Как автоматизировать согласование счетов и перестать искать разрешение на оплату в переписке

Счет может пройти длинный путь: менеджер, руководитель подразделения, закупки, юрист, финансовая служба и бухгалтерия. Если маршрут существует только в переписке, компания не понимает, где документ задержался и кто должен принять решение.

Автоматизация не должна сама распоряжаться деньгами. Ее задача — доставить счет нужным людям, провести формальные проверки и сохранить историю согласования.

1. Счет поступает из почты, ЭДО или внутренней формы.

2. Система извлекает контрагента, сумму, НДС, договор и назначение платежа.

3. Данные сравниваются с карточкой поставщика, заявкой и договором.

4. По сумме и подразделению определяется маршрут согласования.

5. Ответственные получают задачи и напоминания.

6. После всех подтверждений бухгалтер получает комплект для оплаты.

7. Решения и комментарии сохраняются в журнале.

Например, счет до 50 тысяч рублей может согласовывать руководитель подразделения, а более крупный расход дополнительно направляется финансовому директору. Лимиты компания определяет самостоятельно.

• существует ли контрагент в справочнике;

• совпадают ли реквизиты;

• указан ли договор;

• соответствует ли сумма заявке;

• не поступал ли такой счет раньше;

• есть ли бюджет;

• приложены ли необходимые документы;

• не истек ли срок согласования.

ИИ полезен при чтении счетов разных форматов и подготовке краткого резюме. Решение об оплате остается за уполномоченным сотрудником.

Преврати описанный порядок согласования счетов в рабочий маршрут.

Для каждого этапа укажи:

• входящие данные;

• ответственного;

• обязательные проверки;

• условие перехода;

• срок;

• возможную причину возврата;

• действие при просрочке.

Отдельно выдели проверки, которые можно выполнять автоматически, и решения, требующие подтверждения человека.

Не предлагай автоматическую оплату без финального согласования ответственного сотрудника.

• среднее время согласования;

• количество просроченных задач;

• число возвращенных счетов;

• долю счетов без договора;

• количество повторно загруженных документов;

• причины задержек.

Правильная автоматизация не просто ускоряет оплату. Она показывает, почему счет не был оплачен вовремя.

Другие практические сценарии внедрения ИИ и автоматизации разбираем в Telegram-канале.

Роман Ткачев — эксперт по автоматизации корпоративных процессов и практическому применению ИИ в работе корпоративных служб.