С 1 сентября 2026 года транспортные накладные перешли в электронный формат. Однако Минтранс предусмотрел ряд исключений, когда документ разрешено оформить на бумаге. Разберем, для каких перевозок сохранился старый формат и как это работает на практике.
В каких случаях можно оформить бумажную накладную
Минтранс определил несколько случаев, когда вместо ЭТрН можно использовать бумажную накладную. Они перечислены в Приказе №262.
Если перевозка входит в этот список, накладную можно оформить на бумаге. В остальных случаях потребуется электронный документ.
Какие ситуации относятся к исключениям.
Перевозка, где грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом
Компания может перемещать товары «от себя себе» без заключения ЭТрН — например, со своего склада в собственный магазин или на другой склад. Если для доставки привлекают перевозчика, но грузоотправителем и грузополучателем остается та же организация, накладную можно оформить на бумаге.
Например. Производитель стройматериалов отправляет продукцию со своего склада в собственный розничный магазин. Для доставки он нанимает транспортную компанию. Несмотря на участие стороннего перевозчика, отправителем и получателем груза выступает одна организация, поэтому такая перевозка попадает под исключение и не требует ЭТрН.
Бумажная накладная возможна и при самовывозе со склада поставщика. Например, компания покупает товар, нанимает перевозчика и доставляет покупку со склада продавца на собственный склад. В этом случае сама компания выступает одновременно грузоотправителем и грузополучателем, а поставщик, который фактически отгружает товар, — лицом, осуществляющим погрузку (ЛОП).
Поэтому при выборе формата накладной имеет значение не только фактическая схема доставки, но и то, как распределены роли между ее участниками. Поэтому при выборе формата накладной имеет значение не только фактическая схема доставки, но и то, как распределены роли между ее участниками. Например, если ваш подрядчик — фактический перевозчик, накладную можно оформить на бумаге. Если же подрядчик выступает в роли экспедитора, то по документам он становится грузоотправителем, поэтому это исключение уже не применяется.
Рекомендую проверить, кто указан в документах грузоотправителем и грузополучателем. Если это одна и та же организация, перевозка считается перемещением от самого себя себе. Тогда накладную можно оформить на бумаге. Если же товар отправляют покупателю или другой организации, понадобится ЭТрН.
При этом бывают ситуации, когда транспортная накладная не нужна совсем. Например, компания перевозит собственный товар между своими объектами на собственном автомобиле, а доставка не оформляется как отдельная услуга. В таком случае коммерческой перевозки, для которой требуется транспортная накладная, нет. Поэтому оформлять не нужно ни бумажный документ, ни электронный.
Перевозка собственным транспортом для личных или семейных целей
Похожий сценарий возможен и вне бизнеса — когда перевозка выполняется для личных или семейных нужд. Например, вы переезжаете в другой город и нанимаете транспортную компанию для перевозки мебели и личных вещей. Поскольку груз перевозят для личных целей, накладную можно оформить на бумаге.
Такой же порядок действует для перевозок в семейных целях, если они не связаны с предпринимательской деятельностью.
Перевозка с участием иностранного контрагента
Бумажную накладную можно использовать и в перевозках с иностранными компаниями, но не всегда.
Приведу пример, когда это допустимо. Российская компания закупает товар за рубежом и забирает его со склада иностранного поставщика, либо отгружает свою продукцию за рубеж, то такую перевозку можно оформить на бумаге.
Но если иностранная компания работает в России через зарегистрированный филиал, использовать бумажную накладную уже нельзя — потребуется ЭТрН.
Транспортировка драгоценностей
Отдельное исключение касается перевозки драгоценных металлов, камней и изделий из них. Среди них золото, серебро, платина, природные алмазы, рубины и изумруды. При перевозке таких грузов транспортную накладную разрешено оформлять на бумаге.
Перевозка грузов Минобороны и Вооруженных сил
Бумажную накладную можно использовать при перевозке грузов военного назначения, когда Минобороны РФ является отправителем или получателем груза.
Например, поставщик доставляет военное имущество на склад Минобороны в рамках государственного контракта. Если Минобороны указазывается грузополучателем, транспортную накладную можно оформить на бумаге.
Перевозка груза по РФ иностранным перевозчиком
В определенных случаях каботажные перевозки иностранными перевозчиками разрешены на территории РФ. Если фактический перевозчик — иностранная компания, накладную также можно оформить на бумаге. При этом иностранная экспедиционная компания не может выступать в качестве экспедитора при перевозке внутри РФ, поскольку экспедитор должен быть зарегистрирован в системе учета «Гослог», а зарегистрировать в ней иностранную компанию невозможно. Поэтому возможность оформить накладную на бумаге в данном случае возникает только тогда, когда иностранным является именно фактический перевозчик.
Что будет, если использовать бумажную накладную без основания
Привычный порядок работы или техническая неготовность участников перевозки не дают права использовать бумажную накладную — электронный документ обязателен по Закону №140-ФЗ. Накладную на бумаге можно заключать только в случаях, которые указаны в Приказе №262.
В случае отсутствия обязательной ЭТрН проблемы возникнут при налоговой проверке. Накладная подтверждает факт грузоперевозки и расходы на нее, а ст. 252 НК РФ требует, чтобы расходы были документально подтверждены.
Если компания не сможет подтвердить затраты документами, налоговая исключит их из расходов и возможно доначислит налоги (НДС и прибыль). В отдельных случаях возможен и штраф по статье 122 НК РФ — 20% от неуплаченной суммы налога.
Поэтому перед оформлением документов стоит проверить две вещи: нужна ли транспортная накладная для конкретной перевозки и разрешено ли использовать для нее бумажный формат.
Краткий итог: как определить, какая накладная нужна для перевозки
Одинакового порядка оформления документов для всех перевозок нет. Даже у одной компании часть рейсов может проходить с электронными накладными, а часть — с бумажными. Важно заранее разобрать схемы своих перевозок и понять, какие документы потребуются в каждом сценарии. Тогда уже на этапе оформления будет понятно, где нужна ЭТрН, а где можно использовать бумажную накладную.
Чтобы выбрать нужный формат, определите условия конкретной перевозки. Для этого проверьте:
кто выступает грузоотправителем и грузополучателем;
для каких целей перевозят груз;
что именно перевозят;
относится ли перевозка к исключениям Минтранса.
Если подходит одно из исключений, можно использовать бумажную транспортную накладную. Если такого основания нет, потребуется ЭТрН.
