Как собрать историю исполнения договора перед претензией

Артём Мозалёв

По договору поставки должны привезти 100 коробок. На складе насчитали 80. В документах у бухгалтера стоит 100, а менеджер помнит, что поставщик обещал довезти остаток. Это условный пример. Если сразу писать претензию, легко принять обещание за подтверждённое событие или перенести в письмо цифру, которую команда ещё не сверила.

Откройте таблицу и заведите пять колонок. Первая — дата события. Вторая — что стороны согласовали и в каком документе. Третья — что произошло по имеющимся сведениям. Четвёртая — чем это подтверждается. Пятая — что осталось уточнить. Вносите по одному событию на строку, чтобы поставка, разговор и следующий платёж шли отдельно.

Например, в день поставки склад отметил 80 коробок. В графу подтверждения внесите название и дату складской записи, а рядом укажите, что документ поставщика показывает 100. Сообщение менеджера о будущем довозе запишите отдельной строкой. Если обещание прозвучало по телефону, пометьте источник как пересказ разговора. Тогда человеку, который будет работать с таблицей, понятно, где искать подтверждение.

Проверьте две вещи. Сначала найдите согласованную версию спецификации и сверяйте количество с ней. Затем спросите склад и бухгалтерию, не было ли второй поставки, исправленного документа или частичного расчёта. Если информации пока нет, оставьте вопрос открытым. Когда выяснится, что именно расходится, сформулируйте желаемый результат в одном предложении. В примере это может быть сверка фактически полученного количества и уточнение дальнейшей поставки.

Перед подготовкой письма отдайте таблицу коллеге, который не вёл договор. Если он может за несколько минут назвать согласованный объём, найти источник каждой цифры и указать спорный остаток, у команды есть общая картина. Таблицу можно обновить, если контрагент пришлёт новые документы.