Изменения в правилах электронного документооборота (ЭДО)

С 1 июля 2026 года в правилах электронного документооборота (ЭДО) вступают в силу несколько ключевых изменений. Основные из них касаются новых форматов обмена сообщениями, окончательного перехода на УПД 5.03 и ужесточения требований к ЭДО для маркированных товаров. 

Универсальные сообщения вместо старых уведомлений

Вместо привычных «извещения о получении» (ИоП) и «уведомления об уточнении» (УоУ) вводятся универсальные сообщения (УС). Это XML-файлы с утверждённым форматом, которые используются для информирования о получении документов, ошибках и других событиях в документообороте. 

Ключевые особенности универсальных сообщений:

• не требуют электронной подписи;

• могут отправляться по любому поводу, связанному с электронным документом (например, для подтверждения получения или запроса на внесение исправлений);

• становятся стандартом обмена между операторами ЭДО. 

Что нужно сделать бизнесу:

1. Обучить сотрудников работе с новым типом сообщений.

2. Проверить и скорректировать внутренние регламенты и договоры с контрагентами, которые ссылались на старые форматы уведомлений.

3. Протестировать обмен универсальными сообщениями с партнёрами в рабочем режиме. 

Окончательный переход на УПД 5.03

Хотя приказ об отмене старых форматов электронных ТОРГ-12 и актов вступил в силу 1 января 2026 года, с 1 июля 2026 года возможность использовать устаревшие форматы окончательно исключается. 

Это означает:

• все операции по отгрузке товаров, работ и услуг (включая маркированную продукцию) должны оформляться исключительно через универсальный передаточный документ (УПД) формата 5.03;

• бумажные накладные и старые XML-схемы больше не принимаются налоговой. 

Важно: если контрагент до сих пор не перешёл на УПД 5.03, необходимо срочно обсудить с ним переход. С 1 июля такие документы не будут считаться легальными, что может привести к отказу в вычете по НДС и претензиям от ФНС. 

Ужесточение требований к ЭДО для маркированных товаров

Хотя основной дедлайн для обязательного ЭДО при обороте маркированной продукции наступает 1 декабря 2026 года, с 1 июля 2026 года ФНС начинает активнее проверять соответствие форматов документов. Нарушителей могут ждать не только отказы в приёмке, но и штрафные санкции. 

Другие значимые даты 2026 года

• 1 сентября 2026 года — обязательное применение электронных транспортных накладных (ЭТрН) для некоторых категорий товаров. 

• 1 декабря 2026 года — обязательный ЭДО для всех участников оборота маркированных товаров. 

Риски при несоблюдении новых правил

• отказ в вычете НДС — если документы оформлены по старым форматам, налоговая не примет их к учёту;

• блокировка операций с маркированными товарами — при отсутствии корректного УПД коды DataMatrix не будут переданы покупателю, поставка не зарегистрируется в «Честном знаке»;

• штрафы по ст. 14.19 КоАП РФ (за нарушение порядка учёта товаров) — до 200 000 рублей на юрлицо;

• конфискация продукции — при систематических нарушениях. 

Источник