Проектная команда: роли и функции. Сложности реализации

Что такое «команда», более-менее понятно, как и то, что есть «проект». А вот каков общий смысл в соединении этих двух слов? Очевидно, речь идет о какой-то группе единомышленников, занятых изыскательской, творческой или научной работой. Очевидно, такой процесс не может «тянуть» один человек, к нему присоединяется минимум еще один участник.
71 21
Проектная команда: роли и функции. Сложности реализации
Проектная команда: роли и функции

Признаки проектных команд

Начнем с определения того, чем должна заниматься команда проекта. Точных дефиниций не существует, но достоверно известно одно: работа обязательно должна закончиться в срок и запланированным результатом. Он-то и будет считаться финальной точкой, позволяющей подвести итоги, чтобы упразднить сформированный коллектив или приступить к очередному проекту.

О том, как долго будет разрабатываться идея или создаваться новый предмет, проектировщики думают загодя, фиксируя примерную или точную дату. Второе, что намечается, перед тем как перейти к исполнению — его цель. Бесцельные и бессрочные проекты актуальны лишь в романах-утопиях.

Возможные сложности реализации проектов

Проблемы подстерегают исполнителя буквально на каждом шагу. Ни стадия планирования определенной деятельности, ни ее осуществление, а также окончание (в том числе ознаменованное сдачей заказчику результата) не застрахованы от фолов и непредвиденных ситуаций.

Но зачем начинать, если отсутствует желание добиться максимальной отдачи от коллективных вложений труда, ума и материальных ресурсов? А единственный способ эффективно работать над проектом — поручить его компетентным, ответственным и заинтересованным специалистам. О них мы сегодня и поговорим, а заодно о том, какие роли им делегировать и каким образом объединить в продуктивный механизм генерации удачных новинок!

Какая она, хорошая команда управления проектом

Прежде всего, это компетентное, работоспособное и целеустремленное микросообщество, сконцентрировавшееся на выполнении ограниченных во времени задач с прогнозируемым решением! Такой коллектив во имя материального стимулирования или славы активно участвуют в подготовительных, основных и сопутствующих реализации проекта мероприятиях, изо всех сил приближая день его завершения.

Виды проект-тим

Групп «по интересам» может быть масса, но для курирования целевых и нецелевых проектов годятся, конечно, не все подряд. Рассмотрим главный вид профильной классификации — по продолжительности существования:

  • временные (для разовых и 100% инновационных разработок);

  • постоянные (поставленное на поток массовое типовое проектирование).

В обе группы участники могут приглашаться как на период «от и до», так и эпизодически, для выполнения каких-то редких поручений. Например, аудитор, посещающий раз в квартал небольшую IT-структуру. Для тех, у кого вливание в коллектив носит эпизодический и крайне нерегулярный характер, предусмотрена оплата труда сдельная, по факту выполнения разовых поручений. Остальные получают гонорар после успешной сдачи проекта (либо после его провала, с «разбором полетов»).

Понятно, что чем масштабнее запланированное мероприятие, тем больше человек потребуется задействовать в team. Не исключено и объединение в рамках одного большого проекта нескольких команд. И это правильно: чем дифференцированнее распределены роли, тем проще контроль и больше пользы.

Некоторые идут еще дальше, создавая проектный офис. Он занимается только планированием и координацией, распределяя задачи и нагрузку между командами и отдельными трудовыми единицами.

Чем занята команда проекта и кто за что отвечает

Конечно, реализацией запланированных действий! Обычно хорошая команда не напоминает сюжет из «Лебедя, рака и щуки»: за счет строгого разделения функций каждый персонально отвечает только за свой, четко оговоренный инструкцией объем работы. Такие иерархированные структуры считаются самыми жизнеспособными. Заказчики и клиенты понимают, с кого и за что спрашивать, кого награждать как особо отличившегося, а кто явственно провалил свое единственное направление.

С другой стороны, не редкость и те автономные teams, в которых как бы нет жестких рамок и границ самореализации. Как же тогда быть с ответственностью отдельных «винтиков», хаотично работающих на благо всего маховика? Равномерно распределяться. В таких командах одновременно все и каждый несут одинаковую коллективную ответственность — таким «амебообразным организмам» руководитель без надобности, потому что вся команда или большинство выступают в четырех ипостасях:

  • непосредственная работа над проектом;

  • планирование действий;

  • организационные моменты;

  • коммуникации.

Любой внешний фактор будет контактировать с каждым из членов, потребляющих вместе со всеми ресурсы и влияющих на результат.

Кого же брать

Не «выгоревших», не «деформировавшихся», но амбициозных профессионалов, чья область знаний и умений лежит точно в такой же плоскости, что и тема проекта. Не обойтись и без уполномоченного лица заказчика, а также сторонних специалистов.

Хорошо бы еще назначить отдельных контролера и координатора. Они возьмут на себя общение и направление ресурсных потоков.

Давайте обзорно взглянем на структуру типичной команды IT-проекта. Как правило, это одна и та же по составу группа, возглавляемая самым опытным и авторитетным членом. Он отвечает за организацию и планирование. В паре с руководителем факультативно работает администратор (он же проектный менеджер), активно помогая первому.

Профильные специалисты занимаются непосредственным исполнением, а представители заказчика непрерывно контролируют этот процесс. Наконец, приглашаются сторонние эксперты и представители подрядчиков и партнеров. Последние контактируют с сетью распространителей будущей продукции или услуги.

Роль и функции проектного менеджера

Напоминаем: сейчас пойдет разговор об администраторе. Он разгружает рутину, выступая правой рукой вечно занятого руководителя.

Умелый проектный менеджер займется огромным фронтом обязанностей:

  • делопроизводство;

  • отчетность;

  • аналитика и статистика;

  • мониторинг расходов и их обоснованности;

  • организация встреч и их документирование;

  • взаимодействие с членами команды;

  • расставление акцентов.

Ну и своевременное выявление проблем — это тоже полномочие администратора, следящего за правильным курсом и борющегося с помехами, встающими на пути.

Проектная роль: просто о сложном

Сначала акцентируем внимание на таком нюансе: «актер» (т. е. даже отличный специалист) не всегда «попадает» в отведенную ему в команде роль. Еще хуже, когда на 1 должностное лицо возложено 2 и больше ролей.

Но какие же роли актуальны в проектных командах? Не менее 10! Вот базовый перечень:

  • клиент (он же заказчик);

  • инвестор (финансирует проект);

  • лидер (обычно руководитель);

  • поставщик ресурсов;

  • деловой партнер;

  • подрядчик (если говорим о работах);

  • консультант;

  • рядовой исполнитель;

  • администратор (организатор-распорядитель);

  • проектировщик (как же без него!).

Давайте теперь взглянем на участников с другой — психотипической — плоскости. Вы сразу заметите ведомых и ведущих! Например, явного инициатора начинаний и гениального генератора идей, бросится в глаза контролер процессов и любящий порядок педант. Привлечет внимание «душа компании» и удивит умеющий мыслить категориями стратег. Ну и неутомимые «трудовые пчелки» — как же без них?

Создаем проектную команду

Сначала утвердим состав, опираясь на поставленные задачи, намеченные цели и, конечно же, срочность. Трезво оцените потенциальные риски, масштаб предстоящего дела, свои личные возможности и корпоративные ресурсы:

  • люди;

  • время;

  • деньги.

Кто же должен взять на себя этот труд? Руководитель проекта! Даже самая крошечная команда никак не обойдется без своего «рулевого»: он-то и ответит перед заказчиком, займется формированием коллектива и даже переформатирует его, случись в том объективная необходимость.

Стремитесь к разработке детализированного, реалистичного и логически выверенного плана. Для устранения «человеческого фактора» лучше всего прибегнуть к профильному софту, например использовать BPM, автоматический планировщик задач, вменяемую систему управления организациями и т. п.

Рабочая инструкция организатору команд

Вот толковое пособие для самостоятельного сбора проект-команд, составленное из 6 «надо». Организатор таких объединений должен предпринять шесть последовательных шагов, приводящих к созданию адекватной, заточенной под конкретные задачи общности профессионалов.

Итак, если команду собираете вы, озаботьтесь:

  • проработкой логичного плана (хотя бы общего!);

  • правилами и протоколами коммуникации лиц, реализующих конкретные задачи;

  • взвешиванием «за» и «против» проекта (оцените риски и подготовьтесь к тому, что риск может обернуться катастрофическими ситуациями);

  • эмпирической проверкой пропорциональности нагрузки законодательной норме, регламентирующей время труда одного человека (если обнаружена диспропорция, исправьте ее уменьшением количества исполнителей или, наоборот, расширением);

  • приглашением тех работников и «белых воротничков», которые объективно способны преодолеть обозначенный перед каждым «горизонт»;

  • проверкой актуальности предварительно утвержденных функций и их рассредоточением между участниками.

Очевидно, что важные направления будут поручаться только проверенным членам команды либо приглашенным со стороны экспертам, в профессионализме которых сомнений нет. Но неплохо было бы для всех без исключений закрепить обязанности документально (трудовыми договорами, должностными инструкциями).

Конечно, не обойтись и без финансовой составляющей. Например, бухгалтерии придется заложить еще одну строку расходов на нивелирование рисков и/или устранение их последствий. Впрочем, одними деньгами тут не обойтись: понадобится рассчитать и человеко-часы.

Не волнуйтесь, если потом выяснится, что сразу не получилось набрать подходящих под проект исполнителей и по справедливости нагрузить их подходящими квалификационному уровню обязанностями! В ходе реализации задуманного вполне нормально расширять или уменьшать коллектив, невзирая на его сплоченность и продуктивность. Может потребоваться привлечение людей к эпизодической занятости и передача каких-то полномочий тотальному аутсорсингу.

Некоторых участников придется безжалостно вывести «из игры» из-за упразднения их роли, а кого-то предстоит ввести новичком на правах суперузкого специалиста, отправленного на крайне специфичное направление изысканий или реального создания объекта в натуре. И это не говоря уж о тех членах, которые просто «не потянули», допустили серьезные просчеты либо были замечены в излишне «прохладном» отношении к поставленным задачам.

Начать дискуссию

☀️Пора прокачать свои знания. Новый онлайн-курс «Профессия бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С» для самых мотивированных бухгалтеров

Весна — это пора обновления не только для природы, но и для человека. Наверное, вы не раз замечали, что с первыми теплыми днями возникает желание срочно что-то поменять в своей жизни, избавиться от ненужных вещей, сделать новую прическу, испытать новые эмоции и получить новые знания. С последним двумя пунктами вам поможет «Клерк».

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
302

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Власти наконец-то взялись за финансовые пирамиды

Банк России считает приоритетным принятие в ближайшее время так называемого закона о запрете финансовых пирамид.

2
209
Пенсии

Соцфонд предупредил: переезд может повлиять на размер пенсии

СФР разъяснил, что для расчета и доставки пенсии по новому месту проживания нужно известить Социальный фонд о переезде.

Лучшие спикеры, новый каждый день

В России бум первичного размещения акций

Глава ЦБ Эльвира Набиуллина заключила, что рынок капитала снова становится значимым источником ресурсов для реального сектора экономики.

Транспортный налог на дорогие авто считают с коэффициентом 3

До 25 апреля 2024 года организации, у которые есть автомобили, должны сдать уведомление по ЕНП на транспортный налог.

🚀 Космическая распродажа на «Клерке»! Самые свежие онлайн-курсы за 3690 рублей

Ловите супер-цены, пока они не улетели! Новые курсы по учету на маркетплейсах, финансовому анализу, зарплате, ВЭД и УСН за 3690 рублей. Стартуйте в профессии бухгалтера с курсом «Профессия бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С» также за 3690 рублей!

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Пользоваться цифровым профилем стали в 2 раза чаще: зачем

Развивается применение финансовых технологий, и устойчиво растет востребованность людьми услуг Цифрового профиля.

262
Кредитование

Условия предоставления рассрочек сделают понятными и прозрачными

Правовое регулирование предоставления рассрочек недостаточно прозрачное, поэтому ЦБ хочет его уточнить и приблизить к нормам о кредитах и займах.

ФНС раскрыла отрасли с наибольшим ростом доначислений налогов

Какие компании и типы операций оказались в фокусе внимания налоговой. Обзор для руководителя и бухгалтера.

Рубль, биткоин и ОФЗ падают. Недвижка снова дорожает. IPO, новые дивиденды, новые облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест

Рубль вышел из тени и сразу же упал. Падают и крипта с ОФЗ, только недвижка всегда растёт, ну и золото тоже. Всё больше дивидендов объявляется, выходят новые выпуски облигаций, а я пополнил портфель новыми активами и рассказал о самом интересном, что произошло за неделю.

Рубль, биткоин и ОФЗ падают. Недвижка снова дорожает. IPO, новые дивиденды, новые облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест
134

5 вредных советов: как создать пароль пользователя 

Одна из основных составляющих защиты информации — пароли. Свод правил о том, как установить и использовать пароли, называется парольной политикой. Разбираем, какие советы в ней могут навредить, а не способствовать безопасности данных компании.

5 вредных советов: как создать пароль пользователя 
29
863

Что такое дробление бизнеса и является ли оно законным способом налоговой оптимизации. Формы, критерии и признаки незаконного дробления

Признаки и критерии незаконного дробления, выработанные ФНС и судебной практикой. Главные вопросы, на которые должен ответить налогоплательщик, чтобы доказать  отсутствие схемы.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Интернет-банкинг

Через СБП можно будет оплатить новые виды услуг и выбирать банк

В 2024 году будут расширены возможности оплаты услуг в бюджетную систему через систему быстрых платежей.

1
436
Маркетплейсы

В работе с маркетплейсами появились важные новшества

Собрали для вас подборку важных событий по маркетплейсам в одной новости.

Аутсорсинг

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода

Штрафы за неправильное ведение кадрового делопроизводства достигают в некоторых случаях 200–500 тыс. руб., а проверки ГИТ в последнее время происходят все чаще. 

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода
Кредитование

По потребительским кредитам введут важный запрет

Госдума готовит ко второму чтению депутатский законопроект об ограничении плавающих процентных ставок в кредитовании. ЦБ уже поддержал его как приоритетный.

НДС

Новый онлайн-курс «НДС: расчет, декларация, 1С» — станьте экспертом по НДС за месяц

На носу сдача декларации по НДС за 1 квартал 2024 года. Заполнить и отправить отчет нужно по новым правилам. Кроме того, изменился состав необлагаемых операций, принципы формирование налоговой базы и т. д. Разберитесь во всех нюансах НДС на новом курсе «Клерка».

Банки

Станет невыгодно нарушать права потребителей финансовых услуг

Центробанк борется с недобросовестными схемами продаж финансовых продуктов и мисселингом, видит определенный результат, в том числе по снижению числа жалоб, но этого мало.

3
433
Инвестиции

Где дивиденды, Газпром нефть? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпром нефти

Первое правило дивидендного клуба: если нефть не приносит дивидендов, то это не нефть. Снова смотрим дивидендные акции РФ, которые похожи на билет в счастливую жизнь на личном острове. Продолжаю рубрику дивидендных разборов акций РФ обзором Газпром нефти — очередного дивидендного тяжеловеса нашего рынка.

Где дивиденды, Газпром нефть? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпром нефти

Интересные материалы

Акцизы

Доходы от акцизов на табак и алкоголь пойдут на развитие спорта

Такую законодательную инициативу обсудили сегодня на заседании комитета Госдумы по физической культуре и спорту. Она разрабатывается в рамках поручений президента и готовится к внесению.