Кадровые документы

5 главных ошибок в кадровых документах работодателя

Проблемы с кадровым делопроизводством может привести к серьезным последствиям.

1. Отсутствие обязательных документов

В Законодательстве отсутствует список обязательных кадровых и локально нормативных документов, однако исходя из рекомендации и проверочных листов трудовой инспекции можно их выделить:

  • Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним;

  • График отпусков;

  • Трудовые книжки и книги по их учету;

  • Табель учета рабочего времени;

  • Штатное расписание;

  • Правила внутреннего трудового распорядка;

  • Положение по обработке персональных данных;

  • Положение об оплате труда и премировании – не обязательные, но рекомендуемые, во избежание спорных ситуаций;

  • Документ об утверждении формы расчетного листка;

  • Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц организации на подписание тех или иных документов;

  • Положение об охране коммерческой тайны (если имеется режим коммерческой тайны);

  • График сменности (если в организации применяется сменная работа);

  • Документы, относящиеся к воинскому учету граждан;

  • Приказы (распоряжения);

  • Журналы и книги учета в организации:

-    Книга (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них и книга (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

-    Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;

-    Журнал учета противопожарного инструктажа на рабочем месте;

-    Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;

-    Журнал регистрации вводного инструктажа;

-    Журнал учета микротравм;

-    Журнал проверок юридического лица органами госконтроля;

  • Документы о проведении специальной оценки труда (СОУТ);

  • Личные дела сотрудников;

  • Должностные инструкции;

2. Отсутствие системы хранения документов;

В любой организации должна быть налажена система хранения документов, а также должен быть назначен ответственный человек.

Должен быть архив документов, для которых предусмотрен обязательный срок хранения на основании Приказа Росархива от 28.12.2021 № 142 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 02.02.2022 № 67095).

3. Отсутствие учета рабочего времени сотрудников;

Табель — это обязанный документ, посредством которого происходит начисление и выплаты заработной платы.

За отсутствие этого документа работодателя могут привлечь к нескольким видам ответственности:

  • за нарушение законодательных о труде;

  • за грубое нарушение правил бухгалтерского учета;

  • за непредставление документов, связанных с уплатой страховых взносов (штраф от 300 рублей — ст. 15.33.2 КоАП).

4. Неправильное определение системы оплаты труда;

Система оплаты труда — правила учета работы и исчисления заработка.

Важно при выборе учитывать, что сотрудники, выполняющие работы одной квалификации и в сходном объеме, должны получать равную оплату за труд (ч. 2 ст. 3, абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

 Виды систем оплаты труда:

  • Повременная (заработная плата рассчитывается за отработанное время по окладу или тарифной ставке);

  • Сдельная (заработная плата зависит от объема выполненной работы: сдельные расценки за единицу продукции умножают на количество произведенной продукции);

  • Смешанная (повременно-сдельная) — нужно учитывать особенности оплаты труда по каждой из составляющих ее систем — как повременной, так и сдельной систем оплаты труда.

5. Несвоевременное ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами

За несоблюдение требований ч. 3 ст. 68 ТК РФ (не ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью) работодатель может быть привлечен к административной ответственности, предусмотренной ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Начать дискуссию

Банки

Т-банк в списке крупнейших эквайеров Европы

Банк в 2023 году провел 2 млрд операций через национальные платежные системы и занял второе место в рейтинге интернет-эквайеров России.

Курсы повышения
квалификации

19
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Как будет проходить амнистия за дробление бизнеса

Предприниматели смогут получить налоговую амнистию при условии консолидации бизнеса и отказа от применения схем дробления.

Бесплатно с Дробление бизнеса

Дробление бизнеса: признаки, последствия и тенденции проверок ФНС. Мини-курс с видео, конспектом и тестами

Налоговики усиливают контроль за дроблением бизнеса. Разберем признаки дробления, которые могут привлечь внимание ФНС, возможные негативные последствия признания схемы незаконной, а также современные тенденции проверок соблюдения законодательства о налогах и сборах. 

Дробление бизнеса: признаки, последствия и тенденции проверок ФНС. Мини-курс с видео, конспектом и тестами
Лучшие спикеры, новый каждый день
Общество

Праздник дня. Всемирный день рукопожатий

Рукопожатие — один из самых распространенных и узнаваемых жестов приветствия с интересной историей.

Праздник дня. Всемирный день рукопожатий

Работающим пенсионерам компенсируют недополученные выплаты

Пенсии будут индексироваться дважды в год в соответствии с теми правами, которые накопились у работающих пенсионеров.

В основе налоговых изменений-2025 четыре принципа, объяснили в Госдуме

Глава комитета ГД по бюджету и налогам Андрей Макаров отметил, что по итогам обсуждения были выработаны четыре принципа, которые легли в основу правительственных законопроектов.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Бесплатно с Отпуска

Срок для выплаты отпускных с примерами. Мини-курс

Рассказываем в мини-курсе, как выплатить отпускные работнику в установленные законодательством сроки.

Срок для выплаты отпускных с примерами.  Мини-курс

💭 НДФЛ с продажи имущества не изменится, но будет исключение. Принцип «кто больше зарабатывает, тот больше платит» стал концепцией, поясняет эксперт

Владельцы имущества и ценных бумаг, которые получают годовой доход свыше 50 млн рублей, будут платить НДФЛ с продажи таких активов по повышенной ставке.

ФССП передаст государству бизнес-центр «Агат» в Москве

Недвижимость принадлежит экс-совладельцу банка «Югра» Алексею Хотину, которого отправили в колонию на девять лет по делу о растрате.

Три важных вопроса по взносам 1% с доходов свыше 300 тыс. рублей: в закладки бухгалтеру и ИП

1 июля 2024 года наступает срок уплаты взносов ИП в размере 1% с доходов, превышающих 300 тыс. рублей. Разбираем сложные вопросы по порядку расчета этих взносов и их уплате.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
Бухгалтеры

Больше консультаций с экспертами, помощь бухгалтеру с налоговыми изменениями-2025 и другие обновления Клерк.Премиум

Грядет налоговая реформа, и скоро нужно будет рассчитывать налоги по новым правилам. В подписке Клерк.Премиум регулярно появляются инструкции по практическому применению изменений в виде статей, вебинаров и онлайн-курсов. Рассказываем, какой контент уже добавился и скоро добавится в подписке. А еще мы увеличили количество доступных подписчикам консультаций!

Больше консультаций с экспертами, помощь бухгалтеру с налоговыми изменениями-2025 и другие обновления Клерк.Премиум
3

👓 Поправки-2025 в НК одобрены, бухгалтеры назвали лучший сервис для отчетов, отменят 3-НДФЛ, возобновят индексацию пенсий. Топ новостей за неделю

Мы собрали для вас самые важные бухгалтерские новости недели, которые вы могли пропустить.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Электронные подписи

«Длинные» сертификаты электронной подписи: новшество в закон 63-ФЗ

4 августа 2023 года президент подписал поправки к закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Теперь удостоверяющие центры обязаны по требованию заявителя выдавать квалифицированные сертификаты электронной подписи сроком на 12 лет.

«Длинные» сертификаты электронной подписи: новшество в закон 63-ФЗ

Мосбиржа будет автоматически переводить заявки на вечернюю сессию

Неисполненные заявки инвесторов на покупку ценных бумаг автоматически отправятся на торги в вечернюю сессию.

Маркетинг

Контент-маркетинг в 2024 году: зачем бизнесу копирайтеры

О чем мечтает каждый предприниматель? Сделать свой бизнес узнаваемым, найти новых клиентов и сохранить постоянных, обеспечить стабильный доход и занять лидирующие позиции. В решении этих задач поможет копирайтер: он способен увлекательно рассказать о бизнесе вне зависимости от сферы деятельности — и о цветочной студии, и о производстве стройматериалов.

Контент-маркетинг в 2024 году: зачем бизнесу копирайтеры
Обзоры для бухгалтера

Бухгалтеры в шоке от налоговой реформы 2025 / БухТуб

Реформа НК — почему бухгалтеры в панике? Сотрудники со значком ГТО получат прибавку к зарплате. Опять говорят об отмене ЕГЭ. И другие новости в горячем выпуске БухТуб.

1
Проверки ККТ

Проверка ККТ в ФНС: какие изменения проверки онлайн-касс нас ждут в 2024 году

Пользователям онлайн-ККТ всегда нужно быть готовыми к проверкам со стороны контролирующих органов. Узнайте о предстоящих изменениях в проверке кассовых аппаратов в ФНС и как они могут повлиять на ваш бизнес в 2024 году. Получите информацию о новых требованиях к онлайн-кассам и процессе проверки.

Проверка ККТ в ФНС: какие изменения проверки онлайн-касс нас ждут в 2024 году

Как ИП рассчитать и оплатить взносы свыше 300 тыс. руб. в год

Ведение собственного бизнеса — это не только возможность заработать, но и необходимость соблюдать определенные правила и законы. Один из таких обязательных моментов — уплата страховых взносов. Разберемся, как предпринимателю правильно рассчитать и оплатить взносы, если доход превысил 300 тысяч рублей в год.

Как ИП рассчитать и оплатить взносы свыше 300 тыс. руб. в год

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию
Реклама

Компании и ИП смогут обзванивать клиентов только с официальных номеров

Чтобы сократить число спам-звонков и быстрее привлекать к ответственности компании за незаконную рекламу, депутаты разрешат звонить клиентам только с официальных телефонов.

Интересные материалы

Сроки и правила хранения документов, в том числе и электронных

Ведение документации и обеспечение ее сохранности — одна из главных задач в деятельности любой организации. В данной статье мы рассмотрим типы документов и сроки их хранения на основании законодательства.

Сроки и правила хранения документов, в том числе и электронных