочь им могут два фактора:

  • уверенное знание принципов и особенностей, предусмотренных нормативно-правовыми актами и практикой их применения;

  • СКУД (специальные программно-аппаратные комплексы) или более дешевые локальные программы для мелких и средних производств.

Отлично, если работодатель вооружится обоими средствами повышения эффективности трудовых отношений предприятия. Но даже если найти толкового специалиста, разбирающегося в вопросах кадров, не получится — всегда выручит хороший СКУД.

Зачем нужна организация рабочего времени

Если подойти к этому рационально, то в любой компании получится создать идеальный тайм-менеджмент. Вы сможете эффективно управлять важнейшим нематериальным ресурсом — рабочим временем — через оптимизацию его составных компонентов:

  • чередование смен;

  • режим праздников и выходных;

  • введение «перекуров»;

  • графики отпусков и т. д.

Хороший Time Management, конечно, не устранит всегда присутствующий риск массовых эпидемий и подобного форс-мажора. Зато грамотный Time Management обеспечит руководителя надежной системой предотвращения коллапса из-за непредусмотрительности кадровиков, неправильно составляющих графики и не умеющих мобилизовать людей в экстренных ситуациях.

Шесть преимуществ рационального управления временем

Продуманный тайм-менеджмент неизбежно вызовет 6 позитивных изменений в производстве и с его исполнителями:

  • увеличение продуктивности сотрудников из-за четкого распределения обязанностей и соблюдения графиков;

  • прозрачный расчет заработной платы и возможность в любой момент сверить фактически отработанные часы с официальным табелем;

  • оптимизация расходов по заработной плате;

  • улучшение трудовых отношений между членами коллектива за счет наставничества, ротации кадров, их взаимозаменяемости, подбора состава смен и их взаимодействия;

  • точное планирование управления кадрами;

  • нормирование процессов трудовой деятельности.

Конечно, умение достигать перечисленного дается не сразу: нужны опыт, знания и талант. Или тотальный провал проекта с последующим скрупулезным исправлением ошибок.

По крайней мере, теория менеджмента утверждает, что профессиональными управленцами становятся именно так.

Организация рабочего времени и времени отдыха с позиций законодательства

Главным нормативным актом, регулирующим вопросы труда, является ТК. Он действует на территории всех субъектов России, и его нормы являются общеобязательными.

Конкретно порядку ведения учета и организации труда, режиму рабочего времени, обязанностям работодателя и работников, нормальной продолжительности смены и иным вопросам посвящен четвертый раздел ТК.

Статьями с 91 по 105 определены все важнейшие аспекты, касающиеся:

  • планирования внутреннего трудового распорядка;

  • первостепенных и менее значимых условий трудового договора;

  • случаев оплачиваемого освобождения от трудовых обязанностей (простои, обучение, прочее);

  • гибкого графика, нормальной и сокращенной продолжительности труда, неполного рабочего дня;

  • смен и их допустимого количества;

  • суммированного и несуммированного учета рабочего времени;

  • отдыха (перерывы, перекуры, отпуск, отгулы и прочее);

  • ведения табеля учета рабочего времени и способов его контроля и т. д.

Другими словами, в разделе № 4 содержатся условия, правила и принципы, которых обязан придерживаться любой работодатель! Разумеется, перечисленными статьями императивы ТК, касающиеся отношений работника и работодателя, не исчерпываются.

Кодекс регламентирует как положения специальных категорий работников (несовершеннолетние, беременные, родители-одиночки, инвалиды), так и устанавливает общие ко всем требования. Например, 40-часовая трудовая неделя: ни при каких обстоятельствах промежуток с понедельника по воскресенье включительно не должен длиться для исполняющего должностные обязанности работника дольше, чем 40 часов в совокупности.

За 1 месяц получится от 160 до 176 рабочих часов. Это 4 полных календарных недели, дающих от 21 до 22 рабочих дней. Все остальное время выпадает на отдых.

Требования справедливы для любого режима работы без привязки к месяцам:

  • нормированный (5 рабочих дней в неделю по 8 часов);

  • сменный;

  • гибкий (плавающий) график;

  • ненормированный (обязательно письменно согласуется с работником!).

Конкретные условия прописываются в договорах и дополнительных соглашениях к ним.

Другие источники законодательного регулирования

Нормативная база регулирования рабочих взаимоотношений и процессов содержится не только в Трудовом кодексе и Кодексе об административных правонарушениях (КоАП), но и в ряде узкоспециальных федеральных законов. Они регламентируют какую-то одну, узкую сферу:

  • финансирование при несчастных случаях на производстве («Об обязательном социальном страховании»);

  • зарплата и налогообложение («О бухгалтерском учете») и т. д.

Кроме федерального законодательства в стране действует ряд подзаконных норм в виде постановлений Правительства и специальных госорганов.

Нюансы корректного начисления зарплат

Обычно оплату труда производят за один из двух объектов:

  • фактически выполненный объем работ (сдельная оплата);

  • затраченное на трудовую функцию время (посменная/почасовая оплата).

Первый случай более частый. Для расчета таких зарплат необходим учет недель, месяцев и дней, а также начала и конца исполнения ежедневных трудовых обязанностей, в том числе посредством ведения специального табеля.

Ответственные за организационные процессы по рабочему времени

Как правило, на руководителе лежит обязанность планирования рабочего времени, а также принятие мер по его эффективной организации и учету. Такой масштабный процесс должен соответствовать нормативно-правовым требованиям, в том числе применительно к конкретной организационной форме предприятия:

  • бюджетная организация;

  • государственная служба;

  • коммерческое предприятие;

  • оборонный объект и т. п.

Разумеется, непосредственно исполнять указания руководителя будет уполномоченный его приказом подчиненный. Он и будет отвечать за фиксацию рабочего времени сотрудников и организацию четкого учета явок, отсутствия на работе, количества затраченных часов и т. д.

В помощь такому ответственному лицу рассчитывающая зарплату бухгалтерия разработает и утвердит табель. Он может быть как по унифицированной форме (№ 0504421), так и оригинальным: обязанность вести внутренний унифицированный учет отменена еще в 2013 году.

Многообразие способов учета рабочего времени в организациях и у ИП

Обратимся снова к главному источнику правовых норм, посвященных официальной работе, — ТК. В нем установлены 3 вида учета продолжительности исполнения должностных обязанностей:

  • поденный (каждый рабочий день длится одинаковое количество рабочих часов);

  • понедельный (разные дни недели длятся разное время, общее количество часов за неделю одинаковое);

  • суммированный (количество рабочих часов, дней недели в месяце не совпадает).

Другое название поденного и понедельного расчетов — несуммированный. В первом случае зарплата рассчитывается из количества отработанных дней, а во втором — из количества отработанных недель. Суммированный учет ведется по итогам истекшего месяца.

При этом все три вида учета применимы для любых графиков:

  • пятидневка;

  • шестидневка;

  • сменный (согласует профсоюз) и т. д.

Увы, универсального стандарта начисления зарплат нет. Но чтобы обезопасить предприятие от установленных КоАП штрафов, необходимо каждый шаг соотносить с требованиями ТК!

Автоматизированные средства организации рабочего времени

Давайте разберем 2 способа устранения ошибок планирования графиков работы, учета пребывания/отсутствия сотрудников и остальных процессов, касающихся рабочего времени:

  • СКУД (системы контроля и управления доступом);

  • производственные решения с программной реализацией.

Первые достаточно дорогостоящие и сложно вводятся в эксплуатацию, поэтому подходят для крупных и средних предприятий. Вторые приемлемы для малого бизнеса.

Особенности СКУД

Специальные программно-аппаратные комплексы многофункциональны, поэтому нацелены на многозадачность:

  • идентификация перемещающегося по территории предприятия персонала;

  • протоколирование явки и ухода с предприятия;

  • отслеживание перемещений, событий и их длительности (перекуров, обеда, перерывов в работе и т. п.).

А еще со СКУД составляется отчетность по недобросовестным работникам, в том числе собираются доказательства их прогулов и прочих нарушений трудовой дисциплины.

Какие программные решения для производства используются

Вот список из 4 самых популярных вариантов:

  • CRM-системы;

  • модули, дополняющие бухгалтерский софт;

  • тайм-трекеры на рабочих местах сотрудников;

  • таблицы любого редактора.

Первые два являются комплексными методами, а вторые — локальными. Всем перечисленным программным решениям свойственны как специфические недостатки, так и достоинства.

Какие календари подходят для СКУД

Вот три оптимальных категории календарей (их можно заменить подходящим ресурсом, специфически отображающимся в списке календарей):

  • личные — принадлежат только пользователю системы и приглашенным им участникам;

  • рабочие — отражают события, касающиеся трудового коллектива или его структурной части (отдел, служба);

  • корпоративные — открыты для всех сотрудников компании.

Аналогом может стать поездка или другое мероприятие, тоже фиксирующееся в том же самом списке.

Начать дискуссию

Примеры задач для обязательного курса «Начинающий предприниматель»

Мы подготовили действительно ценный курс для предпринимателей. Здесь вы найдете не только задачи по бухгалтерскому учету, но и уникальные жизненные бизнес-ситуации, которые требуют от трупредпринимателей нестандартного мышления и гибкости.

Примеры задач для обязательного курса «Начинающий предприниматель»
5
359

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Зачем Бенефициара объявляют в международный розыск?

Мнение налогового адвоката

Экономика России

В 2023 году дефицит федерального бюджета составил почти 3,23 трлн рублей

Минфин засекретил часть расходов федерального бюджета, за 2023 год они составили 32,35 трлн рублей. Тогда как на доходы пришлось 29,12 трлн.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Банкротство

Совокупные долги банкротов выросли в 2 раза

За 2023 год суд признал порядка 7,3 тысяч компаний несостоятельными. Их задолженность достигла 3,98 трлн рублей.

Общество

На что обратить внимание при покупке загородного дома, дачи или участка

Федеральная нотариальная палата (ФНП) разъяснила, на что обратить внимание при покупке дачи или земельного участка.

Маркетплейсы

У Wildberries появились брендированные грузовики

Автомобили с фирменными логотипами будут доставлять заказы со складов и сортировочных центров до ПВЗ.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Новые штрафы для бизнеса, банки против маркетплейсов и директор с лапками. Что обсуждали сегодня бухгалтеры. 😺«Ночной бухгалтер» № 1667

Бизнес больше не может звонить и отправлять рассылки по смс и e-mail без предварительного согласия абонента. Банкам не нравится, что маркетплейсы проводят платежи через собственную структуру. Компания ищет сотрудника с лапками, который будет создавать уют, контролировать запасы вкусняшек и обниматься. А также другие новости дня для бухгалтера.

Иллюстрация: создана при помощи ИИ playground.com / Елена Балаклицкая
1
171
Банки

Данные об иностранных поставщиках платежных услуг станут закрытыми

Центробанк закроет доступ к перечню иностранных поставщиков платежных услуг до конца 2024 года.

Бесплатно с Социальные пособия

Новый порядок назначения пособия по уходу за ребенком в 2024 году. Мини-курс

Как назначается пособие по уходу за ребенком по новым правилам в 2024 году, какие документы нужно предоставить, рассказываем в мини-курсе и приводим форму уведомления о прекращение права сотрудника на получение ежемесячного пособия.

Новый порядок назначения пособия по уходу за ребенком в 2024 году. Мини-курс
Бесплатно с КоАП РФ

Новые штрафы в КоАП: за «холодные» звонки могут наказать на миллион, как избежать наказания

17 апреля 2024 года вступили в силу поправки в КоАП. Рассказываем, при каких условиях могут оштрафовать за обзвоны, письма и рассылку смс  и как не попасть под санкции.

Новые штрафы в КоАП: за «холодные» звонки могут наказать на миллион, как избежать наказания

Новостной дайджест: правила переводов с Сбербанке, новые меры поддержки МСБ, план Минэкономразвития, изменения в налогах, форум «Создай НАШЕ»

Самое интересное и важное за день в новостном дайджесте.

59
Банки

RBI: Европейский центральный банк потребует быстрее свернуть бизнес в РФ

Raiffeisen Bank International ждет требования от ЕЦБ ускорить процесс сокращения бизнеса в России.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Импорт

Вводится режим «параллельного импорта» для зарубежных патентов

Импорт параллельного характера позволяет ввозить в РФ иностранные товары без получения на это согласия от производителя. Такой импорт считается параллельным, так как он осуществляется независимо от официальных каналов через дистрибьюторов.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Мошенничество

Доверительные отношения между ИП и его бухгалтером обошлись предпринимателю в 20,6 млн рублей ущерба

Бухгалтер из Краснодарского края предстанет перед судом по обвинению в неправомерном обороте средств платежей и мошенничестве.

233

Что такое системное мышление и как руководителю научиться использовать его на практике

Мы живем в мире систем. Рабочий коллектив, проектная группа, спортивная команда, семья, зрители в театре, пользователи приложения — мы всегда находимся во взаимодействии с другими людьми и организациями или участвуем в процессах, а значит ведем системную деятельность. И этой деятельностью важно научиться управлять, чтобы достигать своих целей.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: «Яндекс» будет продавать товары для взрослых, Китай урезал поставки, а россияне стали чаще пить растворимый кофе и есть лапшу быстрого приготовления

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

1
111
Бухгалтеры

Авито ищет бухгалтеров и специалистов по финансам

Разбирайте горячие вакансии от крупной компании. Авито нужен специалист казначейства, бухгалтер и старший бухгалтер!

Отпуска

Как уйти в отпуск в 2024 году: как написать и подать заявление и рассчитать отпускные

Каждый работник имеет право на отпуск. Рассказываем, какие отпуска бывают, как написать заявление на каждый из них, как оплачивается период отдыха и когда работодатель может отказать в его предоставлении.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Маркетплейсы

Госдума защитит трудовые права работников маркетплейсов

Работодатели скрывают трудовые отношения с сотрудниками маркетплейсов под договорами с самозанятыми. Из-за этого работники не получают отпускных и больничных.

95

Интересные материалы

Бухгалтеры

🔥 Безлимитных консультаций больше не будет! Успейте купить подписку «Клерк.Премиум» с безлимитными консультациями

Воспользуйтесь шансом купить подписку с безлимитными консультациями экспертов «Клерка» до 22 апреля, чтобы задавать вопросы без ограничений.