Инвентаризация расчетов по сопровождаемому контракту перед закрытием года: что сверить бухгалтеру

Последняя декада сентября — момент, когда у бухгалтера исполнителя госконтракта ещё есть выбор. В декабре выбора не останется: там будет очередь на санкционирование, закрытие этапов и возврат остатков одновременно. Всё, что можно найти и исправить спокойно, находится и исправляется сейчас.

Инвентаризация расчётов по сопровождаемому контракту отличается от обычной годовой инвентаризации. Обычная отвечает на вопрос «сколько нам должны и сколько должны мы». Инвентаризация по сопровождаемому контракту отвечает на другой вопрос: сходится ли то, что лежит на лицевом счёте, с тем, что записано в учёте, и с тем, что подтверждено документами. Три величины, и они обязаны совпасть.

Разберём по шагам, что именно сверять.

При казначейском сопровождении средства заказчика поступают не на расчётный счёт исполнителя, а на лицевой счёт, открытый исполнителем в территориальном органе Федерального казначейства. Оттуда каждый платёж уходит только после санкционирования: орган казначейства проверяет, что расход соответствует условиям контракта и подтверждён документами.

Отсюда два следствия для бухгалтера. Первое: любая ошибка в аналитике учёта рано или поздно вылезет наружу, потому что параллельно с вашим учётом существует независимая от вас выписка по лицевому счёту. Второе: расхождение между учётом и выпиской само по себе не критично, если вы нашли его первым и объяснили. Критично, если его нашёл контролёр через год.

Правовая рамка режима — глава 24.4 Бюджетного кодекса, статьи 242.23–242.27. Объём сопровождения на 2026 год задан статьёй 5 Федерального закона от 28.11.2025 № 426-ФЗ о бюджете: авансы по государственным контрактам от 100 млн рублей, контракты бюджетных и автономных учреждений за счёт субсидий от 10 млн рублей, гособоронзаказ, закупки у единственного поставщика и расчёты с соисполнителями свыше 3 млн рублей, а субсидии, бюджетные инвестиции и гранты сопровождаются без порога вообще.

Для гособоронзаказа поверх этого работает 275-ФЗ со своим требованием раздельного учёта результатов финансово-хозяйственной деятельности по каждому контракту.

Два изменения, вступившие в силу 1 сентября 2026 года, напрямую влияют на инвентаризацию.

Первое — новый порядок санкционирования Минфина, действующий взамен приказа № 214н. Проверок стало больше. Теперь сумма распоряжения сверяется не только с документом-основанием, но и с документом об обязательстве. Практически это означает, что связка «контракт — акт — платёж» должна сходиться в трёх точках. Раньше бухгалтер мог позволить себе небольшое расхождение между суммой обязательства в учёте и суммой в первичке, рассчитывая, что при санкционировании смотрят только на акт. Теперь такой запас исчез.

Второе — сведения о том, что в санкционировании отказано, направляются не позднее 10-го рабочего дня. Это меняет планирование: цикл «подал — отказ — исправил — подал снова» стал длиннее, и в последнюю неделю года он не помещается.

Отсюда вывод, который стоит принять до начала инвентаризации: смысл сентябрьской сверки не в том, чтобы получить красивые остатки, а в том, чтобы к декабрю не осталось ни одного платежа, по которому связка документов может не сойтись.

Начинайте с самого простого и самого показательного. Возьмите выписку по лицевому счёту на конец августа и остаток по соответствующему счёту учёта на ту же дату. Если суммы совпали — хорошо, но не расслабляйтесь: совпадение итога не гарантирует совпадение оборотов.

Дальше сверяйте помесячно: обороты по дебету и кредиту за каждый месяц с начала действия контракта. Именно помесячная сверка вылавливает две классические ошибки. Первая — платёж проведён в учёте одним месяцем, а по лицевому счёту прошёл следующим, потому что санкционирование заняло несколько дней через границу месяца. Вторая — возвращённый платёж отражён в учёте один раз, а по счёту прошёл дважды: списание и возврат.

Пример из практики. Строительная компания сверяла только итоговый остаток и три квартала подряд считала, что всё сходится. При помесячной сверке в сентябре обнаружилось, что в мае в учёте не был отражён возврат отклонённого платежа на сумму порядка полутора миллионов: платёж отклонили, деньги вернулись на лицевой счёт, а в учёте расход так и остался списанным. Итог сошёлся случайно — за счёт другой ошибки, зеркальной по знаку. Разбирать это в декабре компания бы не успела.

По каждому контрагенту, оплата которому идёт с лицевого счёта, нужно ответить на четыре вопроса.

Есть ли действующий договор с суммой, которая покрывает все предстоящие платежи. Если по договору осталось меньше, чем вы планируете оплатить, платёж не пройдёт санкционирование.

Совпадает ли сумма закрытых актов с суммой проведённых платежей, и если нет, чем объясняется разница — авансом или задолженностью.

Открыт ли у контрагента лицевой счёт, если он попадает под сопровождение по цепочке. Здесь важно помнить: лицевой счёт открывает сам исполнитель в том территориальном органе Федерального казначейства, где он обслуживается. Ни заказчик, ни генеральный подрядчик открыть счёт за контрагента не могут. С 1 сентября 2026 года порядок открытия определяется приказом Казначейства России от 22.06.2026 № 14н.

Успевает ли контрагент закрыть свои этапы до конца года. Если не успевает, ваш собственный этап тоже под вопросом.

Второй пример. Генеральный подрядчик в октябре обнаружил, что двое из пяти субподрядчиков лицевой счёт не открыли, хотя суммы договоров с ними превышали порог. Открытие в конце года заняло дольше обычного, оба платежа сдвинулись за границу декабря, и генподрядчик закрыл год с невыполненным этапом. Если бы проверка прошла в сентябре, времени хватило бы с запасом.

Авансы — самая частая точка расхождения между учётом и фактическим состоянием расчётов.

Проверьте по каждому выданному авансу: отработан ли он полностью, частично или не отработан вовсе; отражён ли зачёт аванса в учёте той же датой, что и подписание акта; нет ли авансов, которые числятся выданными, но по которым контрагент фактически ничего не начал делать.

Последняя категория — прямой кандидат на возврат до конца года. Неотработанный аванс, оставшийся висеть на 31 декабря, превращается в вопрос о том, куда ушли целевые средства.

Отдельно проверьте авансы, полученные вами от заказчика: сколько получено, сколько закрыто актами, какая часть остаётся неотработанной. Именно эта величина обычно и формирует сумму возврата остатка.

Часть расходов по сопровождаемому контракту можно оплачивать с лицевого счёта, часть — нет. Ошибки здесь дорогие, потому что они означают расход целевых средств не по назначению.

Проверьте, что суммы заработной платы, отнесённые на контракт, подтверждены расчётом и соответствуют фактически занятым на контракте работникам. Проверьте, что налоги и взносы, оплаченные с лицевого счёта, относятся именно к этой части фонда оплаты труда, а не к общей сумме по организации. Проверьте, что расходы, которые не относятся к контракту напрямую, не попали в сопровождаемый контур по невнимательности.

Типичный случай: организация ведёт три контракта, из которых сопровождается один, а страховые взносы платит одной платёжкой на всю компанию. С лицевого счёта такая платёжка не пройдёт, а если прошла — это уже вопрос к обоснованности распределения.

Раздельный учёт по каждому контракту — не формальность и не только требование гособоронзаказа. Это то, на чём строится вся защита при последующей проверке.

Сверьте: каждая операция по контракту разнесена на нужный объект учёта; нет операций, отнесённых на сопровождаемый контракт ошибочно; накладные и общехозяйственные расходы распределены по методике, которая зафиксирована в учётной политике, а не «по ощущению»; методика распределения не менялась в течение года без документального оформления.

Проверяющего интересует не столько сама пропорция, сколько её обоснованность и постоянство. Меняющийся без объяснений коэффициент распределения — повод для вопросов даже при формально правильных суммах.

Соберите список всех этапов и обязательств, которые не закрыты на дату инвентаризации, и по каждому проставьте: планируемую дату подписания акта, планируемую дату подачи распоряжения на оплату, ответственного.

Между датой акта и датой подачи распоряжения закладывайте запас минимум в две недели — с учётом того, что при отказе сведения приходят не позднее 10-го рабочего дня.

По этапам, которые в срок не проходят, решение принимается сейчас, а не в декабре. Изменение существенных условий контракта регулируется статьёй 35 закона 44-ФЗ и требует времени на согласование с заказчиком.

Итог всей инвентаризации — одна цифра: сколько целевых средств вы, скорее всего, не освоите до конца года.

Считается она просто: остаток на лицевом счёте минус сумма подтверждённых предстоящих расходов, которые вы успеваете провести. Всё остальное подлежит возврату.

Получив цифру, письменно уточните у заказчика реквизиты и порядок возврата, а в своём территориальном органе Федерального казначейства — предельные сроки приёма распоряжений в декабре. Конкретные декабрьские даты объявляются отдельно каждый год, заранее их придумывать не нужно.

Инвентаризация расчётов не заканчивается цифрами. Финальный шаг — убедиться, что под каждый предстоящий до конца года платёж собран комплект документов, и собран он по актуальным требованиям, а не по привычке прошлых лет.

Разложите предстоящие платежи по типам: расчёты с поставщиками товаров, оплата выполненных работ, заработная плата, налоги и взносы, аренда, накладные расходы. У каждого типа свой набор документов-оснований и свой порядок подтверждения. Пройдите по списку и отметьте, где комплект уже собран, где не хватает подписанного экземпляра, где документ есть только в виде скана без оригинала.

Отдельно проверьте внутреннюю непротиворечивость комплектов. Наименование работ в акте должно соответствовать наименованию в договоре и в назначении платежа. Единицы измерения и объёмы в акте должны биться со сметой. Сумма в распоряжении должна совпадать и с документом-основанием, и с документом об обязательстве — это то самое ужесточение, которое действует с 1 сентября 2026 года.

Пример. Организация подала распоряжение на оплату этапа, где в договоре работы назывались одним образом, в акте — другим, более коротким, а в назначении платежа — третьим, сокращённым до аббревиатуры. Формально сумма сходилась, по существу — тоже. Но подтвердить соответствие расхода условиям контракта по такому комплекту было невозможно, и распоряжение вернули. Исправление заняло неделю, при этом в декабре та же неделя означала бы несостоявшийся платёж.

Практика показывает, что примерно половина отказов связана не с содержанием расхода, а именно с расхождениями в формулировках и реквизитах внутри комплекта. Это самая дешёвая для исправления категория ошибок — при условии, что вы находите их в сентябре.

Остаток по лицевому счёту сверен с учётом на конец августа, включая помесячные обороты.
По каждому контрагенту проверены договор, акты, платежи и наличие лицевого счёта, если он под сопровождением.
Выданные авансы разнесены на отработанные, частично отработанные и неотработанные.
Полученные авансы сверены с закрытыми актами, определена неотработанная часть.
Расходы на оплату труда, налоги и взносы проверены на принадлежность к контракту.
Раздельный учёт сверен, методика распределения накладных расходов подтверждена учётной политикой.
Составлен список неисполненных обязательств с датами акта и подачи распоряжения.
Рассчитана предварительная сумма возврата остатка.
Уточнены реквизиты возврата у заказчика и предельные сроки в территориальном органе Федерального казначейства.
Проверено, что комплекты документов-оснований собраны под каждый предстоящий тип платежа.

Обязательна ли отдельная инвентаризация по сопровождаемому контракту или достаточно годовой?

Формально годовая инвентаризация проводится по общим правилам и охватывает все расчёты. Но она проводится под отчётность, то есть по итогам года, когда исправить что-либо на лицевом счёте уже невозможно. Сентябрьская сверка проводится не ради отчётности, а ради того, чтобы декабрьские платежи прошли. Это разные задачи, и подменять одну другой не стоит.

Что делать, если расхождение между учётом и выпиской нашлось, но причину найти не удаётся?

Не оставляйте его неописанным. Оформите акт сверки с указанием суммы расхождения, периода и предпринятых действий по выяснению. Расхождение с документально зафиксированным разбором и расхождение, обнаруженное контролёром впервые, — принципиально разные ситуации по последствиям.

Можно ли зачесть неотработанный аванс в счёт будущего этапа вместо возврата?

Только если это прямо предусмотрено условиями контракта и согласовано с заказчиком. Автоматического переноса нет: по общему правилу неиспользованные целевые средства возвращаются. Решать вопрос нужно до конца года.

Как быть, если контрагент отказывается открывать лицевой счёт?

Проверьте, действительно ли он попадает под сопровождение по сумме и виду расчётов. Если попадает — оплата ему с сопровождаемых средств без лицевого счёта невозможна, и это не вопрос переговоров. Практический выход — либо контрагент открывает счёт, либо вы пересматриваете структуру расчётов по контракту, но делать это нужно до того, как подойдёт срок платежа.

Инвентаризация расчётов в сентябре стоит нескольких рабочих дней бухгалтерии. Декабрьский разбор тех же расхождений стоит сорванных платежей и невозвращённых остатков. Разница только в том, когда вы решаете посмотреть.