Что уже можно: правовая база ЭДО в охране труда
Начнем с хорошего. Законодательная база для электронного документооборота в охране труда уже сформирована и вполне рабочая.
Ключевые нормативные акты:
Документ | Что говорит |
Устанавливают принципы электронного взаимодействия между работодателем и работником, порядок перехода на «цифру» и статус электронных подписей | |
Закрепляет за работодателем право вести документацию по охране труда в электронном виде | |
Обеспечивает инспекторам труда доступ к электронным документам при проверках | |
Утверждает перечень из более чем 120 видов документов, которые могут существовать исключительно в электронной форме |
Что в этом перечне? Инструкции по охране труда, положения о СУОТ, приказы, протоколы проверки знаний, карточки учета выдачи СИЗ, результаты СОУТ и многое другое.
То есть большинство документов по охране труда уже можно вести в «цифре» без дублирования на бумаге. И это не «можно, но страшно», а «можно и нужно» — если вы, конечно, не фанат пыльных архивов.
А вот тут — стоп. Где ЭДО пока запрещен
А теперь — плохие новости для тех, кто мечтал полностью избавиться от бумаги.
Статья 22.1 ТК РФ содержит исчерпывающий перечень исключений — документов, которые нельзя перевести в электронный вид.
Среди них:
Документ | Статус |
Акты о несчастных случаях на производстве | ❌ Прямой запрет ЭДО |
Журналы регистрации инструктажей | ❌ Прямой запрет ЭДО |
Документы, подтверждающие прохождение инструктажей | ❌ Прямой запрет ЭДО |
Да, вы не ослышались. Журналы инструктажей до сих пор нельзя вести в электронном виде. Только бумага. Только хардкор. Только «живая» подпись.
Минтруд в своем письме от 25 февраля 2026 года № 15-2/В-592 прямо указал: нормы статей 22.1—22.3 ТК РФ, устанавливающие правила электронного документооборота в сфере трудовых отношений, не применяются к документам, подтверждающим прохождение работниками инструктажей по охране труда.
То есть даже если у вас весь офис давно работает с КЭП, даже если вы заключили договор с оператором ЭДО, даже если у вас есть приказ о переходе на «цифру» — журналы инструктажей всё равно придется заполнять от руки.
Почему? Формально — потому что это прямое исключение в законе. Неформально — есть мнение, что «живая» подпись в журнале — это единственное доказательство того, что инструктаж реально проведен, а не «галочка» в системе. Хотя, как мы знаем, галочку можно поставить и в бумажном журнале. Но это уже вопрос к культуре безопасности, а не к технологиям.
А как же СОУТ? Можно ознакомлять в электронном виде?
Вот тут — отдельная история, которая в 2026 году вызвала бурю в профессиональном сообществе.
С одной стороны: отчет о СОУТ можно составлять и подписывать в электронной форме. Это прямо прописано в ч. 2 ст. 15 Федерального закона № 426-ФЗ. Карты СОУТ тоже могут быть электронными.
С другой стороны: Минтруд весной 2026 года выпустил письмо от 04.03.2026 № 15-1/ООГ-303, в котором заявил о недопустимости ознакомления работников с результатами СОУТ через ЭДО.
И тут начинается самое интересное. Письма министерств — это не законы. Они носят рекомендательный и разъяснительный характер и не могут отменять или изменять положения Трудового кодекса и федеральных законов.
Эксперты провели анализ и пришли к выводу: позиция Минтруда вступает в прямое противоречие с действующими нормами федерального законодательства. Закон (ч. 2 ст. 4 № 426-ФЗ) требует ознакомить работника с результатами СОУТ в письменной форме. А письменная форма, согласно Гражданскому кодексу, может быть как бумажной, так и электронной с использованием ЭП.
Что в итоге? Минтруд в более позднем письме от 17.06.2026 № 15-4/В-2106 фактически подтвердил: ознакомление с условиями труда может быть осуществлено в порядке, определенном локальным нормативным актом работодателя. То есть если у вас в организации введен ЭДО — вы можете ознакомлять работников с результатами СОУТ через систему, но с использованием электронной подписи.
Вывод: ознакомление с СОУТ через ЭДО допустимо, если это закреплено в локальных актах и используется КЭП работника. Но споры с проверяющими возможны — так что готовьте документы и аргументы.
Что будет в 2027 году: электронные инструктажи — уже не фантастика
А теперь — самое интересное. То, что действительно изменит правила игры.
Правительство РФ утвердило план перехода к электронным инструктажам по охране труда (Распоряжение от 23 мая 2026 года № 1199-р).
Что это значит на практике?
Главное нововведение — внедрение цифровых инструментов для перехода на электронный документооборот при проведении инструктажей. В плане мероприятий Минтруда на 2027 год теперь четко закреплена «реализация возможности подписания в электронном виде инструктажей по охране труда, в том числе с использованием многофункционального сервиса обмена информацией».
То есть тот самый запрет на электронные журналы инструктажей — планируют отменить.
Что это даст работникам и работодателям:
· Возможность удаленно знакомиться с инструкциями и подписывать их
· Отказ от обязательного физического присутствия для подписания журналов
· Доступ к актуальным версиям инструкций и истории прохождения инструктажей
· Сокращение времени на оформление документов
· Снижение издержек на печать, доставку, хранение и архив
Когда ждать? Минтруд должен реализовать это нововведение уже в 2027 году. Технологически — через единую цифровую платформу «Работа в России». Юридически — через внесение изменений в ТК РФ и отмену исключений по инструктажам.
А что еще оцифруют?
Помимо инструктажей, поправки затрагивают и другие направления. Предполагается создание цифровых сервисов по охране труда на базе ФГИС СОУТ.
В планах:
· Сервисы для оценки профессиональных рисков
· Проведения СОУТ в электронном виде
· Организации обучения по охране труда
· Учета выдачи СИЗ
· Сопровождения медицинских осмотров
· Подготовки локальных нормативных актов
· Проведения аудитов и мониторинга
В перечень индикаторов цифровой трансформации также включены «внедрение реестровой модели учета рабочих мест» и «реализация функционала устранения признаков нарушений, выявленных в отчетах СОУТ».
Что делать прямо сейчас?
1. Проверьте, что уже переведено в «цифру»
Инструкции, положения, приказы, протоколы, карточки СИЗ — всё это можно и нужно вести в электронном виде. Приказ № 578н вам в помощь.
2. Не трогайте журналы инструктажей
Пока они — только бумага. Ждем 2027 года.
3. Продумайте ознакомление с СОУТ
Если используете ЭДО — закрепите это в локальном акте и используйте КЭП работника. Готовьте аргументы на случай споров с проверяющими.
4. Следите за изменениями
2027 год — время, когда электронные инструктажи станут реальностью. И к этому лучше подготовиться заранее: выбрать систему, выпустить КЭП для сотрудников, разработать локальные акты.
Вместо резюме
Электронный документооборот в охране труда в 2026 году — это как ремонт в старой квартире: что-то уже сделали, что-то в процессе, а что-то пока только в планах.
Что уже работает: более 120 видов документов можно вести в «цифре» (приказ № 578н). Отчеты СОУТ — тоже в электронном виде.
Что пока нельзя: журналы инструктажей и акты о несчастных случаях — только бумага. Но это временно.
Что будет: с 2027 года — электронные инструктажи с использованием цифровой подписи. И это, пожалуй, главное изменение, которое действительно упростит жизнь и работникам, и работодателям.
С ЭДО в охране труда разобрались. Что дальше? В каталоге «Клерка» — курсы по охране труда и пожарной безопасности: от обязательного обучения по основным программам до профпереподготовки. Учитесь в удобном темпе, в удобном формате, а мы сами передадим все данные в Минтруд и ФИС ФРДО.
Начать дискуссию