Тайм-менеджмент. 8 способов спланировать дела на день

Подборка постижимых способов спланировать дела на день разными методами.

Список дел

Царь зверей в мире планирования. Дела могут быть любые —- бытовые или рабочие, в виде заметки в телефоне или списка на листе бумаги.

✅ Основа основ. Списки дел — фундамент для других методов планирования.

✅ Просто и понятно. Ведение списка дел не требует обучения и понятно на уровне интуиции: есть задача — запиши её в список. Изи.

✅ Можно применить техники тайм-менеджмента. Скажем, отводить под одну задачу из списка час и сфокусированно делать её.

✅ Самодисциплина. Фиксируя задачи, мы поручаем себе их выполнить, так что это немного дисциплинирует.

✅ Разгружает голову. Наша голова предназначена для генерации идей, а не для их хранения — так сказал кто-то умный, мы согласны.

❌ Не подойдёт для длительного планирования и масштабных проектов.

❌ Не помогает оценить свои силы. Хорошо, если дел немного и половину можно сделать сразу же. А если их вагон и маленькая тележка с расплывчатыми объёмами и временем, то список ложится мёртвым грузом.

Список приоритизированных дел

То же список дел, но написанный в порядке убывания важности задач. Важность может оцениваться срочностью или объёмом.

✅ Тот же список дел, только лучше. Теперь риск не успеть сделать важную задачу снижается.

✅ То, что действительно важно, влезет в день. Если силы ушли на глажку и поход в магазин, а потом вспомнилась та статья с дедлайном, ресурсов на написание уже не хватит.

✅ Буст эффективности. Важные задачи сильнее влияют на нашу жизнь, и когда мы выполняем их в первую очередь, то добиваемся лучших результатов.

❌ Также не подходит для длительного планирования.

❌ Не учтёт всякие встречи и звонки. Они вроде и важные, а будут висеть в списке дел в начале вплоть до выполнения.

Список 1-3-5

Способ, при котором в день выполняется по девять задач: одна крупная, три средних и пять мелких. Считается, что этого достаточно, чтобы быть продуктивным в течение дня.

✅ Этот способ «идёт» от задач — то есть ты заранее определяешь, что надо сделать. Все дела делаются, а не только крупные. В обычном списке мелкие задачи завалены приоритетными, а с этим методом у них появляется право голоса — и гарантия выполнения.

✅ Максимальная концентрация. Метод помогает сделать все девять задач, распорядившись ограниченным временем.

✅ Удовлетворение от выполненных задач. Бывает, что в списке двадцать дел, и даже если сделать половину, чувства удовольствия не будет. Там ещё много! А с фиксированным списком такой проблемы не будет.

❌ Можно просчитаться. Если задача из конца списка окажется важной и большой, сил уже не будет.

❌ Бывает сложно расставить приоритеты. Когда важная задача не одна, а сразу три или пять, трудно выделить из них главную.

❌ Иногда и девять задач — ту мач. Наш мозг обычно концентрируется на пяти-семи мыслях, а тут сразу девять дамокловых вещей.

Матрица Эйзенхауэра

Делит задачи на четыре группы: важно и срочно; важно и не срочно; неважно и срочно; неважно и не срочно.

✅ Это просто. Для заполнения матрицы достаточно ответить на два вопроса: Это важно? Это срочно?

✅ Универсальность. Этот метод применим в работе, учёбе и бытовых делах.

✅ Подходит для долгосрочного планирования — задачи можно разложить на день, неделю, месяц и даже год. По этому принципу можно распланировать даже бэклог продукта.

❌ Релевантность и отдача тоже важны для планирования, а в матрице фигурируют только важность и срочность.

Расписание дня

То же самое, что и список дел, только с разбивкой по часам. Так проще всего планировать созвоны и встречи.Ещё можно делать временные блоки под выполнение дел (разбор чатов или почты, изучение статистики, что-то типа обеда) или крупных задач (написание текста, подготовка макета, ещё один обед).

✅ Хорошо упорядочивает день.

✅ Задача точно не потеряется.

✅ Снижается тревожность — всё определено, минимум хаоса.

❌ Можно накидать задач больше, чем часов в сутках, или недооценить их объём — тогда поедет всё расписание.

❌ Не всё в наших силах. Встречи и созвоны могут двигаться, обед сорваться.

Блочное расписание дня

Это объединение похожих дел в блоки. Например, в утреннем — душ, зарядка и завтрак, в дневном — рабочие дела, а вечером — приятности для себя.

✅ Подходит для постоянного ежедневного расписания. Блоки можно оставить, а наполнение менять.

✅ Подходит для тех, кому сложно войти в рабочую колею после отпуска, или совам — чтобы плавно и без стресса входить в новый рабочий день.

✅ Баланс между сферами жизни — для каждого занятия свой блок и своё время. Это помогает не путаться в работе и личных делах.

❌ Для этого способа нужна стабильность. Если планы постоянно сдвигаются, а время их выполнения меняется — такой метод только всё усугубит.

Расписание дня от отдыха

Идея метода — планировать время для отдыха и развлечений, а работу делать по желанию и в свободное от отдыха время. Его разработал психолог, так что лежание на диване можно назвать научным подходом к работе.

Кстати, таким способом можно спланировать неделю — к примеру, сначала внести в расписание массаж в пятницу, поход в кино в выходные, баню в среду. А вокруг уже планировать работу.

✅ Отдыхай, чтобы работать, — звучит, как абсолютный кайф. Десять баллов из десяти.

✅ Борьба с прокрастинацией. Теперь ты не думаешь, как бы найти время на отдых, а наоборот.

✅ Отсутствие выгорания приводит к большей продуктивности. Ноу стресс ➡ биг прогресс.

❌ Не подходит в условиях жёсткой загрузки и строгого графика.

❌ Не подходит, если ты не умеешь отдыхать.

❌ Начальнику такое лучше не показывать.

Жёсткие задачи VS Мягкие задачи

Этот метод делит дела на запланированные с чётким сроком, датой, временем и дела с плавающим выполнением. Например, к жёстким будет относиться созвон с коллегами, к мягким — посещение выставки.

✅ Подойдёт тем, чей день насыщен встречами и собраниями. Поможет не упустить из виду важное и не забыть приятное.

✅ Баланс между жёсткими и мягкими задачами помогает нервной системе не перегружаться, прыгая с задачи на задачу.

✅ Помогает структурировать день, а значит, быть продуктивным.

❌ Если жёстких задач больше трёх за день, до мягких можно так и не добраться.

❌ Требует чёткого планирования по времени. К примеру, если рабочая встреча проходит в кафе, нужно заранее выкроить время на дорогу до него. Иначе все планы полетят в тартарары.

Ещё раз: как продвигать свои посты на «Клерке»

Если вы видите это сообщение, значит продвижение работает.

Ещё раз: как продвигать свои посты на «Клерке»
3

Комментарии

1
  • Татьяна

    Мне статья понравилась.

    Практикую составления писка дел на рабочую неделю, корректирую по необходимости. Потом с наслаждением вычеркиваю выполненные дела))

    На выходные тоже пишу список домашних дел и "не дел".

    Мне списки помогают ничего не забыть. Когда все записано в одном месте, легко определяется преоритетность.

«Магнит» поддержал повышение налога на прибыль до 25%

Компания ожидает, что увеличенные ставки налога на прибыль приведут к росту потребительского спроса.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Кабмин принял законопроект Минфина с изменениями в налоговую систему

Правительство принимает введение пятиступенчатой шкалы НДФЛ и другие предложения Минфина по совершенствованию налоговой системы.

У Сбера появилась бесплатная нейросеть для создания коротких видео

Нейросеть Kandinsky Video доступна всем пользователям без ограничений. Она может генерировать видео до 6 секунд по текстовому описанию и по картинке.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Бесплатно с Трудовые отношения

Вызов дистанционщика в офис в 2024 году: когда возможен

По общему правилу, работника, который постоянно трудится дистанционно, нельзя вызывать в офис. Но в отдельных случаях работодатель вправе вызвать дистанционного работника, а он — обязан приехать. Разбираем, когда такая ситуация возможна.

Вызов дистанционщика в офис в 2024 году: когда возможен

Что нужно знать о премиях бухгалтерам по зарплате в 2024 году

Кто устанавливает порядок начисления премии, можно ли заменить премией индексацию, вправе ли работодатель уменьшать премии и другие важные вопросы для бухгалтера по зарплате читайте в обзоре.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Ещё раз: как продвигать свои посты на «Клерке»

Если вы видите это сообщение, значит продвижение работает.

Ещё раз: как продвигать свои посты на «Клерке»
3
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Зарплата

В России 77% компаний МСП стали больше платить сотрудникам

В основном бизнес повысил оклады линейным специалистам и руководителям отделов. Доходы выросли, в том числе и у бухгалтеров.

Как оформить перенос отпуска работника в 2024 году

График отпусков составляется на год вперед, и сотрудники должны уходить на отдых в согласованное время. Однако есть ряд оснований, когда перенос отпуска происходит по инициативе работника или работодателя. Бухгалтер в таком случае должен подготовить приказ и по всем правилам отправить сотрудника в отпуск.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
Валюта

Из-за начала сезона отпусков россияне начали активно скупать доллары

Интерес к валюте вырос в преддверии сезона отпусков, на спрос также повлияло укрепление рубля.

Было ваше, стало — наше. Возвратные отходы при проведении работ

Автор сих строк входит в состав экспертов, оказывающих консультации на «Клерке». И вот за последние полгода (плюс-минус) было где-то пять-шесть (или даже больше) примерно одинаковых вопросов. Разберем их в статье.

Иллюстрация: vecstock/freepik
3

💥 Бодрящие скидки на курсы повышения квалификации и профессиональной переподготовки. Старт обучения уже 1 июня!

Набираем первый летний поток-2024 на курсы повышения квалификации и переподготовки с максимальными скидками, чтобы вы не ограничивали траты на отпуск и получили полезные знания. Начало обучения 1 июня, торопитесь!

💥 Бодрящие скидки на курсы повышения квалификации и профессиональной переподготовки. Старт обучения уже 1 июня!
2

⚡️ Итоги дня: ВС подчеркнул равенство обоих родителей, штрафных баллов для водителей не будет, сегодня День окрошки

Подготовили обзор главных событий дня — 30 мая 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
IT-компании

Только один вид реорганизации не мешает IT-компании применять налоговые льготы

IT-компании, которые были реорганизованы после 01.07.2022, не могут применять льготную ставку налога на прибыль 0% и тариф взносов 7,6%. Но есть исключение – реорганизация в форме преобразования.

Бесплатно с 6-НДФЛ

Как сдать корректировки по 6-НДФЛ. Мини-курс

В мини-курсе рассказываем, когда сдача корректировки 6-НДФЛ обязательна, как оформить исправленный расчет и сдать.

Как сдать корректировки по 6-НДФЛ. Мини-курс

Для фиксированных взносов ИП-военных пенсионеров важна дата 24.06.2023

В 2023 году был принят закон, который исключает ИП-военных пенсионеров из числа страхователей и застрахованных лиц по обязательному пенсионному страхованию. Причиной стало решение Конституционного суда от 2022 года.

Пять вопросов об обработке и хранении персональных данных сотрудников

Государство тщательно следит за тем, чтобы компании соблюдали правила обработки и хранения персональных данных сотрудников. Юрист Юлия Девяткова рассказала, о чем важно помнить работодателю, чтобы не получить штраф.

Пять вопросов об обработке и хранении персональных данных сотрудников
Отпуска

Как оформить заявление на отпуск вне графика

Сотрудники должны ходить в отпуск по графику. Но работодатель может разрешить и отпуск вне графика. Минтруду задали вопрос, как в этом случае составить заявление.

Судебным приставам очертят рамки полномочий

Депутаты поддержали в первом чтении законопроект о предоставлении сотрудникам органов принудительного исполнения (приставы ФССП) права на применение в установленных законом случаях физической силы, специальных средств и огнестрельного оружия.

Налоговая реформа 2024 год. Краткий комментарий

Вопросы справедливости не могут решаться одними налогами.

Интересные материалы

Аудит

Чем налоговый аудит отличается от бухгалтерского и зачем бухгалтеру налоговый юрист

Слово «аудит» прочно ассоциируется именно с бухгалтерским аудитом, поэтому мало кто пользуется налоговым аудитом. Вместе с тем налоговый аудит является эффективным инструментом не только для проверки активов перед покупкой, но и для подготовки к выездной налоговой проверке. Сегодня мы расскажем, чем налоговый аудит отличается от бухгалтерского или зачем бухгалтеру может понадобиться налоговый юрист.

Чем налоговый аудит отличается от бухгалтерского и зачем бухгалтеру налоговый юрист