Когда работы принимают по частям, в переписке и документах могут появиться разные суммы по одному договору. Бухгалтерия видит акт на определённую сумму, руководитель проекта — весь объём в переписке, а заказчик считает часть работ спорной. Начните со сверки по этапам.
Разделите договор на строки
Для каждого этапа запишите, как он назван в договоре, какой объём или сумма согласованы и какой документ подтверждает, что этап принят. Отдельно отметьте документы, которые пока только отправлены на согласование.
Условный пример. По договору первый этап стоит 45 000 ₽, второй — 25 000 ₽. В папке есть подписанный акт на первый этап, а по второму — проект акта и замечание в письме. В сводке разделите подтверждённые 45 000 ₽ и обсуждаемые 25 000 ₽. В последней колонке укажите, у кого уточнить статус второго этапа и когда.
Установите одну дату сверки
Когда таблицу заполняют разные люди, договоритесь, на какую дату она отражает состояние документов. Если после этой даты пришёл новый акт, добавьте его в следующий срез или явно отметьте обновление. Так руководитель и бухгалтер смогут сравнить одинаковые версии.
На последней проверке пройдите от итоговой суммы назад к каждой строке и посмотрите, открываются ли упомянутые файлы. Отдельно зафиксируйте расхождения, требующие уточнения, и ответственных. Получится рабочий список для разговора с коллегами и контрагентом.
