В компании с тысячами договоров первичку сверяют с договором выборочно. Всё остальное оплачивается «как пришло». Ошибки поставщиков и собственные недосмотры копятся годами и почти никогда не всплывают сами. По оценкам компаний, которые занимаются возвратом переплат, потери составляют порядка 0,1% закупок в год. При закупках 5 млрд ₽ — это около 5 млн ₽ ежегодно.
Ниже пять проверок, которые можно провести своими силами по выгрузкам из 1С и банку.
1. Цена в УПД выше договорной
Поставщик начинает выставлять документы по новой цене без допсоглашения. Сумма в счёте выглядит привычно, счёт оплачивают.
Как проверить. Возьмите 10–20 крупнейших поставщиков. Выгрузите из 1С поступления с номенклатурой и ценой за единицу и сравните с ценами из договоров и спецификаций. Всё, что выше без подписанного изменения, — основание для претензии.
2. Двойная оплата одного счёта
Счёт пришёл по почте и через ЭДО, или поставщик прислал напоминание — и счёт попал в реестр платежей второй раз.
Как проверить. В банковской выписке за год найдите платежи одному получателю на одинаковую сумму, где в назначении указан один и тот же номер счёта. Ежемесячная аренда с одинаковой суммой за разные периоды — не дубль.
3. Неполученный ретро-бонус
Договор обещает бонус 2–5% при достижении годового объёма закупок. Порог пройден, а бонус не пришёл: его нужно запросить, а годовой объём по поставщику никто не считает.
Как проверить. Составьте список договоров с бонусами за объём. Посчитайте закупки за прошлый год по каждому и сравните с поступлениями на расчётный счёт и актами зачёта.
4. Невыставленные пени
Поставщик или перевозчик сорвал сроки, в договоре неустойка 0,1% в день. Товар приняли, претензию не направили.
Как проверить. Сопоставьте даты в заказах и даты приёмки в накладных, возьмите ставку неустойки из договора и посчитайте. Неустойка взыскивается по ст. 330 ГК РФ.
5. Лишняя индексация
Аренда, логистика, аутсорсинг: в договоре «один раз в год, не более 8%», на деле ставку подняли в январе и ещё раз в июле.
Как проверить. Сравните суммы ежемесячных счетов с условием об индексации. Любой рост вне разрешённой даты или выше потолка — переплата.
Как вернуть
Переплата сверх договора — неосновательное обогащение поставщика (ст. 1102 ГК РФ). Общий срок исковой давности — три года (ст. 196 ГК РФ), поэтому проверять стоит не только текущий год. Большая часть вопросов закрывается актом сверки и зачётом в счёт будущих поставок, без суда и без конфликта.
С чего начать
Самый быстрый результат обычно дают первые две проверки — цены и двойные оплаты: данные для них уже есть в 1С и банковской выписке. Ретро-бонусы и пени требуют больше ручной работы, но там, как правило, и суммы крупнее.
А как у вас устроена сверка договоров с оплатами — кто за неё отвечает и находили ли вы такие переплаты? Поделитесь в комментариях.
