Проведение инвентаризаций — новые правила

Сейчас у бухгалтерских и финансовых служб наступает горячая пора, период, когда заканчивается отчетный год и будет формироваться ежегодная отчетность. Начиная с октября, по общему правилу, проводится ежегодная инвентаризация активов компании. Для чего это нужно:

§     определить достоверность уровня и количества запасов

§     обеспечить сохранность активов компании

§     проверить соответствие учетных данных фактическому наличию

§     выявить отклонения (недостачи, излишки)

§     установить состояние материальных ценностей

На своей практике мы очень часто сталкиваемся с тем, что у сотрудников, материально-ответственных лиц отсутствует понимание, зачем нужно проводить инвентаризацию, и зачастую видим формальный подход. Формальный подход как клубок негативных факторов и последствий в виде неэффективного контроля за активами и имуществом компании, искажением финансовой отчетности, снижение прозрачности и частые случаи злоупотреблений.
ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» представляет собой обновленный нормативный акт, устанавливающий единые правила проведения инвентаризации активов и обязательств организаций и обязателен для применения с 1 апреля 2025 года.  До его принятия процедура инвентаризации регулировалась, например, Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Министерством финансов РФ в 1995 году. Очевидно, что данные инструкции устарели и требовали новых подходов, поэтому введение единого стандарта стало необходимым шагом для повышения эффективности управления ресурсами и обеспечения прозрачности финансового учета.

Что новое появилось:

• Уточняется понятие инвентаризации - проверка наличия, состояния и оценки активов и обязательств организации. Это означает, что инвентаризация охватывает не только материальные ресурсы, но и финансовые обязательства, такие как кредиты и займы, что повышает значимость процедуры для общего понимания финансового состояния компании.

• Важным изменением является внедрение электронного документооборота при проведении инвентаризации. Организациям предоставляется возможность использовать электронные носители для фиксации результатов проверки, что значительно ускоряет процесс обработки данных и снижает риск ошибок. Кроме того, электронный формат облегчает взаимодействие с контролирующими органами и аудиторами. Стандарт рекомендует использование современных технологий, включая автоматизированные системы учета и контроля, для повышения точности результатов.

• ФСБУ 28/2023 предъявляет повышенные требования к квалификации членов инвентаризационной комиссии. Комиссии должны состоять из компетентных специалистов, обладающих знаниями в области бухгалтерского учета и аудита, что повышает уровень компетенций при проведении инвентаризации.

• Стандарт вводит новые методы оценки активов, направленные на повышение точности и адекватности оценочных показателей. В частности, акцент делается на экономической сущности активов, их пригодности и контроле над ними. Такие меры позволяют избежать искажений в отчетности и повысить доверие инвесторов и кредиторов.

• Установлены обязательные сроки ежегодной инвентаризации перед составлением годовой отчетности. Дополнительно организации вправе проводить внеочередные проверки (регулярный мониторинг) в зависимости от обстоятельств хозяйственной деятельности, что говорит о непрерывном процессе контроля за активами.

• Появились конкретные критерии классификации ошибок и нарушений: классифицируются как случайные, систематические и умышленные искажения, это позволяет найти слабые стороны в учете и принять оперативные меры.

В новом ФСБУ определяется, что инвентаризация это один из инструментов для защиты активов, это довольно новый шаг в российской действительности, и направлен он на повышение важности и значимости процедуры, т.к. формальный подход больше не приемлем. Автоматизация инвентаризации становится важным аспектом применения ФСБУ 28/2023, т.к. использование специализированных программных решений помогает сократить временные затраты и снизить вероятность человеческих ошибок. Компании могут интегрировать автоматизированные системы с существующими ERP-системами для оптимизации работы.

Для соблюдения требований ФСБУ 28/2023 необходимо подготовить соответствующую внутреннюю документацию, включая положение о порядке проведения инвентаризации и инструкцию по заполнению инвентаризационных ведомостей. Важно учесть, что старые формы документов утрачивают юридическую силу, и компаниям придется разработать новые бланки, соответствующие требованиям стандарта.

Процесс инвентаризации включает несколько этапов:

Планирование и подготовка. Цель должна быть ясна сотрудникам всех уровней, принимающим участие в процессе

• Организация комиссии: Инвентаризация проводится специальной комиссией, состав которой соответствовал объему работ и специфике проверяемого имущества.

• Подготовка документов: Необходимо заранее подготовить приказ о проведении инвентаризации, ведомость результатов и прочие необходимые бумаги.

• Разработка графика: Определите сроки начала и окончания инвентаризации, учитывая загрузку персонала и производственные процессы предприятия.

Проведение проверки фактического наличия активов и обязательств. При проведении инвентаризации руководствуйтесь следующим алгоритмом действий:

• Осмотр места хранения: проверка условий хранения товара и наличия признаков порчи, повреждения или утраты имущества.

• Подсчет количества и сверка с учетными данными: тщательная проверка каждого наименования товарно-материальных ценностей путем подсчета, взвешивания или измерения.

• Оформление акта расхождений: фиксация выявленных отклонений в акте проверки.

Документальное оформление результатов. По результатам инвентаризации составляется акт, содержащий подробную информацию обо всех обнаруженных фактах. Этот документ подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации.

Анализ отклонений и принятие мер по устранению недостатков. Анализ проведенной инвентаризации позволяет выявить причины возникших расхождений и принять меры по предотвращению аналогичных ситуаций в будущем. Например, если выявлены значительные отклонения, возможно необходимо пересмотреть систему внутреннего контроля или повысить квалификацию работников.

Какие основные рекомендации можно дать для данного процесса и применения ФСБУ:

• Планирование: заблаговременно и с учетом сроков подготовки отчетности.

• Регулярно проводите выборочные контрольные мероприятия.

• Повышайте уровень квалификации сотрудников, участвующих в инвентаризациях.

• Используйте современные технологии для автоматизации процессов учета и инвентаризации.

• Постоянно совершенствуйте внутренний контроль.

В заключение хочется сказать, что необходима перестройка процесса учета, адаптация и обучения персонала, инвестировать в программные комплексы и интегрировать их с электронным документооборотом, но это важные шаги в развитии российского учета и важнейшей задачи – защиты активов и укрепления доверия инвесторов и партнеров.

 к.э.н., эксперт в области бизнес-рисков Евгений Басс

эксперт в области внутреннего контроля и аудита Татьяна Плотникова