Налоговый осмотр: как не дать инспекторам собрать доказательства против вас

Почему к осмотру важно готовиться заранее

В 90% случаев такой осмотр проводят в рамках выездной налоговой проверки. Так что, как только вы получили решение о ВНП — наступает самое время навести порядок в офисе.

На практике почти в любом офисе можно найти:

•    старые записные книжки и черновики,

•    документы управленческого учёта,

•    пароли, записанные на стикерах,

•    документы со «странными» названиями.

  Всё это с удовольствием изучают инспектора. Особенно их интересует переписка, в том числе электронная, общие папки на компьютере и поиск документов по ключевым словам. Мы видели собственными глазами, как специалисты, привлечённые налоговой, за несколько минут вскрывают пароли и получают полный доступ к жёсткому диску.

Вывод: лучше навести порядок заранее и хотя бы один-два раза в год профилактически проводить «субботник» в офисе/на складе. Это хорошие привычки, которые добавят реальной безопасности вашему бизнесу и сохранят вам миллионы рублей.

Что делать, когда к вам пришли с осмотром

1. Фиксируйте процесс сами. Ведите свою собственную фото и видеосъёмку. Это один из самых эффективных способов защиты.

2. Обеспечьте участие уполномоченного лица. Лучше, чтобы на осмотре присутствовал либо руководитель, либо юрист/налоговый консультант/налоговый адвокат по доверенности.

3. Требуйте копии документов. Обязательно получите копию постановления о проведении осмотра и копию протокола. К сожалению, не все об этом помнят. Наличие этих документов позволит установить правомерность проводимого осмотра и даст возможность обжаловать результаты, если возникнет такая необходимость.

4. Подробно фиксируйте результат в протоколе. Чем подробнее и точнее вы опишете свои замечания - тем лучше. Обычно налоговая отражает ход осмотра общими фразами, в том время как отражение деталей важно. К примеру, наличии на складе информации, разграничивающей принадлежность, хранящихся ТМЦ между арендаторами. При наличии оснований - подавайте возражения.

5. Отказывайтесь от «пояснений» на месте. Это важно. Если инспекторы просят дать пояснения прямо во время осмотра — это с юридической точки зрения можно расценивать как попытку допроса без повестки. Правильно отказаться отвечать и попросить официальную повестку в инспекцию, а туда уже прийти с адвокатом.

6. Знайте свои границы. Осмотр налоговыми инспекторами личных вещей сотрудников (сумки, телефоны и т.д.) это законом не допускается! С сейфами и закрытыми дверями все не так однозначно – ломать не станут, но отразить о препятствовании могут.

Важные моменты

•    Инспекторы действительно могут осматривать компьютерную технику и серверы с участием IT-специалиста. И вам не стоит недооценивать их технические возможности.

•    Они умеют и имеют право изымать жёсткие диски, а не только документы.

•    Инспекторы могут параллельно с осмотром провести инвентаризацию. В отношении складских остатков, основных средств — это может быть чревато – могут выявить несоответствия в учете, которые потом сложно устранить. К примеру, несоответствие заводских номеров оборудования.

Вывод: Осмотр налоговыми инспекторами вашего офиса или склада — это не формальность. От того, как вы себя поведёте во время осмотра, во многом зависит удастся ли инспекторам собрать нужные ФНС доказательства для доначислений.

Мы участвовали в осмотрах налоговой производственных и строительных площадок, складских комплексов, офисных помещений и др. Как показывает наш опыт, предварительная подготовка к осмотру имеет ключевое значение в успешной защите по налоговой проверке. В преддверии осмотра проведите «учебную тренировку»: выезд на объект, собственный предварительный осмотр «глазами налоговой», где шаг за шагом отработайте возможные риски и подготовьте объяснения, как действовать сотрудникам в случае приезда инспекции.

Чтобы знать больше:
- о налоговых рисках и нюансах законодательства,
- как суды и налоговая инспекция оценивают действия бизнеса в ходе налоговых проверок и не только,
- о лайфхаках и новых трендах в налоговом планировании
- заходите и подписывайтесь на наш телеграм-канал «О налогах и праве»