Что учитывать при заказе товара
Заказ поставщику – это основной документ закупок, который отражает предварительные договоренности с поставщиками: сроки и способ доставки, методы оплаты и прочие условия.
Перед тем как оформить заказ поставщику, необходимо учесть:
текущие остатки на складе и в торговом зале;
продажи за период и средний расход;
минимальный (неснижаемый) остаток;
сроки поставки;
оборачиваемость товара;
условия договора: цены, отсрочку, минимальную партию.
На состав и объем заказа влияют и аспекты, не связанные с ассортиментом и продажами. На небольшой склад заказывать товар нужно чаще, но меньшими партиями
Факторов от которых зависит планирование закупок много, выделили четыре основных шага.
Закупаете без анализа спроса и продаж?
Покажем, как программа рассчитывает заказ поставщику по остаткам, продажам и оборачиваемости. Убедитесь сами на бесплатном демо-периоде
Пошаговый алгоритм формирования заказа поставщику
Шаг 1. Рассчитать потребность в товаре
Базовая формула расчета: Чтобы корректно сформировать заказ, нужно определить реальную потребность. Базовый расчет строится по формуле:
Заказ = (Средние продажи в день × Дни обеспечения) + Страховой запас – Текущий остаток – Ожидаемые поступления
Средние продажи в день = объем продаж за период, деленный на количество дней. За 30 дней продано 300 единиц? Средний расход = 10 единиц в день.
Дни обеспечения = период обеспечения товаром. Обычно это срок поставки плюс небольшой запас на возможную задержку.
Страховой (неснижаемый) запас = минимальный уровень остатков для страховки от дефицита при скачках спроса или задержках поставки.
Текущий остаток = фактическое количество товара на складе на момент расчета.
Ожидаемые поступления = товар уже заказан, но еще не принят.
Пример расчета:
Средние продажи: 8 единиц в день.
Дни обеспечения: 10 дней.
Страховой запас: 20 единиц.
Текущий остаток: 30 единиц.
Ожидаемые поступления: 15 единиц.
Заказ = (8 × 10) + 20 – 30 – 15 = 80 + 20 – 45 = 55 единиц.
Расчет позволяет избежать излишков и снизить риск дефицита.
На практике также используют:
Метод min–max (пополнение до максимума). Определяется минимальный и максимальный уровень остатка. Товар на минимуме? Запас пополняют до установленного максимума.
EOQ (экономичный размер заказа). Метод рассчитывает оптимальный объем партии с учетом затрат на хранение и оформление заказа. Подходит при стабильном спросе и регулярных поставках.
При любом способе важно учитывать:
квант поставки (минимальную партию);
сезонность спроса;
оборачиваемость товара;
фактические сроки поставки.
Система Онлайн Бизнес.Ру за секунды оценит остатки, резервы, продажи, планируемые поставки и рассчитает рекомендованное к заказу количество товаров. Без излишков и дефицитов.
Шаг 2. Проверить оборачиваемость
Перед тем как сформировать заказ поставщику, важно оценить оборачиваемость товара. Оборачиваемость в днях показывает, за сколько дней продается средний запас.
Оборачиваемость = Средний запас / (Продажи за период / Количество дней),
где Средний запас = (Остаток на начало + Остаток на конец) / 2.
Пример:
Запас = 100 шт.
За 30 дней продано = 50 шт.
Оборачиваемость = 100 / (50 / 30) = 60 дней.
Товар продается в среднем за 60 дней.
Чем меньше дней в расчете, тем быстрее оборачивается товар. Если позиция продается медленно, увеличение закупки заморозит средства. Если быстро, то страховой запас может закончиться раньше прогноза.
Понимание оборачиваемости помогает не увеличивать закупки по плохо продающимся позициям и сохранять оборотные средства.
Шаг 3. Сформировать спецификацию
Оформление заказа поставщику должно фиксировать:
артикул;
наименование;
количество;
цену;
НДС;
срок поставки;
условия оплаты.
Все эти данные обязательно должны совпадать с договором.
Автоматически оформить заказ можно в документе «Заказ поставщику» в программе Онлайн Бизнес.Ру. Если необходимо, в документ можно добавить дополнительные поля.
Шаг 4. Зафиксировать договоренности
После согласования заказа необходимо:
получить счет от поставщика;
проверить цену и количество;
подтвердить сроки поставки;
согласовать оплату.
Согласование заказа необходимо фиксировать письменно, по электронной почте или в системе учета.
Как контролировать поставку и приемку товара
При приемке необходимо:
сверить накладную или другой документ с заказом;
проверить количество;
выявить пересорт;
оценить качество;
зафиксировать расхождения актом.
Подробный порядок приемки по количеству и качеству разобран в отдельной статье-инструкции. В процессе есть ряд нюансов, а статью можно использовать как чек-лист для сотрудников.
Частые ошибки при формировании заказа
При работе с поставщиками бизнес чаще всего допускает эти типичные ошибки:
заказ без анализа продаж;
игнорирование минимального остатка;
отсутствие единой базы поставщиков;
несогласованные изменения количества;
ручные расчеты без системы учета.
Каждая из этих ошибок приводит к лишним расходам или дефициту.
Как упростить формирование заказа поставщику
Ручное оформление заказа поставщику постоянный риск ошибок и потерь. Упростить процесс помогает автоматизация учета закупок.
Современная товароучетная система Онлайн Бизнес.Ру в связке с торговым оборудованием позволяет:
автоматически формировать заказ поставщику на основе актуальных остатков и продаж;
создавать документы (заказ, счет, накладную, УПД) без ручного ввода;
фиксировать расхождения по поставке по готовым шаблонам;
обмениваться документами через ЭДО и быстрее согласовывать условия.
В системе Онлайн Бизнес.Ру заказ формируется в несколько кликов. Программа подтянет номенклатуру, цены, поставщика и рассчитает потребность. История работы с контрагентами сохраняется, а оформление заказа поставщику становится простым и прозрачным.
Для быстрой сверки при приемке пользователи программы могут заменить ТСД камерой смартфона в мобильном приложении. Данные сразу поступят в систему.
Программа Бизнес.Ру для автоматизации закупок
• Закупки на основе статистики продаж, резервов и остатков • Оценка оборачиваемости товаров • Автозаказы поставщикам
Заказы больше не зависят от человеческого фактора: система считает, фиксирует договоренности и обновляет данные. Бизнес получает точные остатки, меньше ошибок и экономию времени сотрудников.
Заключение
Грамотно выстроенный заказ поставщику это инструмент управления. Расчет потребности, оборачиваемости и контроль поставки работают вместе, а бизнес держит закупки под контролем.
Реклама: ООО «Класс Информационные Технологии», ИНН: 7722801524, erid: 2W5zFHkRDNZ
