Опытный сотрудник знает процесс наизусть, но объясняет его фразами вроде «дальше все как обычно». Когда нужно обучить новичка или передать обязанности, таких объяснений недостаточно. ИИ поможет превратить голосовую расшифровку, переписку или черновые заметки в понятную пошаговую инструкцию — но сначала придется найти пропущенные действия.
Что дать нейросети
Попросите сотрудника описать процесс свободно, не пытаясь сразу составить официальный документ. Например:
с чего начинается работа;
какие сведения и документы нужны;
что он делает по шагам;
что и где проверяет;
какие ошибки встречаются;
кому передает результат;
что делает в нестандартной ситуации.
Рассказ можно записать на диктофон, расшифровать и передать ИИ. Перед загрузкой удалите персональные данные, пароли, реквизиты доступа и конфиденциальную информацию.
Готовый промпт
Добавьте заметки или расшифровку сотрудника к запросу:
Преобразуй заметки сотрудника в проект рабочей инструкции.
Составь документ по структуре:
название процесса;
цель;
когда запускается процесс;
необходимые документы, данные и доступы;
последовательность действий;
контрольные точки;
ожидаемый результат;
частые ошибки;
действия в нестандартных ситуациях;
кому передается результат;
когда нужно обратиться к руководителю.
Не добавляй действия, правила, сроки и системы, которых нет в исходном тексте. Все недостающие сведения вынеси в раздел «Вопросы сотруднику».
Пиши простыми короткими предложениями. Каждый шаг начинай с глагола. Если в одном пункте несколько действий, раздели их на отдельные шаги.
Главное — найти скрытые пробелы
Первая версия инструкции почти всегда будет неполной. Опытный сотрудник пропускает привычные действия: где скачать файл, как назвать документ, какую сумму проверить, кому написать при расхождении.
Чтобы обнаружить такие пробелы, отправьте второй запрос:
Представь, что эту инструкцию получил новый сотрудник, который ни разу не выполнял процесс.
Найди:
непонятные слова и сокращения;
шаги без указания системы или документа;
действия без понятного результата;
проверки без критериев;
переходы в стиле «далее», «как обычно» и «при необходимости»;
ситуации, в которых непонятно, к кому обращаться;
сведения, без которых процесс невозможно выполнить.
Не исправляй пробелы самостоятельно. Составь список уточняющих вопросов автору инструкции.
Ответы сотрудника нужно добавить в исходный документ, после чего повторно попросить ИИ обновить инструкцию.
Добавьте контрольный список
Для регулярно повторяющейся операции полезно подготовить короткий чек-лист:
На основании утвержденной инструкции составь чек-лист выполнения процесса. Оставь только действия и проверки. Для каждого пункта добавь поле для отметки о выполнении. Не включай пояснения и теоретическую информацию.
Так основная инструкция останется подробной, а для ежедневной работы появится компактный список.
Как проверить результат
Перед утверждением документа попросите другого сотрудника выполнить процесс только по инструкции. Не подсказывайте ему по ходу работы — иначе непонятные места останутся незамеченными.
Зафиксируйте:
на каком шаге возник вопрос;
каких данных не хватило;
какие формулировки поняли неоднозначно;
какие действия пришлось уточнять устно;
где результат нельзя было проверить.
После тестирования скорректируйте документ и укажите дату его обновления.
ИИ ускоряет оформление инструкции, но не знает, как процесс действительно работает внутри компании. Поэтому лучшая проверка — не красивый текст, а успешное выполнение задачи человеком, который раньше ее не делал.
Роман Ткачев — эксперт по автоматизации корпоративных процессов и практическому применению ИИ в работе корпоративных служб.
Начать дискуссию