Обычная папка на диске становится архивом только по названию. Если файлы называются договор_финал, финал2 и точно_финал, определить актуальную версию невозможно.
Автоматизированный архив должен знать не только имя файла, но и его роль в процессе.
Что нужно извлекать из документа
вид;
номер;
дату;
стороны;
предмет;
сумму;
срок;
автопролонгацию;
ответственного;
связанные приложения;
дату прекращения;
статус подписания.
Как должен работать процесс
Документ поступает в единое хранилище.
ИИ определяет его тип и извлекает реквизиты.
Система связывает его с договором и контрагентом.
Версии сохраняются отдельно.
Доступ назначается по ролям.
Сроки попадают в календарь.
Ответственные получают уведомления.
Поиск работает по реквизитам и содержанию.
Готовый промпт
Проанализируй комплект документов и подготовь карточки для архива.
Для каждого файла укажи:
вид документа;
номер и дату;
стороны;
договор, к которому он относится;
период действия;
сумму;
приложения;
упомянутые, но отсутствующие документы;
срок или событие, требующее контроля;
страницу, на которой найдены сведения.
Не объединяй документы только из-за похожих названий. Если связь не подтверждена, напиши: «Требуется ручная проверка».
Что нельзя отдавать одному ИИ
Нейросеть не должна самостоятельно:
удалять старые версии;
предоставлять доступ;
признавать документ подписанным;
определять юридическую силу;
менять срок договора;
считать скан оригиналом.
Архив должен хранить исходный файл, сведения о загрузке и историю изменений.
Главная польза автоматизации — не быстрый поиск сам по себе. Компания получает контроль над сроками, версиями и связанными обязательствами.
Роман Ткачев — эксперт по автоматизации корпоративных процессов и практическому применению ИИ в работе корпоративных служб.
