ЭТрН с 1 сентября: что будет за перевозку без электронной накладной

ЭТрН — это электронная версия обычной транспортной накладной в формате XML. Его подписывают электронной подписью (УКЭП) и отправляют через государственную систему ГИС ЭПД.

До 1 сентября 2026 года переходить на ЭТрН можно по желанию, если согласны все стороны сделки. После этой даты выбора уже не будет.

Изменения внёс закон 140-ФЗ. Вот главное:

• ЭТрН обязательна для перевозок автомобилем, поездом и самолётом;

• в электронный вид переходят также заказ-наряд, заявка на перевозку, экспедиторская и складская расписки, поручение экспедитору;

• все документы передаются через ГИС ЭПД;

• экспедиторам нужно зарегистрироваться в реестре ГосЛог — регистрация уже открыта.

Есть исключения из этого правила. ЭТрН не нужна, если:

• это перевозка для нужд Минобороны;

• в сделке участвует иностранное лицо не из реестра РАФП;

• это каботажная перевозка из стран ЕАЭС;

• груз перевозят для личных нужд, не связанных с бизнесом;

• у участника перевозки или системы произошёл технический сбой;

• в населённом пункте нет интернета;

• отправитель и получатель — одно и то же лицо;

• перевозят драгоценные металлы или камни.

Важный момент: даже если у вас есть исключение по ЭТрН, электронный путевой лист всё равно обязателен.

В оформлении ЭТрН задействованы четыре стороны:

• грузоотправитель вносит данные о грузе, транспорте, водителе и маршруте, подписывает документ своей подписью;

• перевозчик подтверждает приём груза, а после доставки — передачу получателю;

• грузополучатель фиксирует, что получил: количество, состояние груза, время приёмки, а если есть претензии — указывает их;

• экспедитор, если он участвует в перевозке, координирует стороны и оформляет сопутствующие документы через ГИС ЭПД.

С 1 сентября перевозка без ЭТрН будет считаться перевозкой без документов, за что применяются санкции:

• штраф для должностных лиц и ИП — от 25 000 до 50 000 рублей;

• штраф для юридических лиц — от 100 000 до 300 000 рублей;

• водителю на проверке ГИБДД — 500 рублей штрафа или предупреждение.

До 1 марта 2027 года действует переходный период: за отсутствие ЭТрН вынесут только предупреждение, если бумажные документы при этом оформлены верно. Но откладывать подготовку не советую — подключение системы и обучение сотрудников требуют времени, и если тянуть до последнего, то есть риск столкнуться с ошибками уже после отмены льготного режима.

Есть и ещё один риск: налоговая при проверке может запросить транспортные документы, чтобы подтвердить реальность сделки и вычет НДС. Отсутствующая или неправильно оформленная ЭТрН может стать причиной отказа в вычете.

Вот шесть шагов, которые стоит пройти заранее:

1. Проверить электронную подпись руководителя. Для сотрудников, которые подписывают документы по доверенности, нужна машиночитаемая доверенность.

2. Подключить оператора электронного документооборота. Список актуальных операторов есть на сайте Минтранса.

3. Настроить учётную систему так, чтобы реквизиты ЭТрН заполнялись автоматически на основе уже готовых документов.

4. Обучить сотрудников: диспетчеров, водителей, кладовщиков и бухгалтерию — каждый отвечает за свой этап оформления документа.

5. Договориться с партнёрами о переходе на электронный документооборот и подписать допсоглашения.

6. Провести несколько пробных перевозок с оформлением ЭТрН, чтобы найти и исправить ошибки заранее.