Документы при увольнении: что и как выдавать

Фонд пенсионного и социального страхования (СФР) напомнил, что в день увольнения застрахованного лица или прекращения с ним ГПД страхователь должен (см. абз. 2 п. 12 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ред. от 28.12.2022)) передать работнику заверенные копии сведений персонифицированного учета (п. 2 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ) и сведений о доходах и начисленных взносах.

Это хороший повод вспомнить какие документы нужно выдать сотрудникам и физическим лицами, которых работали с вами по гражданско-правовому договору.

Если более точно, то в день увольнения работнику передаются персонифицированные сведения о застрахованном лице. Выдавать заверенные выписки из сведений по следующим формам (п. п. 2, 8, 12 ст. 11 закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ред. от 28.12.2022), ч. 4 ст. 9 закон от 30.04.2008 № 56-ФЗ (ред. от 14.07.2022), п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013):

1. Сведения о трудовой (иной) деятельности. Отметим, если работнику выдаете форму СТД-Р, то при предоставлении ему сведений из подраздела 1.1 подраздела 1 разд. 1 формы ЕФС-1 он получит те же самые данные. Достаточно ли выдать только СТД-Р или в дополнение к ней нужно предоставить выписку из формы ЕФС-1, в законе не указано, официальных разъяснений по этому вопросу также нет. Полагаем, что безопаснее в данной ситуации выдать такие сведения и по форме СТД-Р, и в форме выписки из ЕФС-1, несмотря на дублирование информации;

2. Сведения о страховом стаже (см. Постановление Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п);

3. Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя;

4. Расчет по страховым взносам – разд. 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах». Выписку из разд. 3 формы расчета по страховым взносам выдайте в день увольнения (п. п. 8, 12 ст. 11 Закона о персонифицированном учете). В выписке укажите сведения о работнике за отчетный период, в котором тот уволился, т.е. с начала текущего квартала по дату увольнения (п. 13.1 Порядка заполнения расчета, утвержденного Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). Целесообразно зафиксировать, что выписка выдана. Для этого вы можете включить ее в опись выданных документов. В ней работник своей подписью подтвердит получение выписки. Персонифицированные сведения о физических лицах, по сути, дублируют информацию о суммах выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, отраженную в разд. 3 РСВ. Полагаем, что предоставлять выписку из этого отчета в дополнение к сведениям из расчета по страховым взносам не нужно.

Другие документы

По письменному заявлению работника предоставьте ему и иные заверенные копии документов, связанных с работой. К таковым относятся, например, приказы о переводах на другую работу, приказ о применении дисциплинарного взыскания (ч. 4 ст. 84.1 ТК).

Если работник обратился с заявлением о выдаче документов, связанных с работой. Правила о выдаче документов, связанных с работой, распространяются на всех работников вне зависимости от статуса (уволенный или работающий).

Также вы обязаны выдать справку о северной надбавке работнику при увольнении, если он обратится к вам с заявлением об этом. Такая справка может пригодиться лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, при увольнении и последующем трудоустройстве в этих районах (местностях). Это связано с тем, что за стаж работы в них работнику выплачивается процентная надбавка.

В справке рекомендуем указать, в частности, Ф.И.О. работника, период его работы у вас, сведения о северной надбавке. Если работник обратился к вам с письменным заявлением о выдаче такой справки после увольнения, то вы обязаны ее выдать не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления. Это следует из ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1, ч. 1 ст. 317 ТК РФ, ч. 1 ст. 11 закона РФ от 19.02.1993 № 4520-1.

Трудовая книжка

Также в последний день работы выдается трудовая книжка работку (ч. 4 ст. 84.1 ТК), если она ведется в бумажной форме. Также работник должен расписаться в приказе (распоряжении) об увольнении, также в журнале о движении трудовых книжек, что он её получил.

Если работник в день прекращения трудового договора отсутствовал или отказался забрать трудовую книжку, то направьте ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку почтой. Рекомендуем направить такое уведомление в день увольнения (прекращения трудового договора) почтовым отправлением с объявленной ценностью с описью вложения и уведомлением о вручении по всем известным адресам работника. Это позволит подтвердить факт исполнения обязанности, предусмотренной ч. 6 ст. 84.1 ТК, п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.

Риски за невыдачу или несвоевременную выдачу документов работнику при увольнении

За невыдачу или несвоевременную выдачу документов при увольнении вас могут привлечь, в частности, к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП. Например, если отправите работнику трудовую книжку (в случае ее ведения) по почте, не получив предварительно его согласия.

Кроме того, возможна материальная ответственность по ст. 234 ТК, например компенсация за задержку выдачи работнику трудовой книжки или задержку предоставления сведений о трудовой деятельности.

Документы:

1. Письмо СФР от 06.03.2023 № 19-20/33754.

2. Закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ред. от 28.12.2022) «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования»

3. Закон от 30.04.2008 № 56-ФЗ (ред. от 14.07.2022) «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений».

4. Закон от 19.02.1993 № 4520-1 (ред. от 28.12.2022) «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».

4. Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».