Оптимизация бизнес-процессов — пошаговый план, который работает в любой компании

Процессы бывают разными. Структуры — сложными. Уровень зрелости процессов — разным от отдела к отделу. Но подход к оптимизации можно и нужно сделать универсальным. Ниже — пошаговый план, который можно применить в любой компании: от продуктовой ИТ-команды до производственного холдинга.

При этом не нужно брать «всё подряд». Важно выделить конкретные процессы, которые либо тормозят рост, либо создают лишние действия. На первом этапе важно собрать обратную связь:
у команды, у клиентов, у смежных отделов.

• Где затыки?

• Где рутина?

• Где дублирование?

Уже здесь вы начнёте видеть «узкие горлышки», о которых никто не говорил.

Если не знаете, как выявить узкие места — обращайтесь к сторонним консультантам, это быстрее и дешевле, чем делегировать задачи внутри своей команды и по пол года искать проблематику.

Внутри команды многие проблемы зачастую становятся «невидимыми» — к ним просто привыкают. Я замечаю, когда компаниям самостоятельно занимается оптимизацией, часто оптимизируют не то: чинят видимое, игнорируют ключевую проблему.

Теряется время и усилия, при этом узкие места продолжают съедать ресурсы. С внешним взглядом правильные точки роста видны сразу.

После таких попыток мне приходится «откатывать» изменения в отделе и возвращать всё к реальности, а потом заново искать точки, которые дадут максимальный эффект для бизнеса.

После того как вы определили ключевые пункты, которые тормозят работу. Дальше — картирование процессов. Не для красоты. А чтобы визуально понять: где начинается, где заканчивается процессы, какие шаги избыточны. Используйте простые схемы — главное, чтобы они были понятны команде, а не только методологу. Часто уже на этом шаге сокращается до 20% действий — потому что одни и те же согласования проходят по 3 кругам, или решение «зависает» между отделами.

Если не знаете, как сформировать карту процессов — спросите в других компаниях, у тех кто уже проделал эту работу, либо у тех кто работает по этому профилю с компаниями.

Если в компании ранее были отрисованы бизнес-процессы, мне приходится перепроверять 90% таких схем, потому что они не соответствуют факту или их невозможно внедрить без перевода.

Время, потраченное на переделку — это +20–30 часов лишней работы сотрудников. Поэтому, старайтесь перед началом работы - провести тест в котором сможете оценить свои плоды работы и если вам и вашей команде все понятно - продолжайте, но в случае если результат не возможно применить в работе и он получается бесполезен - не теряйте на это рабочее время и просто пригласите стороннего консультанта, который сразу сделает простой, понятный и применимый в вашей работе документ.

Следующий шаг — приоритизация и выбор точек изменений.
Оптимизировать всё сразу — путь в никуда.
Выберите 2–3 процесса, где:

• Больше всего боли

• Есть частые ошибки

• Проще всего внедрить улучшение

Важное правило - Выбирайте не самую сложную систему — выбирайте быструю победу.
Это даст импульс и снизит внутреннее сопротивление.

После — переходим к созданию нового сценария. Не «в идеале», а как реально можно работать завтра. Описывайте процесс простым языком, делайте короткие инструкции, визуализируйте действия. Это должно быть не формальным регламентом, а удобным инструментом в работе.

Следующий важный блок — тестирование и внедрение. Если процесс «прописан», но не встроен в ежедневные инструменты — его не будут использовать. Интегрируйте в CRM, в шаблоны, в инструкции, в календарь. Дайте команде пару недель — и собирайте фидбек. Улучшайте, пересматривайте, фиксируйте. Важно не торопиться и уделять внимания деталям, это и есть внедрение - действие - анализ-доработка. Без этого этапа, все усилия, время, деньги и внимание команды - будет потрачено в пустую!

Часто начинают внедрение без подготовки команды: «Вот новый порядок — работаем так». В итоге — пассивное сопротивление, ошибки, саботаж.

Мне часто приходилось на проектах реабилитировать идею собственника, проводить дополнительные встречи, чтобы заново объяснить команде потребности в изменениях управления и вернуть доверие к логике изменений и совместно начинать работать.

Могу сказать на своем опыте работы с разными сферами, что повторное внедрение занимает в 2 раза больше времени. А всего-то нужно было начать с «пилота», вовлечения и теста на одном участке.

И, наконец, метрики и контроль. Без оценки эффективности всё это — «инициатива ради инициативы». Определите: что мы хотим улучшить? Время выполнения? Количество ошибок? Снижение нагрузки? Отслеживайте это еженедельно. И, главное, регулярно задавайте вопрос: где ещё у нас неэффективно Так запускается постоянный цикл оптимизации — без проектного перегруза.

Оптимизация — это не про сокращения.
Это про порядок, фокус и результат.

Если хотите выстроить процессы быстро, грамотно и без изнурительных совещаний — напишите в Telegram: Кадралиев Роман.