Электронная транспортная накладная с 1 сентября: что делать, если перевозчик прислал бумагу

С 1 сентября 2026 года транспортные накладные при автомобильных перевозках по общему правилу оформляют электронно. Но бумажный документ не всегда означает нарушение: предусмотрены исключения. Бухгалтеру сначала нужно выяснить обстоятельства перевозки и основание бумажного оформления, а уже затем решать, что запросить у контрагента.

Представим: товар доставили, склад подтвердил приемку, перевозчик передал подписанную бумажную накладную. На просьбу прислать электронную отвечает: «Мы пока не подключились».

Само по себе отсутствие подключения не является универсальным разрешением продолжать бумажный документооборот.

Однако бумажная форма предусмотрена, например, когда грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо. Есть и другие исключения, установленные Приказом Минтранса от 01.06.2026 № 262. Проверять нужно конкретный пункт, а не устное объяснение перевозчика. Перечень случаев бумажного оформления.

Начните с четырех вопросов:

1. Что за документ перед вами? Транспортная накладная, товарная накладная и акт перевозчика решают разные задачи.

2. К какой перевозке он относится? Важны вид перевозки, участники и обстоятельства оформления.

3. Предусмотрено ли исключение? Попросите перевозчика назвать основание и подтвердить соответствующие обстоятельства.

4. Есть ли электронный оригинал? Возможно, вам передали его распечатку. Тогда нужно получить доступ к электронному документу и проверить его статус.

Бумажную накладную и переписку сохраните. Не уничтожайте документы только потому, что возник вопрос к формату.

Автоматический вывод делать нельзя.

В разъяснении, опубликованном Минтрансом, представитель ФНС отметил: при оценке расходов инспекция рассматривает совокупность документов и реальность сделки. Бумажный формат вместо электронного не должен становиться единственным основанием негативных последствий. Но это не отменяет обязанность соблюдать правила оформления. Разъяснение Минтранса и ФНС.

Нейросеть может подготовить запрос перевозчику. Для этого не нужно загружать весь договор и раскрывать коммерческие условия.

Подготовь короткое деловое письмо перевозчику.

Факты: перевозка выполнена [дата], получена бумажная транспортная накладная. Наличие электронного оригинала и основание бумажного оформления не установлены.

Попроси сообщить:
— оформлялась ли электронная накладная и как получить к ней доступ;
— если использована бумажная форма, на каком основании;
— какими сведениями подтверждается применение исключения.

Не обвиняй перевозчика в нарушении. Не придумывай сроки, штрафы и ссылки на нормы.

Главное: сначала установить, почему документ бумажный, а не сразу объявлять перевозку неподтвержденной.

В Telegram разбираю, как использовать ИИ для проверки документов и переписки с контрагентами.