Изменения касаются только формализованных электронных документов — бумажные ТОРГ-12 и акты продолжают действовать.
Нормативный документ
Приказ ФНС от 20 января 2025 года №ЕД-7-26/28@ прекратил действие приказов ФНС от 30 ноября 2015 года №ММВ-7-10/551@ (электронная форма ТОРГ-12) и №ММВ-7-10/552@ (электронная форма акта выполненных работ). С этого момента для подтверждения отгрузки товаров, выполнения работ и оказания услуг в электронном документообороте (ЭДО) обязателен УПД.
Приказ ФНС от 19 декабря 2023 года №ЕД-7-26/970@ утвердил формат УПД 5.03. Документ описывает требования к XML-файлам для передачи по телекоммуникационным каналам связи. В зависимости от выбранной функции формат используется как счёт-фактура, универсальный передаточный документ или их комбинация.
Почему произошла замена
ФНС постепенно переходит на электронные документы строгого формата — в виде XML-файлов. Такие документы удобны для налоговой, так как их можно автоматически проверять, загружать в программы и анализировать без ручной обработки.
Когда можно не применять УПД
Электронный УПД не обязателен, если для документа существует отдельный утверждённый электронный формат (например, КС-2 — акт о приёмке выполненных строительных работ). Также компании могут продолжать работать с бумажными документами или неформализованными электронными форматами (например, PDF), но при проверках такие документы нужно будет распечатывать и передавать со сканом, заверенным ЭЦП.
Важно: для прослеживаемых товаров электронный формат УПД обязателен.
Статус УПД и его значение
В УПД есть реквизит «Статус», который определяет его функцию.
Статус | Значение |
|---|---|
1 | УПД совмещает функции счёта-фактуры и первичного учётного документа. Подходит для операций, облагаемых НДС. Документ подтверждает отгрузку товара или выполнение работ и даёт право на вычет НДС. |
2 | УПД выполняет только функцию первичного документа — подтверждает факт передачи товара или оказания услуги, но не может быть основанием для вычета НДС. Используется, если компания не работает с НДС, или если покупателю не нужен счёт-фактура. |
Обязательные реквизиты УПД
К обязательным реквизитам относятся:
дата составления документа;
сведения о продавце и покупателе (наименование, ИНН, КПП — при наличии, адрес);
наименование товара, работы или услуги;
количество;
цена;
ставка и сумма НДС (если применимо);
сумма к оплате;
основание передачи (договор, заказ и т. д.);
подписи ответственных лиц с расшифровкой.
Для УПД со статусом 1 необходимо заполнить все реквизиты, включая данные для счёта-фактуры. В УПД со статусом 2 можно оставить пустыми поля, которые обязательны только для счёта-фактуры.
Пример заполнения УПД
Ситуация: ИП «Продавец» (на УСН) отгрузил ООО «Покупатель» 100 штук товара А на сумму 52 500 рублей и 350 штук товара Б на сумму 147 000 рублей. ИП платит НДС по ставке 5%.
УПД будет выглядеть так:
статус — 2 (так как операция не облагается НДС);
номер и дата документа;
данные продавца и покупателя;
в табличной части — наименование товаров, количество, цена, стоимость без НДС;
подписи сторон.
Начать дискуссию