Оптимизируем управление: автоматизация по целям и KPI

Несложно догадаться, что случится с тем хозяйствующим субъектом, структурные единицы которого будут работать «на себя», а не на общее дело. Исход работы в разнобой красноречиво показал знаменитый русский баснописец, продемонстрировав в стихах бесплодность усилий пятившегося назад рака, взмывающего ввысь лебедя и норовящую уплыть в глубины реки щуку.
49 19
Оптимизируем управление: автоматизация по целям и KPI
Оптимизируем управление: автоматизация по целям и KPI

Так как же скоординировать усилия отдельно взятых служб и/или сотрудников и направить их в единое для компании русло? Об этом задумывался Питер Друкер уже в 1954, предложив миру идею управления любым бизнесом по целям: они могут и даже должны быть разными у разных подразделений, но обязательно должны быть согласованы и направлены на единый результат, к которому движутся все службы, отделы и сотрудники в рамках 1 предприятия

Давайте же тогда поговорим о том, о чем сказано почти 70 лет назад: о системе ключевых показателей. Кстати, такую систему управления можно автоматизировать: рассказываем, каким образом.

Даем четкие понятия процесса

В таком сложном вопросе не обойтись без «расставления точек над «и»» — т.е. без определения базовых понятий. Начнем с главного: что же такое «управление по целям».

Итак, под таким словосочетанием подразумевается особый менеджмент, вводимый для объективной оценки вклада отдельных сотрудников и подразделений в общее дело. Для этого персонифицировано устанавливаются согласованные с целями предприятия «личные» цели, которые должны отвечать четырем критериям:

  • фактическая достижимость (реальность);

  • определенность и релевантность (формулировка по критериям SMART-задач);

  • малочисленность (от 3 до 5);

  • точные характеристики по конкретным показателям (измеримость).

Результат отдельных усилий сравнивается с эталонным значением, наглядно показывающим, насколько значим вклад единицы в общее дело.

Что такое «эталон задач»

По сути, это «головная боль» профессионального планирования. Между тем, от того, насколько будет четко осознан результат, настолько он и будет реалистичен по итогу работы.

Что такое «KPI»

Это ключевые количественные единицы брака, продукции, времени простоя, а также действий сотрудников отдела маркетинга, магазинов и т.п. — всего, что прямо и косвенно позволяет оценить отдачу трудовой единицы. Некоторые ключевые показатели подсчитываются на местах вручную — из-за трудностей с количественным определением.

KPI всегда представлен в понятном числовом выражении, позволяющим сравнивать с запланированным значением идеала. Только KPI дает четкое понимание фактического достижения поставленных задач. Там, где конкретные числа неуместны — за условную оценку берутся проценты.

Последствия внедрения автоматизации

Внедряя автоматизацию, Вы снижаете расходы на сотрудников и повышаете их производительность.

Первое, что Вы заметите вскоре, заполучив эту систему оценки и мониторинга. — это ощутимая эволюция бизнеса. Причина положительного развития проста: контролируемость и прозрачность внутренних процессов, протекающих на любом предприятии. Теперь все руководители и подчиненные в курсе своих непосредственных задач и ясно понимают, насколько от них зависит стимулирующая часть заработной платы.

Помогая друг другу, коллектив проявляет осознанность и единодушие, радея за общее дело во имя получения премий и иных стимулирующих выплат. Кроме естественным образом сгенерированного коллективного желания «стать спицей в одной колеснице», везущей к всеобщему успеху, проявляется и личная заинтересованность в эффективности своего труда.

Принципы автоматизации системы управления по целям и KPI

Первый: предприятие должно осознанно и взвешенно перейти к управлению по целям и ключевым показателям эффективности. Просто захотеть — недостаточно, потому что предстоит большая организаторская работа и план, согласованный «от и до» — в смысле, во всех структурах компании. И чем она крупнее, тем серьезнее будет план.

Качественная автоматизация повлечет внедрение, а оно немыслимо без обучения кадров. На подготовку персонала «с отрывом от производства» нужны время, компетентные специалисты и материальные ресурсы. Добавьте к тратам стоимость установки специальных систем и/или программно-аппаратных комплексов, собирающих ключевые показатели: данные для аналитики и оценки, чтобы «прикинуть» величину предстоящих стартовых вложений.

Наконец, баланс системы. К нему нужно прийти, согласовываясь с разнородными целями, поставленными перед структурными единицами:

  • штатными единицами;

  • подразделениями;

  • филиалами;

  • отделами.

Само собой, под реализацию перечисленного нужен бюджет на оплату обучения, интеграции, софта и других сопутствующих автоматизации контроля приобретений.

Результат автоматизации сбора ключевых показателей

Легко объединяющиеся с бухгалтерским ПО и иным бизнес-софтом системы упрощают управленческую деятельность, облегчая и стандартизируя взаимодействие исполнителей друг с другом. При этом постоянно накапливающиеся статистические данные служат «железными» доказательствами допущенных нарушений, а также надежным базисом для аналитики, планирования, обоснования заключений и проектов.

А вот еще 5 «бонусов» от такой автоматизации контроля:

  • отсутствие человеческого фактора оценки эффективности на 100% исключает ее фальсификацию в корыстных целях;

  • трудовая разгрузка административных работников;

  • получение информации в режиме реального времени;

  • тотальная объективность «прозрачных» оценок эффективности;

  • понижается до оптимального риск ошибочного сбора и ввода данных.

Вместе с аккумулирующим показатели труда ПО можно купить приложение для совместной работы штатных единиц и/или подразделений, учётчик задач, систему контроля и управления доступом и других «помощников» для работы с бизнес-процессами.

Проблемы самостоятельной разработки и внедрения

На вопрос «стоит ли своими силами создавать и внедрять персонифицированную систему автоматизации управления по целям?» — отвечаем отрицательно: нет, если Вы не готовы к кропотливой, сложной и долгой работе по генерации подобных инструментов контроля!

Вот неполный перечень того, что обязательно потребуется разработчику:

  • время — на создание и поддержание функциональности программ;

  • финансы и интеллектуальные ресурсы на разработку, поддержание в рабочем состоянии и эксплуатацию нового продукта;

  • профильный опыт в сфере создания ПО, их интеграции с устройствами ввода на рабочих местах, контролерами, датчиками и иными аппаратными элементами.

Таким образом, невозможно обойтись без квалифицированных программистов, владеющих техникой адаптации софта на аналогичных предприятиях и умеющих разрабатывать эффективную документацию для пользователей и администраторов. Получается, рационально решиться на самостоятельную разработку и внедрение автоматизации управления по целям и KPI могут лишь те, кто располагает собственным IT-отделом.

В остальных случаях мероприятие будет нерентабельным — особенно для малого бизнеса. Ему подойдут готовые системы управления, экономящие время и другие ресурсы. Если договор сопровождения такого продукта предполагает формат аутсорсинга, то технические и иные проблемы будут оперативно решаться без простоев и нервотрепки.

Да, о персонифицированности тиражных (типовых) решений говорить не приходится, зато они подтвердили свою полезность на множестве предприятий и прекрасно адаптируются под клиента. Довольно длительное использование таких повсеместных программ усовершенствовало их настолько, что вероятность разного рода проблем и ошибок в работе близка к нулю.

Актуальность внедрения систем управления по целям в малом бизнесе

Скажем объективно: маленькие игроки рынка просто «не потянут» финансово готовые программные комплексы для автоматизации управления по KPI и целям. Это дорогостоящее решение подходит только средним и крупным предприятиям, готовым оплачивать и внедрять сложные системы, гарантирующие высокую эффективность лишь в условиях масштабной деятельности концернов и групп компаний.

Для малого бизнеса есть доступная альтернатива — недорогие по стоимости и простые в эксплуатации:

  • BPM-системы;

  • планировщики;

  • системы управления проектами.

Начать дискуссию

Власти наконец-то взялись за финансовые пирамиды

Банк России считает приоритетным принятие в ближайшее время так называемого закона о запрете финансовых пирамид.

2
193

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Пенсии

Соцфонд предупредил: переезд может повлиять на размер пенсии

СФР разъяснил, что для расчета и доставки пенсии по новому месту проживания нужно известить Социальный фонд о переезде.

В России бум первичного размещения акций

Глава ЦБ Эльвира Набиуллина заключила, что рынок капитала снова становится значимым источником ресурсов для реального сектора экономики.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Транспортный налог на дорогие авто считают с коэффициентом 3

До 25 апреля 2024 года организации, у которые есть автомобили, должны сдать уведомление по ЕНП на транспортный налог.

🚀 Космическая распродажа на «Клерке»! Самые свежие онлайн-курсы за 3690 рублей

Ловите супер-цены, пока они не улетели! Новые курсы по учету на маркетплейсах, финансовому анализу, зарплате, ВЭД и УСН за 3690 рублей. Стартуйте в профессии бухгалтера с курсом «Профессия бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С» также за 3690 рублей!

Пользоваться цифровым профилем стали в 2 раза чаще: зачем

Развивается применение финансовых технологий, и устойчиво растет востребованность людьми услуг Цифрового профиля.

257
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Кредитование

Условия предоставления рассрочек сделают понятными и прозрачными

Правовое регулирование предоставления рассрочек недостаточно прозрачное, поэтому ЦБ хочет его уточнить и приблизить к нормам о кредитах и займах.

ФНС раскрыла отрасли с наибольшим ростом доначислений налогов

Какие компании и типы операций оказались в фокусе внимания налоговой. Обзор для руководителя и бухгалтера.

Рубль, биткоин и ОФЗ падают. Недвижка снова дорожает. IPO, новые дивиденды, новые облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест

Рубль вышел из тени и сразу же упал. Падают и крипта с ОФЗ, только недвижка всегда растёт, ну и золото тоже. Всё больше дивидендов объявляется, выходят новые выпуски облигаций, а я пополнил портфель новыми активами и рассказал о самом интересном, что произошло за неделю.

Рубль, биткоин и ОФЗ падают. Недвижка снова дорожает. IPO, новые дивиденды, новые облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест
132

5 вредных советов: как создать пароль пользователя 

Одна из основных составляющих защиты информации — пароли. Свод правил о том, как установить и использовать пароли, называется парольной политикой. Разбираем, какие советы в ней могут навредить, а не способствовать безопасности данных компании.

5 вредных советов: как создать пароль пользователя 
29
863

Что такое дробление бизнеса и является ли оно законным способом налоговой оптимизации. Формы, критерии и признаки незаконного дробления

Признаки и критерии незаконного дробления, выработанные ФНС и судебной практикой. Главные вопросы, на которые должен ответить налогоплательщик, чтобы доказать  отсутствие схемы.

Интернет-банкинг

Через СБП можно будет оплатить новые виды услуг и выбирать банк

В 2024 году будут расширены возможности оплаты услуг в бюджетную систему через систему быстрых платежей.

1
433
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Маркетплейсы

В работе с маркетплейсами появились важные новшества

Собрали для вас подборку важных событий по маркетплейсам в одной новости.

Аутсорсинг

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода

Штрафы за неправильное ведение кадрового делопроизводства достигают в некоторых случаях 200–500 тыс. руб., а проверки ГИТ в последнее время происходят все чаще. 

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода
Кредитование

По потребительским кредитам введут важный запрет

Госдума готовит ко второму чтению депутатский законопроект об ограничении плавающих процентных ставок в кредитовании. ЦБ уже поддержал его как приоритетный.

НДС

Новый онлайн-курс «НДС: расчет, декларация, 1С» — станьте экспертом по НДС за месяц

На носу сдача декларации по НДС за 1 квартал 2024 года. Заполнить и отправить отчет нужно по новым правилам. Кроме того, изменился состав необлагаемых операций, принципы формирование налоговой базы и т. д. Разберитесь во всех нюансах НДС на новом курсе «Клерка».

Банки

Станет невыгодно нарушать права потребителей финансовых услуг

Центробанк борется с недобросовестными схемами продаж финансовых продуктов и мисселингом, видит определенный результат, в том числе по снижению числа жалоб, но этого мало.

3
432
Инвестиции

Где дивиденды, Газпром нефть? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпром нефти

Первое правило дивидендного клуба: если нефть не приносит дивидендов, то это не нефть. Снова смотрим дивидендные акции РФ, которые похожи на билет в счастливую жизнь на личном острове. Продолжаю рубрику дивидендных разборов акций РФ обзором Газпром нефти — очередного дивидендного тяжеловеса нашего рынка.

Где дивиденды, Газпром нефть? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпром нефти
Акцизы

Доходы от акцизов на табак и алкоголь пойдут на развитие спорта

Такую законодательную инициативу обсудили сегодня на заседании комитета Госдумы по физической культуре и спорту. Она разрабатывается в рамках поручений президента и готовится к внесению.

Интересные материалы

КоАП РФ

Введут штрафы за самовольное использование централизованных систем водоснабжения

Госдума рассмотрела в первом чтении законопроект о введении ответственности за самовольное пользование централизованными системами водоснабжения и водоотведения.