Пришел запрос арбитражного управляющего: как превратить его в понятный чек-лист с помощью ИИ

Запрос арбитражного управляющего может занимать несколько страниц и содержать десятки пунктов: договоры, банковские выписки, кадровые документы, сведения об имуществе, расшифровки задолженности и информация по отдельным сделкам.

Если отвечать на такой запрос прямо по тексту, легко пропустить один из пунктов, перепутать периоды или отправить документ без приложения.

ИИ может за несколько минут превратить запрос в рабочую таблицу. Но сначала нужно проверить отправителя, а после — вручную сверить каждый пункт.

Сначала убедитесь, что запрос настоящий

Не отправляйте документы по адресу из письма, пока не проверите отправителя.

В запросе должны быть указаны:

• наименование должника;

• номер дела о банкротстве;

• арбитражный суд;

• ФИО управляющего;

• основание запроса;

• перечень необходимых сведений;

• адрес для ответа;

• дата и номер документа.

Найдите дело в Картотеке арбитражных дел и проверьте, кто утвержден управляющим.

Затем откройте карточку должника в ЕФРСБ и сопоставьте ФИО, СРО и контактные данные. Если адрес электронной почты отличается, это нужно уточнить до отправки документов.

Арбитражный управляющий действительно вправе запрашивать необходимые сведения о должнике, его имуществе, контрагентах и обязательствах. Соответствующие полномочия закреплены в статье 20.3 Закона о банкротстве.

Но наличие полномочий не отменяет проверку конкретного запроса и личности отправителя.

Зафиксируйте получение запроса

До начала работы сохраните:

• оригинальный файл;

• письмо с техническими данными отправителя;

• почтовый конверт, если запрос пришел на бумаге;

• дату получения;

• все приложения;

• сведения о сотруднике, который принял документ.

Не изменяйте исходный файл. Для работы с ИИ создайте копию, из которой при необходимости удалите персональные данные, подписи и контакты сотрудников.

Дата получения может иметь значение для определения порядка и срока ответа. Ее не следует восстанавливать по памяти через несколько недель.

Превращаем запрос в таблицу

Загрузите копию документа в нейросеть и используйте следующий промпт:

Изучи приложенный запрос арбитражного управляющего. Используй только текст документа.

Преобразуй все требования в таблицу со следующими колонками:

1. Номер пункта исходного запроса.

2. Точная формулировка требования.

3. Какой документ или информация запрашивается.

4. За какой период.

5. В каком формате нужно представить.

6. Срок, прямо указанный в запросе.

7. Предполагаемый источник документа внутри компании.

8. Ответственный сотрудник — оставь поле пустым.

9. Статус — оставь поле пустым.

10. Что необходимо уточнить.

Не объединяй разные пункты, если они относятся к разным документам или периодам. Не рассчитывай сроки самостоятельно. Если период, формат или срок не указан, напиши «не указан». После таблицы перечисли все приложения, упомянутые в запросе.

Такой запрос решает сразу две задачи: создает рабочий список и показывает неопределенности.

Почему нельзя просить ИИ «составить ответ»

Команда «Ответь арбитражному управляющему» звучит удобно, но создает несколько рисков.

Нейросеть может:

• написать, что документ приложен, хотя его еще не нашли;

• объединить разные периоды;

• пропустить часть запроса;

• назвать отсутствующий файл «не применимым»;

• придумать причину отсутствия документа;

• использовать неверное наименование компании;

• рассчитать срок по общему правилу, не учитывая обстоятельства получения запроса.

Сначала нужен реестр требований. Ответ готовится только после того, как по каждому пункту определен реальный статус.

Разделите документы на пять групп

После проверки таблицы добавьте ответственных и присвойте каждому пункту один из статусов.

1. Документ найден

Файл существует, относится к нужному периоду и готов к передаче.

Но даже найденный документ необходимо открыть и проверить. Название файла не гарантирует, что внутри находится нужная версия.

2. Нужно подготовить выгрузку

Например, запрошена оборотно-сальдовая ведомость, реестр операций, список дебиторов или расшифровка счета.

Здесь нужно указать:

• из какой системы формируется выгрузка;

• на какую дату;

• по какой организации;

• кто проверяет результат.

3. Документ находится у другого сотрудника или подрядчика

Часть материалов может храниться у банка, кадровой службы, бывшего руководителя, внешнего бухгалтера, оператора ЭДО или архивной организации.

В таблице нужно зафиксировать, кому направлен внутренний запрос и когда ожидается ответ.

4. Документ не найден

Не следует отмечать такой пункт как выполненный или создавать файл задним числом.

Зафиксируйте:

• где искали;

• кто проводил поиск;

• существовал ли документ ранее;

• можно ли получить копию у контрагента;

• есть ли электронная версия;

• чем подтверждается отсутствие.

5. Требование нужно уточнить

Иногда из запроса невозможно однозначно понять период, формат или состав сведений. Такой пункт лучше вынести отдельно и согласовать порядок действий с юристом или управляющим.

Второй промпт: составляем рабочий план

Когда статусы заполнены, попросите ИИ подготовить план:

На основании проверенной таблицы составь рабочий план подготовки ответа.

Сгруппируй задачи по ответственным и источникам: учетная система, банк, договорной архив, кадры, электронная почта, ЭДО и другие подразделения.

Отдельно покажи:

• документы, готовые к передаче;

• выгрузки, которые необходимо сформировать;

• материалы, ожидаемые от других сотрудников;

• отсутствующие документы;

• пункты, требующие уточнения;

• файлы с персональными или конфиденциальными данными.

Не меняй статусы и не добавляй документы, которых нет в таблице.

На выходе получится не ответ управляющему, а внутренний план выполнения запроса.

Как контролировать комплектность

Перед отправкой создайте финальную опись:

ИИ может сопоставить опись с исходным запросом:

Сравни финальную опись с таблицей требований. Найди пункты, для которых в описи нет документа или пояснения. Также найди файлы в описи, которые не связаны ни с одним пунктом запроса. Ничего не исправляй самостоятельно.

Это помогает обнаружить забытые приложения и лишние файлы.

Если части документов нет

Самая опасная стратегия — промолчать об отсутствующих документах и надеяться, что этого не заметят.

Вместо этого нужно вместе с юристом определить:

• почему документ отсутствует;

• велся ли его поиск;

• у кого может находиться копия;

• можно ли восстановить сведения из других источников;

• какое пояснение необходимо предоставить;

• какие действия уже предприняты.

ИИ может подготовить нейтральный черновик пояснения, но факты должен сообщить человек:

Подготовь черновик пояснения об отсутствии документа. Используй только приведенные мной факты. Не придумывай причины и не утверждай, что документ утрачен, если это не подтверждено. Укажи, где проводился поиск и какие действия по восстановлению предпринимаются.

ФНС приводит примеры, когда непередача первичных и бухгалтерских документов осложняла проведение процедуры и становилась предметом споров об ответственности. Поэтому к фиксации поиска и передачи материалов нельзя относиться формально. Один из таких примеров опубликован на сайте ФНС, хотя конкретные последствия всегда зависят от обстоятельств дела.

Что нельзя загружать в публичную нейросеть

Запрос управляющего может содержать коммерческую тайну и персональные данные. Перед загрузкой копии скройте:

• паспортные данные;

• банковские реквизиты;

• подписи;

• номера телефонов сотрудников;

• данные о заработной плате;

• ключи электронной подписи;

• пароли и ссылки для входа;

• информацию, не относящуюся к задаче.

Первичный чек-лист можно составить по обезличенному тексту. Для этого обычно не нужны подписи и полные реквизиты документов.

Что ИИ делать не должен

Нейросети нельзя поручать:

• определять законность запроса;

• самостоятельно решать, какие сведения можно не предоставлять;

• рассчитывать срок ответа;

• отправлять документы;

• подписывать опись;

• подтверждать комплектность без сравнения с оригиналом;

• объяснять отсутствие документов придуманными обстоятельствами;

• изменять или восстанавливать первичные документы без установленной процедуры.

Итоговый комплект должен проверить сотрудник, понимающий содержание материалов, и юрист, оценивающий порядок ответа.

Что в итоге

Запрос арбитражного управляющего удобнее воспринимать не как длинное письмо, а как проект из нескольких десятков маленьких задач.

ИИ помогает:

1. Разобрать требования по пунктам.

2. Выделить документы и периоды.

3. Назначить ответственных.

4. Найти пропущенные позиции.

5. Подготовить опись и черновик сопроводительного письма.

Но нейросеть не подтверждает достоверность документов и не решает, как юридически правильно отвечать на запрос.

Рабочая формула простая: ИИ составляет чек-лист, сотрудники собирают материалы, юрист проверяет ответ, уполномоченное лицо принимает решение об отправке.