Как проверить банковскую выписку с помощью ИИ и найти платежи, требующие внимания

В банковской выписке могут быть сотни операций, но ручной проверки требуют лишь некоторые: повторные платежи, непонятные назначения, возвраты и переводы без номера договора. ИИ поможет быстро отобрать такие строки и составить список вопросов. При этом выбирать счета учета и формировать проводки должен бухгалтер.

ИИ полезен для предварительного поиска операций, в которых:

• отсутствует назначение платежа;

• не указан номер договора или счета;

• встречается слишком общая формулировка;

• назначение не соответствует обычным платежам контрагента;

• совпадают контрагент, сумма и дата;

• присутствуют признаки повторного платежа;

• указано слово «возврат», но неясно, к какой операции он относится;

• сумма НДС не выделена или записана непонятно;

• встречаются новые или редко используемые контрагенты;

• один платеж заметно отличается от остальных.

Это не означает, что операция проведена неправильно. Она просто попадает в короткий список для ручной проверки.

Выгрузите выписку из клиент-банка в XLSX или CSV. Для первичного анализа обычно достаточно оставить:

• дату;

• входящую или исходящую сумму;

• наименование контрагента;

• ИНН;

• назначение платежа;

• номер платежного поручения.

Не нужно передавать нейросети номера счетов, БИК, адреса, ФИО физических лиц и другие сведения, которые не используются при анализе.

Для тестирования можно заменить контрагентов на «Компания А», «Компания Б» и далее. Главное — использовать одинаковую замену во всех строках.

ИИ не должен самостоятельно решать, к какому виду расходов относится платеж. Его первая задача — найти операции, которые отличаются от обычного потока.

Например:

В таком списке внимания требуют:

• две одинаковые операции в пользу Компании А;

• слишком общее назначение платежа Компании Б;

• возврат от Компании В без ссылки на первоначальную операцию.

Однако два одинаковых платежа могут относиться к разным поставкам. Поэтому ИИ должен поставить пометку, а не объявить платеж ошибочным.

Проведи предварительную проверку приложенной банковской выписки.

Не определяй бухгалтерские счета, проводки, налоговые последствия и экономическую обоснованность операций. Не называй платеж ошибочным или незаконным.

Найди строки, которые требуют внимания по формальным признакам:

1. Пустое или слишком общее назначение платежа.

2. Отсутствие номера договора, счета или иного основания.

3. Полностью совпадающие контрагент, сумма, дата и назначение.

4. Возможные повторы с небольшой разницей в дате или формулировке.

5. Платежи со словами «возврат», «перерасчет», «ошибочно» или «без договора».

6. Неясное указание НДС.

7. Несколько одинаковых сумм одному контрагенту.

8. Операции, заметно отличающиеся от других платежей этому контрагенту.

Результат представь в таблице:

• дата;

• контрагент;

• сумма;

• назначение;

• причина включения в отчет;

• что нужно проверить;

• вопрос ответственному сотруднику;

• степень уверенности: высокая, средняя или низкая.

Не придумывай договоры, счета и причины платежей. Если данных недостаточно, напиши: «Требуется дополнительная информация».

В конце укажи:

• общее количество операций;

• количество строк, требующих проверки;

• количество возможных повторов;

• количество платежей с неполным назначением;

• количество возвратов без понятной связи с исходной операцией.

После анализа бухгалтер может получить не длинную выписку, а несколько конкретных вопросов:

• подтвержден ли второй платеж Компании А;

• к какому счету относится перевод Компании Б;

• по какой операции Компания В вернула деньги;

• почему в назначении не выделен НДС;

• есть ли договор по новому контрагенту;

• требуется ли исправляющее письмо в банк.

Такой список можно направить менеджерам, закупщикам или другим ответственным сотрудникам.

Особое внимание нужно обратить на следующие ситуации.

Регулярные одинаковые платежи. Аренда, лизинг или подписка могут иметь одну сумму каждый месяц.

Разные договоры с одним контрагентом. Совпадение суммы не означает повторную оплату.

Сокращенные назначения. В выписке может отображаться не весь текст платежного поручения.

Возврат и корректировка. Для правильного вывода нужно видеть первоначальную операцию и документы.

НДС. Нейросеть может попытаться самостоятельно рассчитать налог. В промпте нужно запретить такие действия.

После автоматического отбора необходимо проверить:

• первичные документы;

• договор и счет;

• платежное поручение;

• назначение операции;

• правильность отражения НДС;

• экономический смысл платежа;

• выбранный счет учета;

• необходимость корректировок.

ИИ видит строки выписки. Бухгалтер понимает, почему компания получила или перечислила деньги.

Не стоит просить нейросеть: «Разнеси банковскую выписку по счетам учета». Для этого ей не хватает документов, учетной политики и контекста операций.

Безопасная задача звучит иначе:

Найди строки, которые отличаются от обычных и требуют внимания бухгалтера.

Тогда вместо проверки двухсот операций специалист получает короткий список из нескольких платежей и конкретные вопросы по каждому из них.

Роман Ткачев — эксперт по автоматизации корпоративных процессов и практическому применению ИИ в работе корпоративных служб.