Достоверность сделки с контрагентом: дьявол кроется в деталях

(это часть 3. продолжение двух ранее опубликованных статей).

Диагностика контрагента. По новым правилам

Убедиться, что ваш контрагент – чист, богат ресурсами и непорочен — это не все. Этого уже не достаточно.

Даже с тщательно проверенным контрагентом можно «споткнуться» на этапе исполнения им договорных обязательств. И важно минимизировать свой риск.

Первый шаг — создание гарантий при заключении договора. О его полезных оговорках и условиях — статья Договор с контрагентом: управляем рисками. 

Кроме этого, надо быть готовым доказать проверяющим не только реальность сделки. Важно озаботиться, запастись доказательствами и подтвердить, что сделка исполнена именно тем контрагентом, с которым заключен договор.

Для этого приготовьтесь фиксировать документально любые детали, имеющие отношение и к выбранному контрагенту, и к конкретной сделке.

Могут пригодиться любые документы. Такие как:

1. Выписка из журнала пропусков с указанием ФИО сотрудников, проходивших на вашу территорию, и автомобилей, заезжающих на склад.

Заведите такой журнал в своей компании: служба безопасности это знает и умеет: в журнал заносятся данные всех посетителей — сторонних лиц: в том числе все представители контрагента – от руководства до курьера, и представители проверяющих органов тоже.

2. Листы ознакомления с инструктажами с подписями представителей контрагента (исполнителей):

• о правилах пожарной безопасности,
• об охране объекта, о сохранности данных,
• о режиме работы,
• о правилах безопасности и охране труда.

3. Данные о приемке груза: О месте его передачи. О массе груза. Упаковка, тара. Объем коробок.

4. Данные о хранении груза: Где хранился. Как долго хранился?Достаточно ли объема склада для его хранения. Что еще хранилось на складе в этот период? Какие ТМЦ по данным бухучета, где хранились они? Достаточно места на складе?

5. Данные о перемещении груза. Как забирался. Кто разгружал. Погрузчик. Чей он? Грузчики. Кто эти люди?

6. Номера автомобилей, перевозивших товар. И задействованных для погрузки и разгрузки. Сколько рейсов сделано?

7. Сведения о перевозившим товар водителе. Сохраните его личные данные — сделайте копию паспорта или водительского удостоверения. Это обоснованно: вы не можете доверить перевозку дорогостоящего груза человеку, даже не убедившись, кто он такой? И только на основании доверенности…

8. Если водитель случайно нарушил ПДД – сделайте копию постановления ГИБДД о штрафе. Если были иные контакты по теме договора с другими государственными или контролирующими органами — тоже сохраните документы.

9. Акты осмотра объекта, где проводятся работы, по причинам, например, коммунальных аварий и других нестандартных ситуаций. Любые вмешательства в процесс исполнения договора «внешних» инстанций.

10. Не теряйте переписку с контрагентом – преддоговорные консультации и обсуждения, согласования цен и условий договора, дефектные ведомости, претензии, акты сверки и другие.

Это лишь небольшой перечень документов. И творческий подход тут вполне уместен.

11. Запросите у контрагента копии бухгалтерской и налоговой отчетности в период осуществления договора.

Можно проследить как в отчетах отражены соответствующие договору операции. Чтобы получить подтверждение, что контрагент – добросовестен, надлежащим образом ведет учет и сдает отчетность.

12. Озаботьтесь тем, чтобы в компании каждый занимался своим делом))

О чем это я? О безопасности. От неосторожных и болтливых.

1. Посвящайте в суть сделок только тех сотрудников, которые в них участвуют. Чтобы логика сделки, последовательность действий и порядок документооборота были им понятны. Без повода сочинять, придумывать и домысливать.

2. Пресекайте распространение коммерческой информации. Даже если на первый взгляд она кажется безобидной и бесполезной для других.

Резюмируем.

Конкретный объем доказательств проявления коммерческой осмотрительности — на всех стадиях работы с контрагентом от выбора до исполнения договора — зависит от разных факторов: от вида сделок, от особенностей бизнеса, и от возможностей самой компании.

Не хочется доводить эту работу до абсурда, собирая тонны бумаг и тома подтверждений. Наверное в каждом конкретном случае стоит исходить из принципа разумной достаточности и обоснованности.

И да, по новым правилам, с целью налоговой безопасности бизнеса, на проверку контрагента, оценку рисков и сбор доказательств придется потратить и время, и силы сотрудников.

Но есть огромный плюс — вы будете понимать, что налоговой будет сложно — или даже невозможно — оспорить собранные вами доказательства. И предъявить к вам претензии.

А возложение обязанностей уплатить налоги за недобросовестных поставщиков цепочки, за внезапно исчезнувших контрагентов и прочие неправомерные » наезды» налоговой — можете вежливо парировать, ссылаясь на нормы права. И на решения судов. О которых — в следующей статье.

Полагаю, что статья бесполезна для фирм-«однодневок», технических компаний, художников бумажного НДС и их партнеров.

Желаю вам надежных и порядочных контрагентов!

Проверяйте незнакомцев и оценивайте риски.

Прорабатывайте условия договора. И помните о деталях.

Опасайтесь аферистов и берегите свой бизнес!

Надеюсь, что было полезно.

И удачи в делах вам, дорогие коллеги !