Руководство по формированию поставки с КИЗами

Чек‑лист и руководство: формирование поставки с КИЗами

Важно: все операции должны быть завершены в срок — не более 3 рабочих дней с момента приёмки маркированного товара, но не позднее дня передачи этих товаров третьим лицам.

Подготовка товаров и кодов маркировки (КИЗ)

• Убедитесь, что на каждом товаре нанесён корректный КИЗ (Data Matrix код): он должен быть читаемым, без повреждений и соответствовать категории товара.

• Проверьте статус кодов в системе «Честный Знак»: они должны иметь статус «В обороте» и принадлежать поставщику.

• Если используется агрегация (для крупных партий):

  • создайте документ «Агрегация» в личном кабинете «Честного Знака»;

  • добавьте коды маркировки одной номенклатуры;

  • получите агрегированный код;

  • разместите агрегированный код на транспортной упаковке.

Формирование УПД

• Создайте УПД в системе ЭДО (электронного документооборота).

• Укажите коды маркировки каждой единицы товара (поэкземплярный учёт) или агрегированный код — если использовалась агрегация.

• Заполните все обязательные реквизиты:

  • GTIN товара;

  • количество;

  • ИНН отправителя и получателя;

  • дата документа;

  • код товарной группы.

• Подпишите документ усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) продавца.

Отгрузка товара и отправка УПД покупателю

• Отгрузите товар.

• Направьте УПД покупателю через оператора ЭДО.

• Если у поставщика и покупателя разные операторы ЭДО, предварительно настройте роуминг между ними.

Приёмка товара и сверка данных покупателем

• Сверьте коды на упаковках с кодами в УПД (используйте 2D‑сканер или терминал сбора данных — ТСД).

• Если данные совпадают, подпишите УПД своей УКЭП.

• При расхождениях:

  • подпишите УПД;

  • проинформируйте поставщика о выявленных несоответствиях;

  • оформите акт расхождений;

  • дождитесь от поставщика исправительного или корректировочного документа.

Передача данных в «Честный Знак»

• После подписания УПД обеими сторонами оператор ЭДО передаст документ в систему «Честный Знак».

• Дождитесь проверки системы: она проверит каждый код (статус, принадлежность владельцу, корректность структуры).

• Убедитесь, что коды закреплены за новым владельцем (покупателем) — если они корректны.

Совпадение наименований в УПД и карточке товара

Наименование продукции в УПД и в карточке товара в системе «Честный Знак» должно совпадать. Расхождения могут привести к:

• ошибкам в учёте (система маркировки должна однозначно идентифицировать товар);

• блокировке операций или штрафам (система сверяет информацию из УПД с данными в карточках товаров);

• проблемам при налоговых проверках или спорах с контрагентами (УПД — юридически значимый документ).

Если наименования не совпадают:

• проверьте карточку товара в Национальном каталоге и при необходимости скорректируйте данные (обновите наименование, GTIN, другие атрибуты);

• убедитесь, что в учётной системе (например, 1С) используется актуальное наименование, которое будет передаваться в УПД;

• согласуйте изменения с поставщиком, если расхождение возникло по его вине.

Рекомендация: перед формированием УПД проведите сверку данных:

• в учётной системе;

• в карточке товара в «Честном Знаке»;

• на физической упаковке товара.

Это поможет избежать ошибок и задержек в процессе документооборота.