Электронные перевозочные документы обязательны с 1 сентября: что важно знать бухгалтеру

Коллеги, про переход на ЭПД уже написано немало, но в своей практике я до сих пор вижу, что у клиентов остаются вопросы, особенно там, где стык логистики и бухгалтерии не так очевиден. Решила разобрать тему системно: что меняется, какие термины важно не путать и что действительно грозит бизнесу

С 1 сентября 2026 года транспортные накладные, заявки на перевозку и экспедиторские документы должны оформляться только в электронном виде — это требование Федерального закона № 140, вступившего в силу 7 июня 2026 года. И вот здесь кроется момент, который многие бухгалтеры упускают: обязанность касается не только логистических компаний. Формально получателем груза признаётся любая организация, которой что-то доставили — даже небольшую партию расходников для офиса. То есть если ваша компания хоть изредка принимает товар с доставкой, вести документооборот с поставщиком придётся в электронном виде.

Прежде чем говорить о рисках для бухгалтерии, важно понимать, с чем именно вы будете работать — тем более что термины здесь легко перепутать:

• ЭПД — электронный перевозочный документ. Простыми словами, это XML-файл, который юридически полностью заменяет бумажный оригинал транспортной накладной. Знакомый принцип для тех, кто работает с УПД через обычный ЭДО.

• ГИС ЭПД — государственная информационная система, куда в итоге попадают все электронные документы по перевозкам. Администратор системы — Минтранс.

• ИС ЭПД — информационные системы коммерческих операторов-посредников, через которые вы фактически создаёте, подписываете и отправляете документы в ГИС ЭПД (по аналогии с тем, как у разных операторов ЭДО своё программное обеспечение).

Отдельно хочу обратить внимание: ИС ЭПД и привычный вам ЭДО (для счетов-фактур и УПД) — это две разные системы. Бухгалтеру придётся работать с обеими параллельно, а не переходить с одной на другую.

Казалось бы, оформление ЭПД — задача логистов и IT, но именно бухгалтерия рискует больше всего. Если участники перевозки проигнорируют обязанность обмена ЭПД или допустят ошибки при оформлении, ФНС может отказать в учёте расходов по перевозке. Это уже прямой путь к доначислению налога на прибыль, отказу в вычете НДС, а при неуплате налога из-за снятых расходов — к штрафу 20% от суммы недоимки (40% при умышленном нарушении) по статье 122 НК РФ

Если у вашей компании ещё нет доступа к ИС ЭПД, процесс подключения состоит из трёх этапов:

1. Заключить договор с оператором ИС ЭПД, включённым в реестр Минтранса. Других вариантов закон не допускает.

2. Оформить электронные подписи. Руководителю и представителям компании нужен КЭП (получить его руководитель может только в УЦ ФНС), а также машиночитаемая доверенность (МЧД) для сотрудников, действующих от его имени. Водителям и складским работникам обычно достаточно простой подписи (ПЭП) — кода из СМС; в отдельных случаях требуется неквалифицированная подпись (НЭП) через «Госключ».

3. Установить программное обеспечение оператора (или подключить веб-версию) и обучить сотрудников, которые будут с ним работать.

Не всё поголовно переходит в цифру. Приказ Минтранса № 115 от 3 апреля 2026 года, вступающий в силу тоже с 1 сентября, предусматривает исключения:

• перевозки в условиях военного положения и чрезвычайных ситуаций;

• перевозки для нужд органов власти;

• перевозки, не связанные с предпринимательской деятельностью — например, когда груз доставляется физическому лицу для личных, семейных или бытовых нужд, а также когда компания перевозит груз для себя своим транспортом без отдельного договора перевозки.

Если ваша компания что-либо получает или отправляет с перевозкой — не дожидайтесь 1 сентября. Уточните у логистов или у поставщиков, подключены ли они к ИС ЭПД, и убедитесь, что у ответственных сотрудников оформлены нужные электронные подписи. Тем, кто отвечает за принятие расходов к учёту, стоит уже сейчас предупредить коллег: без корректно оформленного ЭПД компания рискует не подтвердить расходы по перевозке.