До 40% платежей в Китай задерживаются из-за документов: как здесь поможет ИИ

По оценке платежной платформы А7, до 40% самостоятельно оформляемых переводов в Китай задерживаются из-за ошибок бизнеса: сведения в контракте и инвойсе не совпадают, получатель указан по-разному, в SWIFT-коде или номере счета допущена опечатка. Значительную часть таких проблем можно обнаруживать автоматически еще до отправки платежа.

Но для этого недостаточно загрузить документы в обычный чат и попросить: «Проверь, все ли правильно». Надежная автоматизация требует справочников, формальных правил, контроля версий и обязательной проверки человеком.

Что произошло

Первый заместитель генерального директора А7 Ирина Акопян сообщила на Международном банковском форуме, что при самостоятельном проведении расчетов в Китай до 40% операций могут задерживаться из-за ошибок в документах.

Среди распространенных причин она назвала:

• несовпадение сведений в контракте и инвойсе;

• неправильный SWIFT-код;

• разные варианты наименования получателя;

• ошибку в номере счета;

• поздний выбор платежного маршрута, когда договор уже подписан и его приходится переоформлять.

Важно учитывать, что 40% — оценка представителя коммерческой платежной платформы, а не результат опубликованного независимого исследования всего рынка. Однако перечисленные ошибки вполне конкретны и показывают слабое место многих ВЭД-процессов: документы готовят разные сотрудники, в разных программах и без единой проверки перед платежом.

Почему обычной внимательности недостаточно

В международном платеже участвует не один документ. Компании необходимо сопоставить как минимум:

• внешнеторговый контракт;

• спецификацию;

• инвойс;

• заявку на платеж;

• банковские реквизиты поставщика;

• сведения о банке получателя;

• условия поставки;

• валюту и сумму операции;

• назначение платежа;

• требования обслуживающего банка.

Одно и то же китайское юридическое лицо может быть указано в документах на китайском языке, латиницей и в разных вариантах транслитерации. В одном файле может использоваться полное наименование, в другом — сокращенное.

Человек видит похожие строки и считает их одинаковыми. Банк или платежная система могут воспринять различие как основание для дополнительной проверки.

При этом некоторые ошибки вообще невозможно заметить «по смыслу». Номер счета с одной неверной цифрой выглядит так же убедительно, как правильный. Поэтому профессиональная проверка должна сочетать ИИ и строгие формальные правила.

Что именно можно поручить ИИ

ИИ полезен там, где необходимо прочитать документы, извлечь данные и сопоставить формулировки.

Он может:

• распознать сведения из контракта, инвойса и реквизитов;

• привести данные к единой структуре;

• найти разные варианты написания получателя;

• сопоставить номер и дату контракта;

• проверить соответствие суммы и валюты;

• сравнить назначение платежа с предметом договора;

• обнаружить отсутствующие поля;

• показать, в каком документе возникло расхождение;

• подготовить вопросы сотруднику ВЭД;

• сформировать карточку операции для специалиста.

Например, система может заметить, что в контракте указано Shenzhen Golden Trade Co., Ltd., а в инвойсе — Shenzhen Golden Trading Co Ltd.

ИИ должен отметить это как расхождение. Но он не должен самостоятельно решать, что речь точно идет об одной компании, и тем более исправлять название перед отправкой платежа.

Что необходимо проверять обычными правилами

Не все задачи нужно отдавать нейросети. Там, где существует точный формат, надежнее использовать программные проверки.

Правила должны контролировать:

• допустимую длину номера счета;

• формат SWIFT/BIC;

• соответствие валюты контракту;

• совпадение суммы заявки и инвойса;

• наличие номера и даты договора;

• заполнение обязательных полей;

• допустимые значения банковских комиссий;

• отсутствие лишних пробелов и недопустимых символов;

• соответствие страны получателя и банка;

• использование актуальной версии реквизитов.

ИИ хорошо понимает смысл текста, но может ошибаться в отдельных символах. Формальное правило не понимает смысла, зато точно определяет, что SWIFT-код содержит неверное количество знаков.

Поэтому надежная система использует оба подхода.

Как должен выглядеть профессиональный процесс

1. Создание единого справочника

В компании должна существовать подтвержденная карточка каждого иностранного контрагента:

• официальное юридическое наименование;

• регистрационный номер;

• страна регистрации;

• адрес;

• номер счета;

• название и адрес банка;

• SWIFT/BIC;

• банк-посредник, если он применяется;

• допустимые валюты;

• источник реквизитов;

• дата последней проверки;

• сотрудник, подтвердивший сведения.

Нельзя считать электронное письмо с новыми реквизитами автоматически достоверным. Изменение платежных данных должно проходить отдельную проверку по согласованному каналу связи.

2. Получение документов из одного процесса

Контракт, спецификация, инвойс и заявка на оплату должны попадать в систему как единый комплект.

Если сотрудник отправляет контракт по электронной почте, инвойс — в мессенджере, а реквизиты вставляет вручную из старого файла, автоматизация не устранит хаос. Она лишь начнет быстрее обрабатывать хаотичные данные.

Каждой операции необходимо присвоить единый идентификатор, который связывает все документы и версии.

3. Извлечение данных

ИИ распознает документы и собирает карточку платежа:

Для каждого значения система должна сохранять не только результат, но и ссылку на документ и страницу, откуда оно получено.

4. Три уровня проверки

Полезно разделить замечания по степени риска.

Блокирующие ошибки:

• номер счета не совпадает со справочником;

• SWIFT-код имеет неправильный формат;

• валюта не предусмотрена договором;

• сумма превышает установленный лимит;

• отсутствует обязательный документ;

• получатель в заявке отличается от стороны договора.

Платеж с такой ошибкой нельзя отправлять без ручного решения.

Предупреждения:

• разные варианты транслитерации;

• сокращенное наименование получателя;

• неточное назначение платежа;

• дата инвойса выходит за ожидаемый период;

• в документах используются разные адреса;

• комиссия распределена иначе, чем предусмотрено договором.

Такие случаи должен проверить специалист.

Информационные замечания:

• лишние пробелы;

• различия в регистре;

• разные форматы дат;

• отсутствие необязательного поля.

Они сохраняются в отчете, но не обязательно блокируют операцию.

5. Проверка платежного маршрута до подписания договора

Это один из главных выводов из новости.

Маршрут платежа необходимо обсуждать не после подписания контракта, а во время согласования сделки.

До подписания нужно определить:

• из какой страны и каким банком будет отправлен платеж;

• в какой валюте пройдет расчет;

• принимает ли банк получателя такой маршрут;

• нужен ли банк-посредник;

• кто оплачивает комиссии;

• какие формулировки должны быть в контракте и инвойсе;

• какие документы запросит банк;

• как будет подтверждаться исполнение обязательства;

• что произойдет при возврате или задержке денег.

ИИ может собрать эти сведения в чек-лист и проверить наличие необходимых условий в проекте договора. Но актуальность маршрута должны подтверждать банк, платежный агент или специалист по международным расчетам.

6. Принцип четырех глаз

ИИ не должен самостоятельно отправлять международный платеж.

Перед отправкой комплект проверяют как минимум два участника:

1. Сотрудник ВЭД подтверждает сделку, контрагента, товар и документы.

2. Финансовый специалист проверяет сумму, реквизиты, маршрут и платежные условия.

Для операций повышенного риска дополнительно подключаются юрист, специалист валютного контроля или комплаенс.

Система должна фиксировать, кто проверил документы, какие замечания были обнаружены и кто разрешил продолжить операцию.

7. Контроль результата

Автоматизация не заканчивается после отправки денег. Необходимо отслеживать:

• принят ли платеж банком;

• запросили ли дополнительные документы;

• изменился ли статус операции;

• удержана ли ожидаемая комиссия;

• получил ли деньги контрагент;

• вернулся ли платеж;

• сколько времени занял каждый этап;

• какие ошибки повторяются чаще всего.

Эти данные позволяют улучшать правила проверки. Если банк регулярно возвращает операции с конкретной формулировкой назначения, проблема должна превращаться в новое автоматическое правило, а не повторяться вручную.

Где ИИ применять нельзя без контроля

Нейросети не следует самостоятельно поручать:

• выбирать способ обхода ограничений;

• определять допустимость операции по санкционному законодательству;

• изменять реквизиты получателя;

• подтверждать подлинность банковского письма;

• принимать решение о перечислении денег;

• подменять валютный контроль;

• выбирать платежный маршрут без актуальных данных банков;

• гарантировать зачисление платежа.

Проверка документов и проверка санкционных, валютных и банковских ограничений — разные процессы. Идеально заполненный инвойс не гарантирует прохождение операции, если выбранный банк или маршрут не принимает такой платеж.

Можно ли начать с обычного ИИ-чата

Для разового эксперимента можно использовать обезличенный комплект документов и следующий запрос:

Сравни контракт, спецификацию, инвойс и карточку банковских реквизитов.

Используй только сведения из приложенных документов. Не исправляй данные и не придумывай отсутствующие значения.

Проверь:

• юридическое наименование плательщика и получателя;

• номер и дату контракта;

• номер и дату инвойса;

• предмет платежа;

• сумму и валюту;

• номер счета;

• название и адрес банка;

• SWIFT/BIC;

• условия оплаты комиссий;

• назначение платежа.

Представь результат в таблице: поле, значение в контракте, значение в инвойсе, значение в реквизитах, статус, документ и страница, что необходимо проверить человеку.

Используй статусы: «совпадает», «отличается», «не найдено», «требуется подтверждение».

Не делай вывод о возможности проведения платежа. Не меняй реквизиты самостоятельно.

Загружать реальные внешнеторговые документы в публичную нейросеть без разрешения компании нельзя. Они могут содержать банковские реквизиты, коммерческие условия, персональные данные и сведения о цепочке поставок.

Для постоянной работы нужен защищенный корпоративный процесс, а не переписка с чат-ботом.

Как измерить результат внедрения

Пользу автоматизации следует оценивать не количеством обработанных PDF, а бизнес-показателями:

• доля платежей, прошедших без дополнительного запроса;

• число расхождений, найденных до отправки;

• среднее время подготовки комплекта;

• количество возвратов и задержек;

• число ручных исправлений;

• стоимость банковских и посреднических комиссий;

• время от заявки до зачисления;

• доля повторяющихся ошибок;

• количество платежей, остановленных из-за неподтвержденной смены реквизитов.

Если система красиво формирует отчет, но задержки не сокращаются, значит автоматизирован не тот участок процесса.

Главное

Новость про «40% задержанных платежей» легко превратить в рекламу платежного посредника. Но для бизнеса здесь важнее другой вывод: значительная часть проблем возникает еще до банка — в момент подготовки договора, инвойса и заявки.

ИИ действительно может снизить количество ошибок, если он встроен в правильный процесс:

1. Извлекает сведения из документов.

2. Сравнивает их с подтвержденными справочниками.

3. Формальные правила проверяют реквизиты.

4. Система выделяет блокирующие ошибки.

5. Специалисты подтверждают маршрут и операцию.

6. Результат платежа возвращается в систему для улучшения правил.

ИИ не проводит международный платеж вместо финансового специалиста. Он помогает не отправлять в банк комплект, в котором название получателя написано тремя разными способами, а номер счета перепечатан вручную.

Заявленные А7 показатели — более 15 тысяч клиентов и свыше 2 тысяч операций ежедневно — опубликованы на сайте самой компании, поэтому их следует воспринимать как данные компании.

Роман Ткачев — эксперт по автоматизации корпоративных процессов и практическому применению ИИ в работе корпоративных служб.