Нужна ли онлайн-касса гостиницам и отелям
Да, гостиницы обязаны применять онлайн-кассу при приеме оплаты от гостей-физлиц. Это требование установлено законом 54-ФЗ.
Обязательство сформировать чек за оплату номера распространяется на все виды платежей – предоплату, полный расчет, аванс или частичный расчет. Каждая операция должна фискализироваться на кассе, иначе она будет признана незаконной.
Уточним, что использовать онлайн-кассу следует любым субъектам, предоставляющим услуги временного проживания:
гостиницам, отелям, хостелам;
туристическим базам, глэмпингам;
апартаментам и мини-отелям;
агрегаторам, если они принимают оплату от клиентов онлайн.
В каких случаях касса обязательна
Оплата проживания на месте (наличные, карта, СБП)
Любая оплата на месте — наличными или банковской картой — требует пробития чека.Онлайн-бронирование с предоплатой
Если клиент оплачивает номер заранее через сайт, необходимо сформировать чек с признаком расчета «Предоплата».Оплата дополнительных услуг (еда, трансфер, SPA)
Любые платные услуги на территории проживания также фискализируются, а гостю выдается чек.Возвраты
При возврате средств нужно оформить чек коррекции или чек возврата прихода.
Могут ли гостиницы работать без ККТ
В ст. 2 закона 54-ФЗ есть список исключений, который освобождает некоторые категории от применения ККТ. Напрямую гостиницы не упоминаются в этом перечне. Однако они могут относиться к пункту о тех, кто предоставляет услуги в отдаленных или труднодоступных населенных пунктах (турбазы, глэмпинги в отдаленных деревнях).
Подберем кассу для гостиничного бизнеса
Специалисты Бизнес.Ру подберут решение, которое подойдет именно вам, и возьмут процесс подключения ККТ на себя.
Какая касса подходит гостиницам и отелям
Выбор онлайн-кассы для гостиничного бизнеса напрямую зависит от сценария приема платежей:
Оплата на месте при заселении
Если расчеты с гостями происходят исключительно на стойке регистрации в момент заезда, достаточно установить стационарную онлайн-кассу и выдавать гостям бумажные или электронные чеки.
Оплата онлайн на сайте
Когда гости бронируют номера онлайн через сайт, потребуется облачная касса. Как правило, ее арендуют у провайдера, который берет на себя хранение, обслуживание и техническую поддержку.
Облачная касса автоматически формирует все виды электронных чеков – на предоплату, аванс или полный расчет. Гость получает чек по электронной почте вместе с подтверждением бронирования, а данные о расчете передаются в ФНС через ОФД.
Такое решение позволяет отелю принимать оплату круглосуточно: бронирование, оплата и отправка чеков происходят без участия сотрудников, что снижает нагрузку на персонал и улучшает пользовательский опыт.
Как подобрать облачную кассу – рассказали в статье: Топ-15 облачных касс для бизнеса
Оплата и на сайте и на месте при заселении
Гостиницы часто используют комбинированную схему: часть суммы гость оплачивает онлайн при бронировании, остаток – при заезде.
В этом случае возможны два варианта фискализации:
Первый — использовать две кассы: облачную для приема онлайн-платежей на сайте и стационарную для расчетов на месте.
Второй — подключить к физической кассе сервис «Онлайн-Чеки» от Бизнес.Ру и проводить все операции через одну ККТ. Тогда при онлайн-оплате гость получает электронный чек, а при расчете на месте — бумажный или электронный. Решение соответствует закону 54-ФЗ.
Оплата в соцсетях и мессенджерах
Отельеры могут принимать оплату через чаты в мессенджерах или профили в соцсетях.
Удобнее для такого сценария использовать платежную ссылку, она быстро формируется и отправляется в любой канал связи с клиентом.
Создать ссылку в виде полноценной страницы оплаты – с описанием номеров и ценами – можно через сервис Бизнес.Ру. Клиент, получая такую ссылку, может сам выбрать нужный номер и способ оплаты.
В сервисе уже встроена автоматическая фискализация через облачную кассу: все чеки формируются с обязательными реквизитами, уходят в налоговую и гостям.
Сколько чеков формировать при онлайн-бронировании
Рассмотрим наиболее частые ситуации по выдаче чеков в виде таблицы.
Ситуация | Комментарий |
|---|---|
Полная оплата на сайте | Гость оплатил бронь онлайн, формируется 2 чека:
|
Частичная оплата на сайте | Онлайн оплачена часть бронирования, на нее формируется электронный чек с признаком способа расчета «Предоплата». Второй чек пробивается по факту оказания услуг на месте с признаком способа расчета «Полный расчет» в бумажном или электронном виде. |
Оплата через сервисы бронирования | Когда полную оплату принимает сервис, все чеки формируются на его стороне. Если через сервис внесена часть суммы, то он формирует первый чек с признаком способа расчета «Предоплаты», второй чек с признаком способа расчета «Полный расчет» выдает гостиница. |
Отметим, если гости воспользовались дополнительными услугами при проживании, например, поздним выездом, то их оплату следует включить во второй чек «Полного расчета». Они не включаются в общую стоимость номера, а прописываются отдельным пунктом через наименование услуги, стоимость.
Подробнее рассказали в статье: Какие реквизиты должен содержать кассовый чек
Можно ли сформировать один чек «Полного расчета»
Да, ФНС допускает такой сценарий в своем письме от 15.11.2021 № АБ-3-20/7479@. При поступлении полной оплаты при расчете в интернете и ее учете в качестве реализации – можно сформировать один чек с признаком расчета «Полный расчет».
При этом в разъяснениях ФНС указано, что подобный порядок возможен только при согласии гостя. Однако конкретные требования к форме такого согласия или способу его получения на практике не установлены.
Поэтому при бронировании на сайте можно предусмотреть такое согласие в форме заказа, где гость указывает email или номер телефона для получения чека. Также эти правила можно прописать в оферте.
Настроим автоматическую отправку чеков
Предоплата, аванс, полный расчет – подключим отправку чеков при онлайн-бронировании номеров в рамках 54-ФЗ
Что еще подключить для работы по 54-ФЗ
Онлайн-касса – не единственное требование для легальной работы, также потребуются:
Оператор фискальных данных (ОФД)
Через него передаются все чеки в налоговую и клиентам. Без действующего договора с ОФД использование кассы считается нарушением.Фискальный накопитель
Устройство, встроенное в кассу и фиксирующее информацию обо всех расчетах. Срок его работы ограничен, обычно 15 или 36 месяцев, после чего накопитель меняют.Интернет-эквайринг
Банковская услуга для приема онлайн-платежей. Он отвечает за проведение транзакций и способы оплаты для клиентов. При этом эквайринг не выполняет функции кассы и не формирует фискальные чеки.
Готовое решение для отельеров
Интернет-эквайринг + облачная касса + ОФД – все включено в тариф для легальной работы по 54-ФЗ
Нужна ли касса для сезонного бизнеса
Да, касса обязательна для сезонного бизнеса: баз отдыха, кемпингов, глэмпингов и т. д.
Эта категория предпринимателей может арендовать облачную кассу с заморозкой. В чем суть: владелец бизнеса приостанавливает действие тарифа в межсезонье, чтобы сохранить оставшийся срок аренды на будущее. Как только начнется сезон, тариф можно активировать.
Перед закрытием сезона следует проверить, закрыта ли смена на кассе и все ли данные переданы налоговой. С облачной кассой это можно сделать через личный кабинет или поддержку провайдера.
Решение с заморозкой не нарушает требования закона 54-ФЗ и помогает бизнесу сэкономить на аренде ККТ.
Низкий спрос в межсезонье? Заморозьте кассу!
Облачная касса от Бизнес.Ру с возможностью «приостановки». Продлеваем тариф на срок заморозки!
Штрафы за работу без онлайн-кассы
Главное
Онлайн-касса обязательна для гостиниц и отелей при любых расчетах с физлицами – это требование закона 54-ФЗ. Также следует помнить:
Фискализация нужна для всех операций: предоплаты, полного расчета и дополнительных услуг.
Выбор кассы зависит от формата оплаты: стационарная – для расчетов на месте, облачная – для онлайн-бронирований.
Дополнительно потребуются ОФД, фискальный накопитель и интернет-эквайринг для приема онлайн-платежей.
Хотите работать без штрафов от ФНС?
Подберем решение для легального приема оплат за онлайн-бронирование номеров на бесплатной консультации
Реклама: ООО «Класс Информационные Технологии», ИНН 7722801524, erid: 2W5zFJhJSy7
