Как проверить УПД и акты с помощью ИИ: 7 реквизитов, которые он найдет за бухгалтера

Перед закрытием периода бухгалтеру может прийти несколько десятков актов и УПД. Каждый документ нужно открыть, проверить реквизиты, сумму, НДС и подписи.

Работа привычная, но монотонная. На двадцатом документе взгляд уже скользит по строкам, а пропущенный реквизит умеет прятаться лучше, чем контрагент после просьбы переделать акт.

Первичную проверку можно поручить нейросети. Она не решит, принимать ли документ к учету, но быстро разделит комплект на две группы: «явных проблем не найдено» и «нужно посмотреть бухгалтеру».

Какие реквизиты будем искать

Согласно статье 9 закона № 402-ФЗ, первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты.

Для практической проверки их удобно объединить в семь групп.

1. Наименование документа

Из документа должно быть понятно, что перед нами: акт, универсальный передаточный документ, накладная или другой вид первички.

Если контрагент прислал файл с названием скан_175.pdf, это само по себе не проблема. Важно, какое наименование находится внутри документа.

2. Дата составления

Нейросеть должна найти дату документа и не перепутать ее с датой договора, платежа или периодом оказания услуг.

Это одна из типичных ошибок автоматического распознавания. Особенно когда на первой странице указаны сразу несколько дат.

3. Сведения о сторонах

Проверяем:

• наименование исполнителя или продавца;

• наименование заказчика или покупателя;

• ИНН и КПП, если они предусмотрены формой;

• соответствие сторон договору.

ИИ может сравнить реквизиты с карточкой контрагента, но для этого ему нужно предоставить эталонные данные.

4. Содержание операции

Из документа должно быть понятно, какие товары переданы, какие работы выполнены или какие услуги оказаны.

Формулировка «услуги за июнь» может быть недостаточно информативной для конкретной операции. Но решать, насколько содержание документа соответствует договору и требованиям учета, должен бухгалтер.

Нейросеть может только обратить внимание на слишком общую формулировку.

5. Натуральное или денежное измерение

Проверяем количество, единицы измерения, цену и сумму — в зависимости от характера операции.

ИИ особенно полезен, когда нужно убедиться, что итоговая сумма соответствует строкам документа.

Но арифметику тоже необходимо перепроверять. Нечеткий скан легко превращает цифру 8 в 3, а запятую — в точку.

6. Сведения об ответственных лицах

В документе должны быть указаны должности лиц, совершивших операцию или ответственных за ее оформление.

Нейросеть может найти должность и ФИО, но она не знает, действительно ли человек имел право подписывать документ.

Полномочия проверяются отдельно.

7. Подписи и идентификация подписантов

ИИ может определить, присутствуют ли в скане визуальные изображения подписей и заполнены ли поля подписантов.

Он не способен подтвердить:

• подлинность рукописной подписи;

• полномочия подписанта;

• действительность электронной подписи;

• момент подписания электронного документа.

Поэтому в отчете лучше использовать формулировку «видимая подпись обнаружена», а не «документ подписан правильно».

Что еще проверить в УПД

Если УПД используется одновременно как первичный документ и счет-фактура, одной проверки по закону о бухгалтерском учете недостаточно.

Нужно дополнительно проверить реквизиты, необходимые для счета-фактуры:

• статус УПД;

• номер и дату;

• данные продавца и покупателя;

• наименование товаров, работ или услуг;

• стоимость;

• ставку и сумму НДС;

• валюту;

• реквизиты подписантов;

• другие показатели, применимые к конкретной операции.

С 1 января 2026 года для формализованного электронного обмена применяется УПД формата 5.03. При этом бумажные и неформализованные электронные документы также сохраняются. Об этом разъясняла ФНС.

Если УПД пришел через ЭДО в структурированном виде, сначала используйте встроенную проверку оператора. Отправлять такой документ в нейросеть ради повторного чтения реквизитов обычно нет смысла.

ИИ полезнее для сканов, фотографий и обычных PDF.

Как подготовить документы

Не начинайте со всей папки. Возьмите три разных примера:

• хорошо читаемый УПД;

• нечеткий скан акта;

• многостраничный документ.

Перед загрузкой во внешний сервис удалите сведения, которые не нужны для проверки: персональные данные, банковские реквизиты, внутренние комментарии и конфиденциальные условия.

Если документы нельзя нормально обезличить, их не следует передавать в публичную нейросеть. Для регулярной проверки первички лучше использовать корпоративное решение в закрытом контуре.

Готовый промпт для проверки

Проведи предварительную проверку приложенных актов и УПД.

Не принимай решение о возможности учета расходов или вычета НДС. Не придумывай отсутствующие сведения и не исправляй документы самостоятельно.

Для каждого документа проверь:

1. Наименование документа.

2. Номер и дату составления.

3. Наименования и реквизиты сторон.

4. Содержание хозяйственной операции.

5. Количество, единицы измерения и денежные показатели.

6. Должности и ФИО ответственных лиц.

7. Наличие видимых подписей или сведений об электронной подписи.

Для УПД отдельно выдели статус, ставку НДС, сумму НДС и общую стоимость.

Результат представь в таблице:

• имя файла;

• проверяемый реквизит;

• найденное значение;

• статус: «найден», «не найден» или «сомнительно»;

• страница документа;

• комментарий;

• что проверить бухгалтеру.

Если поле плохо читается, напиши «не распознано». Не восстанавливай значение по смыслу.

В конце раздели документы на три группы:

• явных проблем не обнаружено;

• требуется ручная проверка;

• обнаружены отсутствующие или противоречивые реквизиты.

Просьба указывать страницу сильно упрощает работу. Бухгалтеру не придется заново просматривать весь файл, чтобы понять, почему нейросеть поставила пометку.

Как сравнить документ с договором

Вторым этапом можно сопоставить акт или УПД с договором.

Для этого используйте отдельный запрос:

Сравни документ с условиями договора.

Проверь только:

• наименования сторон;

• номер договора;

• предмет операции;

• период оказания услуг;

• стоимость;

• ставку НДС;

• предусмотренную договором форму закрывающего документа.

Не делай юридических выводов. Покажи буквальные совпадения и расхождения со ссылками на страницы обоих документов.

Если договор допускает несколько вариантов толкования, отметь это для проверки юристом или бухгалтером.

Такой анализ полезен, но загружать реальный договор во внешний сервис можно только с учетом внутренних правил безопасности компании.

На каких ошибках ИИ попадается чаще всего

После автоматической проверки обратите внимание на пять ситуаций.

Несколько дат. Нейросеть может выбрать дату договора вместо даты документа.

Нечеткие цифры. Чаще всего страдают ИНН, номера документов и суммы.

Многостраничный акт. Система может принять каждую страницу за отдельный документ.

Печать поверх текста. Изображение печати иногда закрывает ФИО или должность подписанта.

НДС в составе суммы. ИИ может самостоятельно рассчитать налог, даже если в документе он не выделен. Поэтому в промпте нужно прямо запретить додумывание.

Что проверить вручную

Даже если нейросеть не нашла проблем, бухгалтеру нужно проверить:

• соответствие документа реальной операции;

• полномочия подписантов;

• правильность периода;

• право на признание расходов;

• условия принятия НДС к вычету;

• наличие исправлений;

• действительность электронной подписи;

• соответствие документа учетной политике и договору.

ИИ проверяет наличие текста и арифметическую логику. Бухгалтер проверяет экономический смысл и правовые последствия.

Как применять это в работе

Для разовой проверки достаточно загрузить небольшую обезличенную подборку и получить таблицу замечаний.

Если документы поступают постоянно, процесс можно автоматизировать:

1. Документ попадает в защищенную систему.

2. ИИ извлекает реквизиты.

3. Правила проверяют обязательные поля и арифметику.

4. Подозрительные документы направляются бухгалтеру.

5. Подтвержденные сведения передаются в учетную систему.

В таком процессе ИИ не заменяет бухгалтера. Он просто убирает из его рабочего дня последовательное открытие тридцати почти одинаковых файлов.

Это и есть нормальная автоматизация: человек занимается исключениями, а машина просматривает то, что можно проверить по формальным признакам.