Конец месяца. Бухгалтер выгружает чеки из кабинета ОФД, переносит в 1С, сверяет с банком — и получает три разные суммы. Знакомая ситуация, и почти всегда причина не в «сломанной программе», а в том, что сравнивают разные вещи: шапки чеков, позиции чеков и банковские поступления.
Ниже — пять проверок, которые я бы делал по порядку. Они занимают меньше часа и закрывают большинство расхождений.
Почему суммы не сходятся: пять типичных причин
Первая — в отчёте только шапки. Кабинет ОФД по умолчанию отдаёт дату, время, кассу и сумму чека. Номенклатуры там нет: позиции лежат в теле фискального документа, и их нужно запрашивать отдельно.
Вторая — возвраты прихода и чеки коррекции. Они уменьшают или исправляют выручку, но в отчёте могут стоять в общей колонке с плюсом.
Третья — периоды и часовые пояса. Касса пишет время по своему часовому поясу, а отчёт в 1С строится по дате документа. На стыке суток часть чеков «переезжает» в соседний день.
Четвёртая — несколько касс. Если кассы стоят в разных точках, выгрузка по одной кассе выглядит правдоподобно, но не совпадает с общим итогом.
Пятая — банк. Эквайринг приходит в банк за вычетом комиссии и на следующий день, а касса показывает полную сумму в момент расчёта. Эти цифры не обязаны совпадать, и это нормально.
Проверка 1. Сумма позиций против суммы чека
Это самая быстрая проверка полноты. В каждом чеке есть итог, и он должен равняться сумме стоимостей всех позиций. Если разница больше одной копейки на округления — часть позиций не забрали.
Не считайте цену, умноженную на количество: в позиции уже есть готовая стоимость. Умножение даёт расхождение в копейках на каждой строке, а на тысяче строк это уже несколько рублей непонятного происхождения.
Проверка 2. Возвраты и коррекции
Разделите документы по признаку расчёта: приход, возврат прихода, расход, возврат расхода. Чеки коррекции вынесите отдельной строкой.
Если этого не сделать, выручка будет завышена на сумму возвратов. И наоборот, при сверке с банком возвраты выглядят как недополученные деньги, хотя фактически это уменьшение выручки, а не поступление.
Проверка 3. Количество чеков и уникальность документов
Сравните число чеков в отчёте по шапкам и число уникальных фискальных документов в вашей таблице позиций. Второе не может быть меньше первого.
Второй срез — дубли. Ключ чека: номер фискального документа плюс фискальный признак. Если выгрузку делали дважды и склеили файлы, один и тот же чек окажется дважды, и сумма вырастет ровно на его величину. Это классическая ошибка при ручной склейке CSV.
Проверка 4. НДС считается по позициям, а не по чеку
В одном чеке могут быть товары с разными ставками: 20, 10 и 0 процентов. Ставка хранится в позиции, а не в шапке чека. Если вы группируете выручку по ставкам, берите ставку из строки товара.
Отдельная история — товары с кодом маркировки. В позиции может быть отдельный реквизит с кодом; при выгрузке «в ширину» такие строки иногда теряются или склеиваются с обычными. Проверьте на двух-трёх чеках с маркировкой, что строки на месте.
Проверка 5. Банк и эквайринг
Сравнивать кассу с банком нужно не «в лоб», а с двумя поправками: комиссия эквайринга и дата зачисления. Касса фиксирует полную сумму расчёта в момент продажи, банк — сумму за вычетом комиссии, обычно на следующий рабочий день.
Практический способ: постройте таблицу, где для каждой даты есть выручка по кассе, поступления по эквайрингу и разница. Если разница стабильно равна проценту комиссии, вопрос закрыт. Если она скачет — ищите возвраты и чеки коррекции.
Как перенести в 1С без дублей
Три правила, которые экономят вечер.
Первое: у каждой строки должен быть ключ. Для чека это номер фискального документа и фискальный признак, для позиции — ещё и номер строки внутри чека. Тогда повторная загрузка обновляет запись, а не создаёт вторую.
Второе: загружайте по датам, а не «всё за год одним файлом». При сбое вы повторяете только один день, а не всю выгрузку.
Третье: формат колонок фиксируйте заранее — дата, время, касса, номер чека, фискальный признак, товар, количество, цена, стоимость, ставка НДС, признак расчёта. Любое изменение формата ломает загрузку в 1С, поэтому лучше договориться о нём до первого запуска.
Чек-лист на конец месяца
1. Сумма позиций по каждому чеку равна сумме чека (допуск — копейка).
2. Возвраты и коррекции вынесены отдельно, со знаком.
3. Число чеков в шапках равно числу уникальных фискальных документов в позициях.
4. НДС берётся из позиции, а не из шапки чека.
5. Дубли исключены по ключу «номер документа + фискальный признак».
6. Разница с банком объясняется комиссией эквайринга и датой зачисления.
Если все шесть пунктов выполняются, расхождение либо исчезает, либо остаётся ровно одно — и его уже можно искать точечно, а не «где-то в выгрузке».
Что в итоге
ОФД — это не бухгалтерская программа, а хранилище фискальных документов. Он отдаёт то, что записано в чеке, и не обязан приводить данные к виду, удобному для 1С. Поэтому сверка нужна всегда: не для отчётности, а чтобы понимать, что вы загрузили именно то, что пробили.
Если у вас была похожая история — с расхождением на возвратах, с потерянными позициями или с «переехавшими» чеками на стыке суток — напишите в комментариях. Такие разборы полезнее общих инструкций: по ним видно, какие места ломаются чаще всего.
Разборы по выгрузке из ОФД и обходу типичных ошибок публикую в телеграм-канале: https://telegram.me/CheckHab